KPIs: Welche Kennzahlen für optimale Geschäftsentscheidungen tatsächlich benötigt werden

Mittlerweile hat sich rumgesprochen, dass nicht nur die Big Five aus dem Silicon Valley Business Intelligence anwenden können. Auch Sie als Chef oder Manager eines kleinen und mittelständischen Unternehmens wollen nun Ihre Daten auswerten, um agiler auf Ihren Märkten zu agieren. Aber wo anfangen? Zunächst sollten Sie eine BI-Strategie entwickeln und dabei auch die Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPI) definieren. Doch welche brauchen Sie wirklich? Die Antwort auf Kölsch lautet: „Jeder Jeck ist anders“. Eben. Auch jedes Unternehmen, jede Branche und jedes Produkt oder Dienstleistung unterscheiden sich und damit auch die Art der Quelldaten, die Metriken sowie die KPIs, die sich zur Leistungsmessung eigen. Um das für Ihr Unternehmen passende KPI-Set zu definieren, sollten Sie wissen, welche es gibt und ob sie für Ihre Entscheidungen relevant sind.

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Welche KPIs gibt es?

KPIs reflektieren betriebliche Sachverhalte und liefern die Grundlagen für Entscheidungen. Sie dienen der frühzeitigen Identifikation von Problemen und Herausforderungen, Stärken und Schwächen aber auch Chancen und Risiken. Damit sie diese Aufgaben erfüllen können müssen sie repräsentativ, aussagekräftig, zielorientiert, wirtschaftlich zu erheben, umkehrbar, sowie aufgabenorientiert sein. Es kann sich um absolute und relative Kennzahlen handeln beispielsweise um Einzelzahlen wie Anzahl der Beschäftigten, Summen wie Umsatzerlöse, Differenzen wie Gewinn oder um Mittelwerte wie der durchschnittliche Ertrag pro Mitarbeiter. Beispiele für relative Kennzahlen sind Teilmengen von Gesamtmengen wie Lagerbestände einer Warengruppe, Beziehungszahlen wie Umsatzrendite also das Verhältnis von Gewinn und Umsatz in einer Rechnungsperiode oder Indexzahlen, mit denen Entwicklungen im Zeitverlauf abgebildet werden. Jedes Unternehmen braucht ein zu ihm passendes KPI-Set, das von zahlreichen Parametern abhängig ist. Dienstleister benötigen andere KPIs als produzierende Unternehmen. Die Gemeinsamkeit bei beiden ist, dass sie Basis-KPIs zur Steuerung der Finanzen benötigen.

Finanz-KPIs

Natürlich gibt es auch Gemeinsamkeiten bei den KPIs, die jedes Unternehmen braucht. Vermutlich arbeiten Sie bereits im Finanz und Rechnungswesen mit digitalen Anwendungen. Eventuell nutzen Sie ja bereits eine Cloud-Lösung von Sage. Dann liegt ein Großteil Ihrer Finanzdaten also bereits digital vor. Daraus können Sie dann die Basis-KPIs ziehen. Beispiele dafür sind Erfolgs-, Liquiditäts-, Rentabilitäts-, Bilanz- und Schuldenkennzahlen. Früher haben Sie diese wöchentlich oder monatlich mühsam zusammengetragen, um sie auszuwerten. Liegen die Rohdaten aber in einer Business Intelligence-Anwendung, können Sie diese KPIs künftig täglich oder sogar stündlich abrufen, wenn die Quelldatenbanken in Echtzeit abzurufen sind. Verbinden Sie beispielsweise Kassensysteme, Online-Shops und Bankverbindungen, Lagerbestände, Produktionszahlen und Maschinenstunden mit Ihrer BI-Anwendung, können Sie über das sogenannte Dashboard jede Veränderung sofort ablesen. Gerade für die Steuerung des Cashflows, Produktionsplanung und Einkauf sind solche Funktionen in BI-Anwendungen unschlagbar. Allerdings reichen Sie noch nicht.

Branchenspezifische KPIs

Um Marktentwicklungen und seine Wettbewerber einschätzen sowie die eigene Position bestimmen zu können, brauchen Sie unternehmensindividuelle KPIs. Erhoben werden diese durch die Statistikämter des Bundes und der Länder, Studien wie beispielsweise von Hochschulen und Unternehmensberatungen, Branchenverbänden, den Industrie- und Handels- sowie Handwerkskammern, den Banken und Sparkassen. Auch das Bundesfinanzministerium erstellt Branchenkennzahlen. Diesen Quellen müssen Sie recherchieren und in Erfahrung bringen, welche Daten Sie wo mit Ihrer BI-Anwendung regelmäßig abholen können. Das Ziel ist, Vergleichswerte zu erhalten, um den eigenen Erfolg im Vergleich zum Wettbewerb auf verschiedenen Ebenen wie Abteilungen, Niederlassungen bis hinunter auf einzelne Mitarbeiter messbar zu machen.

Die Identifikation des passenden KPI-Sets entscheidet über den BI-Erfolg

Welche KPIs zu Ihrem Unternehmen passen, ist also von entscheidender Bedeutung. Sie sollten daher auf die Recherche einige Zeit verwenden, um alle relevanten internen und externen Datenquellen in Ihrer BI-Anwendung zu integrieren. Denn letztlich sind KPIs der kritische Erfolgsfaktor für jede BI-Lösung. Stimmen oder passen die Quelldaten nicht, erhalten Sie auch nicht die gewünschten Grundlagen für Ihre Unternehmensentscheidungen. In unserem e-Book  „Einführung BI Im Mittelstand“   finden Sie einen Leitfaden, wie Sie BI in Ihrem Unternehmen etablieren können.