Recht, Steuern und Finanzen

Jahresabschluss 2025 und was 2026 in der Buchhaltung auf Sie zukommt

Der Jahresabschluss 2025 bringt für Unternehmen in Deutschland neue Anforderungen an Buchhaltung und Abschlussprozesse. Dieser Beitrag zeigt, welche Punkte rund um E-Rechnung, GoBD, Aufbewahrungsfristen, euBP und Wirtschafts-Identifikationsnummer jetzt relevant sind und was für die Buchhaltung 2026 zu beachten ist.

Bereiten Sie sich auf den Jahresabschluss 2025 und die Finanzbuchhaltung 2026 optimal vor. Neue gesetzliche Anforderungen, insbesondere rund um E-Rechnung, GoBD, Aufbewahrungspflichten und digitale Prüfprozesse, wirken sich zunehmend auf die Buchhaltung und die Abschlussarbeiten aus. Damit Sie den Überblick behalten und gut vorbereitet sind, haben wir die wichtigsten Informationen und Änderungen kompakt für Sie zusammengefasst.

Der Jahresabschluss 2025 steht bevor. Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Schritte und Anforderungen, um Ihre Buchhaltung sicher über das Jahresende zu führen. Ergänzende Hinweise und weiterführende Informationen finden Sie in den verlinkten Artikeln sowie in den folgenden Abschnitten:

Datenübermittlung bei der elektronischen Betriebsprüfung (euBP)

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, prüfrelevante Daten aus der Finanzbuchhaltung im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) elektronisch zu übermitteln. Für den Jahresabschluss 2025 und die Finanzbuchhaltung 2026 bedeutet dies vor allem eines: Buchhaltungsdaten müssen strukturiert, vollständig und technisch auswertbar vorliegen. Die euBP ist damit weniger eine neue Pflicht, als ein fester Bestandteil der digitalen Prüfungsrealität, der bereits bei der laufenden Buchführung und der Abschlussvorbereitung berücksichtigt werden sollte.

Mehr dazu in diesem Artikel:
Tipps für die Vorbereitung auf eine digitale Betriebsprüfung

Investitionssofortprogramm 2025: Steuerliche Investitionsanreize für Unternehmen

Mit dem Investitionssofortprogramm 2025 setzt der Gesetzgeber gezielte steuerliche Anreize, um Investitionen in Maschinen, Anlagen, Elektromobilität sowie Forschung und Digitalisierung zu fördern. Die Regelungen wirken sich zwar nicht unmittelbar auf die formale Buchführung aus, sind jedoch für Investitionsentscheidungen im Jahresabschluss 2025 und für die steuerliche Planung ab 2026 von Bedeutung. Welche Maßnahmen das Investitionssofortprogramm umfasst, wer davon profitieren kann und wie sich die steuerlichen Effekte konkret auswirken, lesen Sie im verlinkten Beitrag.

Erfahren Sie mehr über Ihre Chancen mit dem Investitionssofortprogramm hier: Investitionssofortprogramm 2025 – Investieren, Steuern sparen und Zukunft sichern in Deutschland

E-Rechnung – Überblick und Übergangsfristen

Die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) gilt seit dem 1. Januar 2025. Unternehmen müssen seither in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und ordnungsgemäß zu archivieren.

Für die Rechnungsausstellung gelten die folgenden Übergangsregelungen: In den Jahren 2025 und 2026 dürfen, mit Zustimmung des Rechnungsempfängers, weiterhin Papierrechnungen oder sonstige elektronische Rechnungen (z. B. PDF) verwendet werden. Ab 2027 wird die E-Rechnung für größere Unternehmen verpflichtend, ab 2028 für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich.

Für den Jahresabschluss 2025 und die Finanzbuchhaltung 2026 ist daher entscheidend, dass die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für den Umgang mit E-Rechnungen rechtzeitig geschaffen werden. Einen Überblick über zulässige Formate, Übergangsfristen und Anforderungen an den Rechnungsempfang finden Sie im verlinkten Übersichtsartikel.

Haben Sie das Thema E-Rechnungen noch nicht umgesetzt oder möchten nochmal prüfen, ob Sie alle wichtigen Themen realisiert haben? Dann machen Sie sich schlau: E-Rechnung 2025: Was Unternehmen jetzt dazu wissen müssen

GoBD 2025 – Verfahrensdokumentation und digitale Ordnung

Mit dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 wurden die GoBD (“Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”) aktualisiert und präzisiert. Die Änderungen gelten unmittelbar und sind bereits beim Jahresabschluss 2025 sowie in der laufenden Buchhaltung 2026 zu berücksichtigen. Inhaltlich stehen weniger neue Pflichten im Vordergrund, sondern klarere Anforderungen an digitale Prozesse, der Archivierung und Nachvollziehbarkeit.

Zentral bleibt die Verfahrensdokumentation. Sie ist immer erforderlich, sobald Buchführungs- oder Aufzeichnungsprozesse ganz oder teilweise elektronisch erfolgen. Die GoBD konkretisieren dabei insbesondere:

• die Dokumentation digitaler Belegprozesse (z. B. Rechnungseingang, E-Rechnung),
• die unveränderbare und vollständige Archivierung elektronischer Belege,
• die maschinelle Auswertbarkeit steuerlich relevanter Daten,
• sowie den Datenzugriff der Finanzverwaltung im Prüfungsfall.

Für den Jahresabschluss 2025 bedeutet das: Die Verfahrensdokumentation sollte aktuell und konsistent sein und die eingesetzten Systeme sowie Abläufe nachvollziehbar beschreiben. Perfektion ist nicht gefordert. Erklärbarkeit und Ordnung jedoch schon.
Tipp: Nehmen Sie unsere Checkliste zur Hilfe!

Aufbewahrungsfristen seit 2025

Seit 2025 gelten für bestimmte Buchungsbelege die verkürzten Aufbewahrungsfristen von 8 Jahren. Die Neuregelung wirkt sich unmittelbar auf die Archivierung und die Datenhaltung aus, ändert jedoch nichts an den weiterhin 10-jährigen Fristen für zentrale Abschlussunterlagen.

8 Jahre aufzubewahren sind insbesondere:

• Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Zahlungsbelege),
• sonstige Unterlagen, die der Buchung dienen.

Weiterhin 10 Jahre aufzubewahren sind u. a.:

• Bücher und Aufzeichnungen,
• Inventare,
• Jahresabschlüsse,
• Lageberichte,
• Eröffnungsbilanzen.

Für den Jahresabschluss 2025 und die Buchhaltung 2026 ist entscheidend, dass Archivierungs- und Löschkonzepte diese Differenzierung sauber abbilden. Eine pauschale Verkürzung aller Fristen ist unzulässig. Digitale Archive müssen zudem sicherstellen, dass Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsfrist vollständig, unveränderbar und maschinell auswertbar verfügbar bleiben.

Mehr Informationen zu den Aufbewahrungsfristen finden Sie in unserer Checkliste und auch hier: Löschen von Geschäftsjahren: Auf die Fristen kommt es an

Wirtschaftsidentifikationsnummer (W-IdNr.)

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) wird seit dem 1. November 2024 stufenweise vergeben und dient der eindeutigen Identifizierung von Unternehmen gegenüber Finanzbehörden und anderen staatlichen Stellen. Die Vergabe erfolgt automatisch durch das Bundeszentralamt für Steuern, ein Antrag ist nicht erforderlich.

Für den Jahresabschluss 2025 und die Buchhaltung 2026 ist die W-IdNr. vor allem im Hinblick auf die Stammdaten, den Schnittstellen und künftige Verwaltungsverfahren relevant. Auch wenn diese Nummer noch nicht flächendeckend in allen Prozessen verwendet wird, sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie in ihren Systemen korrekt hinterlegt und eindeutig zugeordnet werden kann. Der vollständige Rollout ist bis Ende 2027 vorgesehen.

Weiterführende Informationen zur W-IdNr., zur Vergabe und zum zeitlichen Ablauf finden Sie im verlinkten Artikel: Die Wirtschafts-Identifikationsnummer kommt

Die Inventur – zentrales Thema des Jahresabschlusses

Für viele Unternehmen gehört die Inventur weiterhin zu den zentralen Aufgaben im Rahmen des Jahresabschlusses. Unabhängig davon, ob die Bestandsaufnahme körperlich, permanent oder stichprobenweise erfolgt, sind Vollständigkeit, Bewertung und Dokumentation entscheidend.

Was Sie rund um die jährliche Bestandsaufnahme wissen müssen, erfahren Sie in diesen Beiträgen:

• Bin ich zur Inventur verpflichtet? Das müssen Sie dazu wissen
• Lagerbestände stets im Griff: So gelingt Ihre Inventur ganz leicht

Weitere hilfreiche Artikel

• Was sind Inventurdifferenzen? Und wie vermeiden Sie Inventurdifferenzen?
• Lagerbestände stets im Griff: So gelingt Ihre Inventur ganz leicht
• Vor- und Nachteile einer digitalen Anlageninventur

Überblick Lohnabrechnung zum Jahreswechsel

Alle wichtigen gesetzlichen Änderungen, eine Checkliste mit allen Zahlungsterminen und weitere top-aktuelle Artikel zum Jahreswechsel finden Sie auf unserer Überblicksseite Jahreswechsel Lohnbuchhaltung .

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