Arbeitszeiterfassung

Mit der Arbeitszeiterfassung muss sich spätestens seit dem BAG-Urteil von Ende 2022 jeder Arbeitgeber auseinandersetzen. Dabei dient sie längst nicht nur dem Schutz der Arbeitnehmer. Auch das Unternehmen profitiert davon, die Zeiten der An- und Abwesenheiten seiner Mitarbeiter exakt zu dokumentieren. Erfahren Sie hier mehr über das wie und warum.

1. Was bedeutet Arbeitszeiterfassung und wozu dient sie?
2. Was sind die Hauptzwecke der Arbeitszeiterfassung?
3. Welche gesetzlichen Grundlagen gibt es zur Arbeitszeiterfassung?
4. Welche Ausnahmen befreien von der Zeiterfassung?
5. Welche Methoden zur Arbeitszeiterfassung gibt es?
6. Wie unterstützt die RFID-Technologie die Arbeitszeiterfassung?
7. Welche Rolle spielt der Arbeitsort für die Art der Zeiterfassung?
8. Welche Vorteile bieten webbasierte Arbeitszeiterfassungs-Systeme?
9. Welche Aufgaben hat die Projektzeiterfassung?

Was bedeutet Arbeitszeiterfassung und wozu dient sie?

Die Arbeitszeiterfassung dient dazu, die Arbeitsstunden der Mitarbeiter exakt zu dokumentieren. Hierzu werden die Zeiten der Anwesenheit, also die regulären Arbeitszeiten ebenso wie die Überstunden erfasst sowie Zeiten der Abwesenheit. Bei Letzteren spricht man auch von den Fehlzeiten, für die es viele Gründe gibt: So sind Angestellte etwa aufgrund von Krankheit, Urlaub oder Elternzeit nicht in der Lage zu arbeiten. Ein Sonder- oder ein Bildungsurlaub sowie ein Sabbatical bedingen ebenfalls längere Ausfallzeiten. Es gibt auch andere, problematische Ursachen für häufiges Fernbleiben von der Arbeit. Dieses Phänomen nennt man Absentismus.

Die Arbeitszeiterfassung dient auch der gegenseitigen Kontrolle der beiden Parteien, also der Firma und den Angestellten. So sind Mitarbeiter in größeren Unternehmen und Konzernen kraft des Arbeitsvertrags dazu verpflichtet, die darin geregelten Arbeitszeiten einzuhalten. Die Arbeitgeber überwachen also, dass die Arbeitnehmer die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung liefern. Zugleich stellt man mithilfe der Zeiterfassung sicher, dass der Arbeitgeber alle gesetzlichen Regelungen die Arbeits- und Ruhezeiten betreffend einhält.

Viele Unternehmen und Organisationen nutzen die Arbeitszeiterfassung dafür, um alle rechtlichen Vorschriften einzuhalten. In der Regel verwenden die Firmen die erfassten Zeiten weiterhin als Basis für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Häufig dienen die erhobenen Daten auch als Grundlage, um die Ressource Mensch effizient einzusetzen und die Effizienz zu steigern.

Was sind die Hauptzwecke der Arbeitszeiterfassung?

Hier noch einmal die verschiedene Zwecke der Arbeitszeiterfassung im Überblick:

• Berechnung der Gehälter oder Löhne der Mitarbeiter
• Einhaltung arbeitsrechtlicher Bestimmungen und der Tarifverträge
• Projektmanagement und Budgetierung
• Arbeitszeitnachweis für Behörden und Versicherungen
• Analyse der Arbeitsleistung und Optimierung der Prozesse

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Welche gesetzlichen Grundlagen gibt es zur Arbeitszeiterfassung?

In Deutschland muss grundsätzlich jeder Arbeitgeber den Beginn, die Dauer und das Ende der Arbeitszeit seiner Mitarbeiter systematisch erfassen. So entschied es das Bundesarbeitsgericht (BAG) in seinem Grundsatzurteil vom 13. September 2022. Das BAG folgt damit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs. Der EuGH fordert darin die EU-Mitgliedsstaaten dazu auf, die Arbeitgeber zu verpflichten: Sie müssen ihren Mitarbeitern ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ anbieten, mit dem sie ihre Arbeitszeit messen können.

Genau genommen ist es in diesem Land schon seit längerer Zeit üblich, die Arbeitszeiten zu erfassen. Diese leitet sich aus dem § 3 des Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) in ab. Bei diesem Gesetz steht ganz klar der Arbeitsschutz im Fokus. Demnach muss der Arbeitgeber alles Notwendige unternehmen, um die Sicherheit und die Gesundheit seiner Beschäftigten zu schützen. Dazu gilt es etwa, die Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Ruhepausen einzuhalten. Solche Zeiten regelt bereits seit 1994 das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Wenn es darum geht, diese Zeiten zu messen, dann kommt der § 3 Absatz 2 Satz 1 ins Spiel. Um seine Grundpflichten zu wahren, muss der Arbeitgeber für eine geeignete Organisation sorgen und die dafür erforderlichen Mittel bereitstellen. Das heißt, die geeigneten Systeme zur Zeiterfassung sind gefragt.

Welche Ausnahmen befreien von der Zeiterfassung?

Leitende Angestellte und Führungskräfte haben oft außertarifliche Arbeitsverträge mit ihren Arbeitgebern. Sie sind in der Regel nicht dazu verpflichtet, ihre An- und Abwesenheit erfassen zu lassen. Für Sie gilt das Prinzip der Arbeitszeitsouveränität, bei der es genügt, die Arbeitszeit aufzuzeichnen. Sinn und Zweck dieses Konzept ist es, den Arbeitnehmern mehr Autonomie bei der Gestaltung ihrer Arbeitswelt zu geben. Sie sollen in der Lage sein, ihre Arbeit in weiten Teilen eigenverantwortlich an ihre individuellen Bedürfnisse und Lebensumstände anzupassen.

Ganz konkret heißt das, dass sie die Arbeitszeiten und die Rahmenbedingungen für Ihre Arbeit selbst flexibel mitgestalten können. Im Rahmen dieser Vertrauensarbeitszeit können Sie etwa von zu Hause arbeiten, also im Homeoffice, oder sie arbeiten an einem anderen Ort außerhalb des Büros, sprich via Telearbeit. Weitere Gestaltungsmöglichkeiten sind gleitende Arbeitszeiten, Teilzeitarbeit oder variable Pausen und Ruhezeiten.

Indem der Arbeitgeber den persönlichen Bedürfnissen des einzelnen Mitarbeiters mehr Raum gibt, erreicht diese eine bessere Work-Life-Balance. Das wiederum trägt nicht nur dazu bei, das Risiko für Stress und Burn-out zu reduzieren. Es stärkt vielmehr zugleich die Motivation und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Welche Methoden zur Arbeitszeiterfassung gibt es?

Wer an die Arbeitszeiterfassung denkt, hat oft noch die gute alte Stechuhr vor Augen. Doch in der heutigen Zeit hat das rein mechanische Gerät eher ausgedient. Schließlich erfüllt die Erfassung der Arbeitszeit in der heutzutage flexibel gestalteten Arbeitswelt viele Zwecke. In der Praxis gibt und gab es verschiedene Methoden. Hier eine Übersicht der bekanntesten und eine Bewertung, wie sinnvoll jede einzelne heute ist.

Manuelle Zeiterfassung

Hier tragen die Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden auf sogenannten Stundenzetteln ein. Doch damit ist es nicht getan. Die Vorgesetzten oder die Mitarbeiter der Personalabteilung müssen später die Angaben nochmals überprüfen und die Daten von Hand ins System übertragen. Zudem die Gefahr groß, dass ein Papierdokument auf dem Weg in die Verwaltung verloren geht. Diese Art der Zeiterfassung ist heute nicht mehr zeitgemäß, da sie umständlich und noch dazu fehleranfällig ist.

Arbeitszeiterfassung mit der Stempeluhr

Eine Stempeluhr kann mechanisch oder digital sein. Für die Nutzung der mechanischen Stempeluhr, die heute nur noch selten zum Einsatz kommt, erhält der Angestellte eine Papierkarte. Auf dieser stehen seine persönlichen Daten, wie etwa der Name und die Mitarbeiter-ID. Mithilfe der Karte stempelt er bei Arbeitsbeginn ein und am Arbeitsende wieder aus. Eine digitale Stempeluhr ist normalerweise mit einem Computer oder einem web- und cloudbasierten System verbunden. Hier gibt der Mitarbeiter die Daten etwa via Tastatur oder RFID-Scanner ein.

Zeiterfassung per Software

Heute nutzen bereits viele Unternehmen eine moderne Software zur Arbeitszeiterfassung. Eine solche Lösung ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten und Überstunden digital zu erfassen. Das können Sie an einem Terminal oder PC auf dem Betriebsgelände oder etwa via Smartphone oder Laptop von Zuhause. Ebenso bequem können sie online Anträge auf Urlaub oder Fortbildungsmaßnahmen stellen. Die Personalabteilung antwortet darauf ebenfalls auf elektronischem Wege.

Wie unterstützt die RFID-Technologie die Arbeitszeiterfassung?

RFID steht für Radio-Frequency Identification, das bedeutet wörtlich übersetzt: die Identifizierung via Funkfrequenz, kurz Funkerkennung. Bei der Zeiterfassung wird heute gern die RFID-Technik verwendet, um die An- und Abwesenheit der Angestellten zu erfassen. Jeder Mitarbeiter trägt dafür einen RFID-Chip in Form einer Karte oder eines Schlüsselanhängers bei sich. Sobald er das Unternehmen betritt oder verlässt, erkennt ein Lesegerät den RFID-Chip. Der Vorteil liegt darin, dass das System die Zeiten automatisch erfasst und speichert.

Welche Rolle spielt der Arbeitsort für die Art der Zeiterfassung?

Situation 1: Die Arbeitsleistung wird auf dem Firmengelände erbracht. Dann kommt meist eine Technologie zum Einsatz, die nach dem Vorbild der klassischen Stempeluhr arbeitet. Sie dient in erster Linie dazu, die Anwesenheits- und Abwesenheitszeiten elektronisch zu erfassen. Aus arbeitsrechtlicher Sicht müssen sich solche Systeme zur Personalzeiterfassung sogar auf das Protokoll der reinen Anwesenheit beschränken.

Situation 2: Die Arbeitnehmer arbeiten nicht vor Ort auf dem Firmengelände. Dann gestaltet sich die Erfassung der Arbeitszeiten schon deutlich komplexer. Heute nutzen Service- und Außendienstmitarbeiter oder Kundenberater hierfür meist webbasierte oder unternehmenseigene DFÜ-Protokolle. Mit einem passenden mobilen Endgerät wie Laptop oder iPad ausgestattet, können sie selbstständig ihre Einsatzzeiten erfassen.

Ebenfalls ortsungebunden arbeiten Berufskraftfahrer, die in der Transport- oder Logistikbranche tätig sind. Hier setzen Firmen einen – heute üblicherweise digitalen – Fahrtenschreiber (Tachografen) ein. Dieser zeichnet automatisch die Arbeitszeiten und die Ruhepausen der Fahrer auf. Doch damit leistet der Fahrtschreiber weitaus mehr, als die Zeiten im Sinne der Arbeitszeiterfassung zu dokumentieren. Denn solche Systeme tangieren nicht nur das Arbeitsrecht, sondern auch das Verkehrsrecht. Denn indem sie der Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Lenk- und Ruhezeiten dienen, tragen sie zur Sicherheit im Straßenverkehr bei.

Systeme, die mittels GPS-Ortung Aufschluss darüber geben, wo sich die Mitarbeiter aufhalten, geben oftmals Anlass zur Kritik. Befürchtet wird, dass solche Systeme zu einer unverhältnismäßigen Überwachung führen. Hier müssen die Unternehmen einige Punkte beachten. Sie dürfen die Daten nur zweckgebunden erheben und sie müssen sie vor unbefugtem Zugriff und Missbrauch schützen. Bevor ein Betrieb ein GPS-System zur Arbeitszeiterfassung implementiert, sollte sich sein Management in zweierlei Hinsicht absichern: Zum einen sollte es vorab alle Mitarbeiter darüber informieren, dass es ein GPS-Ortungssystem einsetzen will. Zum anderen sollte es von Anfang an die ausdrückliche Zustimmung der Belegschaft oder des Betriebsrates dafür einholen.

Welche Vorteile bieten webbasierte Zeiterfassungssysteme?

Webbasierte Systeme zur Arbeitszeiterfassung bieten viele Vorteile bei der Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Hier eine Übersicht über das, was ein solches System leistet:

Automatisierte Zeiterfassung: Die An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter lassen sich exakt automatisch erfassen. Etwa mit der oben genannten RFID-Technologie oder einer GPS-Standortverfolgung. Möglich ist auch die biometrische Identifikation, etwa per Fingerabdruck oder via Gesichtserkennung.

Verwaltung der Arbeitszeitkonten: Solche Systeme können auch Arbeitszeitkonten verwalten. Diese umfassen alle relevanten Zeiten eines jeden Mitarbeiters. Dazu gehören neben den regulären Arbeitsstunden die Überstunden, Fehlzeiten, Urlaubstage und andere Zeitguthaben.

Integration mit Lohnabrechnung: Eine moderne Software ist nahtlos mit der Lohnabrechnungssoftware verbunden. Das stellt sicher, dass das eine System die Arbeitszeiten lückenlos und fehlerfrei an das andere überträgt. Das Ergebnis sind korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Verbesserte Kommunikation: Die Mitarbeiter können ihre Anträge auf Urlaub oder Fortbildung, Krankmeldungen und anderes über das System einreichen. Die Vorgesetzten erhalten die Informationen live. Die Anträge können sie direkt genehmigen oder ablehnen.

Flexibel, einfach und schnell: Die meisten Systeme sind leicht und intuitiv zu bedienen. Zudem ist es möglich, von überall aus über das Internet auf das System zuzugreifen. Die Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten online eintragen, was praktisch ist, wenn sie ortsunabhängig, also remote arbeiten.

Rechts- und Datensicherheit: Weiterhin unterstützen die Systeme die Arbeitgeber dabei, die Arbeitsgesetze und die Tarifverträge einzuhalten. Auch die Daten sind sehr sicher, da sie in der Cloud gespeichert sind, wo sie vor Verlust oder fremdem Zugriff geschützt sind.

Planungssicher in die Zukunft: Eine webbasierte Zeiterfassungssoftware liefert automatisch Berichte zu Arbeitszeit, Überstunden, Anwesenheit und anderen relevanten Kennzahlen. Auf dieser Basis können die Personalabteilung und das Management die Arbeitsleistung und Zeitmuster analysieren und für die Zukunft planen.

Welche Aufgaben hat die Projektzeiterfassung?

Für dienstleistende Unternehmen spielt die Erfassung der tatsächlich geleisteten Projektstunden eine wichtige Rolle. Dies gilt insbesondere für die Firmen, die in der Beratung tätig sind. Deren Mitarbeiter sind oftmals per Arbeitsvertrag oder Dienstanweisung explizit dazu verpflichtet, zeitnah ihre Beratungstätigkeit zu protokollieren.

Die geleisteten Arbeitszeiten pflegen die Mitarbeiter in einem Erfassungssystem ein. Ein solches System enthält alle wesentlichen Informationen zu den Kunden und Projekten, zu Projektphasen, Tätigkeitsbeschreibungen und Arbeits- und Pausenzeiten. Die Aufzeichnungen belegen exakt, wie viel Zeit in welches Projekt geflossen ist. Sie dienen als Nachweis für die erbrachten Leistungen, sowohl intern als auch extern gegenüber den Kunden und Auftraggebern. Eine exakte Projektzeiterfassung dient vor allem hierfür:

Korrekte Abrechnung: Dienstleister verrechnen ihre Leistungen in der Regel auf Stundenbasis. Auf Basis der erfassten Projektstunden kann er korrekte und transparente Rechnungen. Das schafft Vertrauen und sorgt für zufriedene Kunden.

Nachkalkulationen: Es ist von Vorteil, wenn sich die angebotenen Leistungen gut mit dem tatsächlich geleisteten Aufwand abgleichen lassen. Das sorgt nicht nur für eine hohe Transparenz, sondern optimiert auch die Projektplanung. Hinzu kommt ein weiterer Aspekt: Sie liefern die perfekte Argumentationsgrundlage, wenn eine Nachkalkulation nötig wird oder wenn der Kunde ein ergänzendes Angebot anfragt.

Ressourcenmanagement: Unternehmen können mithilfe der Erfassung der Projektstunden ihre Ressourcen besser verwalten. Sie sind in der Lage, den tatsächlichen Aufwand für ein Projekt zu messen. So können sie sicherstellen, dass sie die zur Verfügung stehenden Ressourcen – Mensch, Maschine, Material – optimal einsetzen. Weiter vermeiden sie dadurch sowohl Engpässe als auch Überlastungen.

Projektplanung: Durch die Analyse vergangener Projekte kann das Unternehmen realistische Zeit- und Kostenbudgets für künftige Projekte erstellen. Auf dieser Basis erstellt es wettbewerbsfähige Angebote und liefert seinen Kunden genaue Kostenvoranschläge.

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