Geschäftsführerhaftung bei Fehlern in der Finanz­buchhaltung?

Fehler in der Finanzbuchhaltung (Fibu) können passieren. Fallen diese allerdings erst bei einer Steuerprüfung auf, ist der Ärger natürlich groß. Schwerwiegende Fehler, die zu einer Steuerverkürzung führen, lassen insbesondere die Frage nach der Geschäftsführerhaftung aufkommen. Oder wer haftet sonst dafür?

Können Sie als Geschäftsführer Ihres Unternehmens für Fehler in der FiBu verantwortlich gemacht werden, wenn Sie selbst keine Ahnung davon haben? Wie sieht es in diesem Bereich mit der Geschäftsführerhaftung aus? Der Bundesfinanzhof hat ein Urteil vom 15. Dezember 2022 veröffentlicht und macht deutlich, inwieweit Geschäftsführer für Fehler in der Finanzbuchhaltung haften müssen. Im folgenden Artikel beleuchten wir dieses Urteil. Zudem zeigen wir Ihnen auf, welche Pflichten und potenziellen Risiken Sie als Geschäftsführer in Ihrem Unternehmen im Rahmen Ihrer Finanzbuchhaltung beachten müssen und wie Sie diese minimieren können.

Wann haftet ein Geschäftsführer?

Sprechen wir von Haftung im Steuerrecht, ist es unerlässlich in die Abgabenordnung zu schauen. Die Abgabenordnung ist sozusagen das „Grundgesetz des Steuerrechts“ und gilt damit als Grundlage für alle anderen Steuergesetze. Dort ist die materielle Haftung der Vertreter unter § 69 AO geregelt. Zumindest stellt diese Norm den in der Realität wichtigsten Haftungstatbestand dar, der sich unter anderem auch auf den Personenkreis des Geschäftsführers nach § 34 AO bezieht. Die Haftung des § 69 AO betrifft die Ansprüche aus dem Steuerschuldverhältnis, die in § 37 AO aufgeführt sind. Das ist der:

• Steueranspruch,
• Steuervergütungsanspruch,
• Erstattungsanspruch
• Haftungsanspruch und der
• Anspruch auf eine steuerliche Nebenleistung (Verspätungs- und Säumniszuschläge, Zinsen etc.).

Kurzum – die Geschäftsführerhaftung greift im Steuerschuldverhältnis; heißt im Klartext: es haftet der Geschäftsführer. Dies wirft jedoch die Frage auf, ob die Geschäftsführerhaftung auch bei nicht selbst verursachten Fehlern gilt.

Das Urteil zur Geschäftsführerhaftung in der FiBu

Im behandelten Fall des BFH (Geschäftsführerhaftung: Überwachungsverschulden, eigenes Unvermögen; Beschluss vom 15. November 2022, VII R 23/19) ging es um einen Geschäftsführer und einen faktischen Geschäftsführer einer GmbH. Der faktische Geschäftsführer ist zwar wie ein Geschäftsführer tätig, jedoch ist dieser nicht förmlich als solcher bestellt, noch ist er im Handelsregister eingetragen und damit auch kein gesetzlicher Vertreter der GmbH. Demnach handelt er zwar wie ein Geschäftsführer, ist aber keiner.

Über mehrere Jahre hinweg wurden die Steuererklärungen zur Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuer unzutreffend abgegeben, weswegen es zu einer Steuerverkürzung kam. Grundlage dafür war die Finanzbuchhaltung. Der faktische Geschäftsführer hatte 67 Scheinrechnungen von nicht existierenden Firmen und 34 beleglose angebliche Wareneinkäufe und Fremdleistungen in die Buchführung der GmbH eingebucht. Tatsächlich lagen diesen Rechnungen jedoch keine realen Leistungen zugrunde. 

Es kam zu einem Strafverfahren, welches beim Geschäftsführer gegen eine Geldauflage eingestellt wurde und beim faktischen Geschäftsführer eine Freiheitsstrafe zur Folge hatte. Neben diesem Strafverfahren waren aber auch durch die unzutreffende Steuerverkürzung noch Steuerschulden offen. 

Aus diesem Grund wurde gegen den faktischen Geschäftsführer, der die tatsächliche Steuerverkürzung vorsätzlich begangen hat, aber auch gegen den tatsächlichen Geschäftsführer ein Haftungsbescheid erlassen. Der Haftungsbescheid fordert, dass nun beide für die Steuerschuld der GmbH persönlich aufkommen müssen. Der Geschäftsführer hatte gegen den Haftungsbescheid Einspruch eingelegt, welcher dann am Ende als Klage beim BFH verhandelt wurde.  

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Geschäftsführerhaftung bei Pflichtverletzung?

Die Haftung nach § 69 AO, welche die Anspruchsgrundlage des Haftungsbescheid liefert, geht von einer schuldhaften Pflichtverletzung aus. Die schuldhafte Pflichtverletzung muss dazu führen, dass zum Beispiel der Steueranspruch des Finanzamtes nicht oder nicht rechtzeitig erfüllt wird oder auch eine Steuererstattung unberechtigt ausgezahlt wird. Schuldhaft ist diese Pflichtverletzung dann, wenn beispielsweise die dem Geschäftsführer auferlegten Pflichten vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt wurden.

Überwachungsverschulden

Der Vorsatz oder die grobe Fahrlässigkeit lag nach Ansicht des Geschäftsführers nicht vor. Er führte an, dass die Geschäfte der GmbH tatsächlich durch seinen faktischen Geschäftsführer geführt worden sind. Er also auch gar nicht die fehlerhaften Buchungen veranlasst hat.

Für den BFH ist klar, dass der Geschäftsführer einer GmbH nicht verpflichtet ist, die Angelegenheiten der Steuer der GmbH selbst zu erledigen. Er kann die Erledigung grundsätzlich auch anderen Personen übertragen. Jedoch setzt der BFH hier die Grenzen, wann eine grob fahrlässige Pflichtverletzung des Geschäftsführers vorliegt. Auch wenn ein Geschäftsführer Hilfspersonen für seine Steuerpflicht beauftragt, ist er dennoch verpflichtet diese Personen sorgfältig auszuwählen und laufend zu überwachen. Schließlich hat ein Geschäftsführer die Buchführung laut § 238 HGB und § 239 HGB selbst zu verantworten. Zusätzlich muss er sich ständig über den Geschäftsgang unterrichten, dass er unter normalen Umständen mit der ordnungsgemäßen Erledigung der Geschäfte rechnen kann oder ein Fehlverhalten rechtzeitig erkennbar wird. Im vorliegenden Fall hat der Geschäftsführer den faktischen Geschäftsführer einfach gewähren lassen. Der BFH spricht von einem „Überwachungsverschulden“. Je weniger Kenntnisse ein Geschäftsführer hat, umso größer müssen die Anforderung an seine Kontrollmaßnahmen sein.

Unvermögen des Geschäftsführers

Weiter verwies der Geschäftsführer in seiner Argumentation auf sein fortgeschrittenes Alter und dass er nach seinen persönlichen Kenntnissen und Fähigkeiten nicht in der Lage gewesen sei, Geschäftsvorfälle in der Firmen-EDV nachzuvollziehen.

Der BFH lässt auch dieses Argument nicht gelten und sagt ganz deutlich: „Wer den Anforderungen an einen gewissenhaften Geschäftsführer nicht entsprechen kann, muss von der Übernahme des Geschäftsführeramtes absehen bzw. dieses Amt niederlegen.“

Geschäftsführerhaftung: Wichtig für Sie

Geschäftsführer können sich gegenüber der steuerlichen Haftungsinanspruchnahme also nicht auf ihr persönliches Unvermögen berufen, den Aufgaben eines Geschäftsführers aus irgendeinem Grund nicht nachkommen zu können. Wer den Anforderungen an einen gewissenhaften Geschäftsführer nicht entsprechen kann, muss die Geschäftsführung abgeben.

Wie kann ich mich als Geschäftsführer vor einem Überwachungsverschulden schützen?

Um sich als Geschäftsführer vor einem Überwachungsverschulden zu schützen, sollten Sie folgende Maßnahmen ergreifen:

• Sorgfältige Auswahl von Mitarbeitern und Dienstleistern
• Regelmäßige Überwachung und Kontrolle der Buchhaltungsprozesse und -ergebnisse
• Nachvollziehbare Dokumentation der Überwachung und Kontrollmaßnahmen
• Schriftliche Arbeitsanweisungen und verbindliche Vorgaben hinsichtlich der Fibu
• Etablierung eines internen Kontrollsystems (bspw. Vier-Augen-Prinzip)
• Hinzuziehen von externen Beratern bei Unsicherheiten

Und zu guter Letzt: Nutzen Sie ein modernes Buchhaltungssystem. Moderne Buchhaltungssysteme verfügen häufig über individuelle Dashboards, die Ihnen als Geschäftsführer einen schnellen und umfangreichen Überblick über die Finanzbuchhaltung geben. Die Validierungen in diesen Systemen, die von individuellen Benutzergruppen gesteuert werden können, ermöglichen es Ihnen, bestimmte Buchungen zu verhindern. Achten Sie darauf, ein System zu wählen, das einfach, verständlich und auch mit wenigen Kenntnissen schnell zu verstehen ist. Sparen Sie dabei nicht an der falschen Stelle und sichern Sie sich im besten Fall umfangreich ab.

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