HR-Abteilung etablieren: Vom Startpunkt zur Spitze!

Wir wissen alle, dass die Aufgaben der HR mehr sind als „hire and fire“, also einstellen und entlassen. Sie ist für einen der größten Vermögenswerte des Unternehmens verantwortlich: sein Personal. Wenn Sie gerade Ihr eigenes Unternehmen aufbauen oder als Leitung der Finanz- oder Betriebsabteilung die Aufgabe haben, die HR-Abteilung aufzubauen, wird dieser Guide Sie Schritt für Schritt durch diesen Prozess begleiten.

Dieser Guide ist ebenso sinnvoll für alle, die erstmals in ihrem Unternehmen einen Personalverantwortlichen einsetzen und sich Gedanken über die anstehenden Aufgaben machen, wie für alle, die wissen wollen, wie sie eine gute HR-Praxis in ihrem Unternehmen aufbauen.

Der Aufbau einer HR-Abteilung besteht aus vier Phasen:

• Phase 1: Verstehen Sie Ihr Unternehmen und definieren Sie Ihre Ziele
• Phase 2: Alles, was Sie für den Aufbau einer HR-Abteilung tun müssen
• Phase 3: Auf die Plätze, fertig, los – wie Sie Ihren HR-Plan umsetzen
• Phase 4: Bereiten Sie Wachstum und Zukunftssicherheit vor

Phase 1: Verstehen Sie Ihr Unternehmen und definieren Sie Ihre Ziele

1. Fassen Sie die Mission und Werte des Unternehmens zusammen

Entscheiden Sie gemeinsam mit Ihrem Führungsteam, wie Sie sich die Kultur und den Ethos des Unternehmens vorstellen, und beziehen Sie alle ein. Grant Weinberg, VP für Talentbeschaffung bei Eikon Therapeutics, der Personalabteilungen in 13 verschiedenen Regionen aufgebaut hat, sagt: „Der erste Schritt besteht darin, auf Führungsebene die Vision, die Mission und die Werte des Unternehmens festzulegen. Dann aber ist es wichtig, die gesamte Organisation einzubeziehen, um die Rahmenbedingungen für die Mitarbeiter gemeinsam zu gestalten.“

2. Definieren Sie Ihre HR-Ziele

Legen Sie die Unternehmensziele fest und richten Sie die HR-Ziele daran aus. Entscheiden Sie, was Sie erreichen wollen, und seien Sie transparent.

Durch die frühzeitige Festlegung Ihrer Ziele wird fixiert, wie groß Ihre HR-Abteilung sein muss, und sie bestimmt auch alle anderen Aufgaben der HR.

3. Entscheiden, zu welchem Zeitpunkt Sie Ihren ersten HR-Verantwortlichen einstellen

Die Faustregel besagt: Für jeweils 70 bis 100 Beschäftigte braucht man einen HR-Verantwortlichen. Aber auch bereits bei 15 bis 25 Beschäftigten sollten Sie eine Person haben, die sich um Personalbelange kümmern kann.

Überlegen Sie, welche HR-Anforderungen Sie jetzt und in Zukunft haben und welche HR-Kapazitäten Sie dafür bereitstellen müssen. Welche Art von HR-Funktion Sie schaffen, hängt davon ab, was Sie erreichen wollen und in welchem Zeitraum.

Phase 2: Alles, was Sie für den Aufbau einer HR-Abteilung tun müssen

4. Entscheiden Sie, ob Sie die HR einkaufen oder auslagern wollen

Überlegen Sie, was Sie brauchen, und entscheiden Sie, wie Sie dies an bestimmten Wachstumspunkten am besten und kosteneffizientesten erreichen, sei es durch interne oder externe Ressourcen.

„Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, was sind die unmittelbaren HR-Anforderungen?“, fragt Grant. „Und wenn Sie ein wachsendes Unternehmen sind, wie sieht dann die Häufigkeit der HR-Unterstützung aus, die Sie in den verschiedenen Phasen der Unternehmensgröße, des Wachstums, der Unternehmenskultur und der Compliance-Anforderungen benötigen?“ Was Sie entscheiden müssen, ist: Brauche ich einen HR-Verantwortlichen in Vollzeit oder reicht es, einen Teilzeit-HR-Service einzukaufen?“

5. Entscheiden Sie, ob Sie einen HR-Generalisten oder einen Strategen brauchen für Ihre HR-Abteilung

Ihr erster Personalverantwortlicher ist extrem wichtig, da diese Entscheidung für die Art Ihrer HR-Funktion maßgebend ist. Wollen Sie einen übergeordneten Strategen oder eine Person, die verschiedene Zuständigkeiten abdecken kann? Wenn Sie zu wenig Zeit in die Suche nach der richtigen Person investieren, müssen Sie später mit mehr Problemen rechnen.

Die Priorität für Andy Salter, Geschäftsführer des multinationalen Verlags DVV Media International, der 2011 mit nur 36 Mitarbeitern begann und heute mehr als 100 Mitarbeiter in vier Ländern beschäftigt, lag auf einem HR-Generalisten, der die Verlagsbranche kannte. „Unsere Personalverantwortliche war vom ersten Tag an Teil unseres Führungsteams“, erklärt er. „Während alle es eilig hatten, das Unternehmen zu vergrößern, sorgte sie stets dafür, dass wir das Unternehmen in die richtige Richtung lenkten.“

6. Die gesetzlichen Anforderungen kennen

Machen Sie sich mit den gesetzlichen Anforderungen vertraut. Verstöße können empfindliche Geldstrafen, Produktivitätseinbußen, eine Beschädigung Ihres Rufs und sogar Haftstrafen zur Folge haben.

„In den ersten Monaten [unserer neuen HR-Verantwortlichen] ging es darum, unsere Richtlinien in die richtige Form zu bringen, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und dafür zu sorgen, dass unsere juristischen Verträge optimal aufgesetzt waren“, erklärt Andy.

Jetzt kennenlernen: Personalentwicklung mit klugen HR Tools

Phase 3: Auf die Plätze, fertig, los – wie Sie Ihren HR-Plan umsetzen

7. Einen HR-Plan aufstellen

Erarbeiten Sie einen detaillierten Maßnahmenkatalog, damit alle wichtigen Beteiligten auf einer Linie sind. Legen Sie Aufgaben, Zeitrahmen und Verantwortliche eindeutig fest. Nehmen Sie eine Bewertung Ihres Kompetenzprofils vor, dokumentieren Sie Ihre Karrierestufen und Gehaltsstruktur, entwickeln Sie Schulungsstrategien, planen Sie das Talentmanagement und stellen Sie einen Nachfolgeplan auf.

Betrachten Sie Ihren HR-und Strategieplan als ein praktisches, taktisches Instrument, das Ihnen hilft, Ihre Ziele genau zu bestimmen und Ihr Unternehmen weiterzuentwickeln.

8. Richten Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Systeme ein

Mit der richtigen HR-Technologie muss die Einhaltung rechtlicher Vorgaben weder aufwändig, noch sehr teuer sein. Alternativ können Sie Aufgaben wie Lohn- und Gehaltszahlung sowie Bearbeiten von Krankmeldungen und Urlaubs- und Freistellungsanträgen zunächst auch auslagern, bis Sie die entsprechende Technologie anschaffen können.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, in HR-Technologie zu investieren, überlegen Sie, welche das richtige System bietet, das Sie bei den richtigen Entscheidungen für Ihr wachsendes Unternehmen unterstützt.

9. Karrierestufen und Gehaltsstrukturen planen

Wenn die Zeit drängt und rasch neue Mitarbeiter benötigt werden, wird häufig übereilt eingestellt. Dies hat oft zur Folge, dass ein großer Personalüberhang entsteht und die Gehälter innerhalb des Unternehmens uneinheitlich sind. Dies kann zu Unzufriedenheit und demotivierten Arbeitnehmern führen, oder es besteht ein Ungleichgewicht der Fähigkeiten in der Organisation, und das Unternehmen ist nicht so produktiv wie es sein könnte.

Die Erarbeitung der Karrierestufen (Entwicklungsplan) und Gehaltsstruktur ist wichtig und muss bereits in einem frühen Stadium des Unternehmenslebenszyklus erfolgen. Überlegen Sie, welches Kompetenzprofil Ihr Unternehmen braucht und wie die Mitarbeiterstruktur Ihres Unternehmens aussehen sollte. Nur so können Sie das passende Personal einstellen, fair bezahlen und vermeiden so spätere Probleme.

10. Entwickeln Sie einen Einstellungsplan, um die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit einzustellen

Sie müssen wissen, wann Sie neue Mitarbeiter brauchen, und den Zeitaufwand für Einstellung und Einarbeitung berücksichtigen, bis neue Mitarbeiter ihre volle Arbeitsleistung bringen können. Die Einstellung eines Mitarbeiter kann schnell gehen, aber die Einarbeitung ist etwas anderes. Möglicherweise müssen Sie die Kündigungsfrist eines neuen Mitarbeiter abwarten und die Arbeit in dieser Zeit anderweitig abdecken.

Es kann immer wieder zu Verzögerungen kommen, auf die Sie keinen Einfluss haben. Sie können jedoch den Einführungsprozess so schnell und effizient wie möglich gestalten, so dass sich neue Mitarbeiter schnell einarbeiten, produktiv sein können und sich über die Wahl ihres Arbeitgebers freuen.

11. Erarbeiten Sie Ihre HR-Richtlinien und ein Handbuch

Nehmen Sie sich die Zeit, einen klar definierten Rahmen für Ihre Richtlinien zu entwickeln. Die Richtlinien legen die Verantwortlichkeiten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer fest und schaffen so eine von Vertrauen, Gerechtigkeit und Einbindung geprägte Kultur.

Sie schützen Ihr Unternehmen auch vor unethischen Praktiken oder möglichen Rechtsstreitigkeiten. Leben Sie Ihre Richtlinien vor – zeigen Sie, welche Art von Verhalten Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten.

„Wenn Sie Ihr Unternehmen zu gegebener Zeit verkaufen wollen, müssen Sie nicht nur Ihre Finanzdokumente prüfen, sondern auch Ihre HR-Richtlinien, Disziplinarmaßnahmen sowie Arbeitsschutzpraktiken. Sie müssen belegen, dass Sie über ein gutes HR-System verfügen und dies nachweisen können. Andernfalls können Sie Probleme bekommen und Käufer abschrecken.“

12. Mitarbeiterhandbuch anfertigen

Erläutern Sie im Mitarbeiterhandbuch, wer Sie sind und wofür Sie stehen. Es sollte für jeden leicht zugänglich sein und selbstverständlich Teil der Einführungsphase neuer Mitarbeiter sein.

Phase 4: Bereiten Sie Wachstum und Zukunftssicherheit vor

13. Strategien und Verfahren für das Performance Management einführen

Führen Sie eine Strategie für das Performance Management ein und stellen Sie sicher, dass die Vorgesetzten in Ihrem Unternehmen regelmäßige Leistungsgespräche mit ihren Mitarbeitern führen. Ein regelmäßiges System zur Überprüfung der Mitarbeiterleistung wird dazu beitragen, die Lücken zu schließen, die das Wachstum beeinträchtigen könnten.

14. HR-Kennzahlen festlegen

Wie sieht Erfolg aus? Welche KPIs sind für Ihre Mitarbeiter relevant? Wollen Sie eine bestimmte Beschäftigtenzahl erreichen, bestimmte Kompetenzen vorweisen, Ziele in Bezug auf die Vielfalt erreichen usw.? Überlegen Sie, welche Kennzahlen für Ihr Unternehmen sinnvoll sind, und nutzen Sie eine HR-Technologie, die mitwächst.

Ganz gleich, welche Ziele Sie verfolgen, die richtigen HR-Daten werden Ihnen helfen, sie zu erreichen. Überlegen Sie, wie Sie sich für die Zukunft rüsten, und stellen Sie sicher, dass Sie Daten in einer einzigen sicheren Informationsquelle sammeln und analysieren.

15. Überwachen, messen und optimieren Sie Ihren Erfolg

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre kurz- und langfristigen Unternehmensziele. Stellen Sie sicher, dass Ihre HR-Abteilung Ihre Unternehmensziele unterstützt.

Es passiert allzu leicht, sich im Geschäftsalltag zu verlieren. Aber in Wirklichkeit ist nichts alltäglich: Es gibt Herausforderungen des Marktes, den Wettbewerb, ein verändertes Verbraucherverhalten und die Digitalisierung. Unternehmen müssen flexibel sein, um sich zu entwickeln, zu erneuern und voranzukommen.

Auf die Plätze. Fertig. Los!

Ihre Mitarbeiter sind die Lebensader Ihres Unternehmens. Die HR ist eine wichtige Funktion, die Sie und Ihre Mitarbeiter anleitet und lenkt. Ganz gleich, wie Sie Ihre HR-Abteilung einsetzen – mit der richtigen Zielsetzung werden Sie Ihr Unternehmen nach Ihren Vorstellungen gestalten und Ihr größtes Kapital zum Erfolg führen: Ihr Personal.

Weitere interessante Artikel

• HR in der Zukunft: 6 Beispiele für mögliche neue People-Berufe
• Führungsstile: People Manager vs. People Leader – ein unvereinbarer Gegensatz?
• Strategische Personalplanung: Für jeden Sturm gewappnet sein
• 5min Video Interview: Wertschätzende Kommunikation: Keine Option, sondern Pflicht!
• HR im Wandel: Vom Verwalter zum strategischen Partner – Effizienzsteigerung durch Self-Service-Lösungen
• Leitfaden für Entscheider: So finden Sie die richtige HR-Lösung
• Personalgewinnung im War for Talent: So bleiben Sie innovativ und erfolgreich auf einem Arbeitnehmermarkt
• War for Talents: Ist „Quiet Hiring“ die HR-Lösung im Kampf um Mitarbeiter?
• Sage-Studie „HR im Wandel – Ausblick auf 2024“: Wie sehen Personalleiter und Geschäftsführer die Zukunft des HR-Managements?