Freiräume: der Schlüssel zu Klarheit und mehr Produktivität

E-Mails, Geschäftspläne, finanzielle Fragen – wir alle kennen das Gefühl der Überforderung oder Überlastung, wenn zu viel zu tun ist. Die Frage ist nur: Müssen wir das alles selbst erledigen? Natürlich können wir nicht einfach die Augen vor dem Aufgabenberg verschließen. Wir müssen akzeptieren, dass es diese Anforderungen gibt und dass ein gewisser Handlungsbedarf besteht. Die Frage ist nur: Wie gehen wir das am besten an? Wichtig ist, dass wir uns Freiräume schaffen, weil wir dann leichter klar denken und uns besser auf die aktuelle Situation konzentrieren können – und so die Kontrolle über unsere Produktivität gewinnen.

Member Masterclass: Produktivität ohne Stress – gewusst wie

Erfahren Sie von David Allen, Erfinder der „Getting-Things-Done“-Methode, wie Sie den Kopf wieder frei bekommen, besser den Überblick behalten und die richtigen Prioritäten setzen.

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Schaffen Sie sich Freiräume

Ein Missverständnis beim Thema Produktivität ist, dass wir uns nur dann produktiv fühlen, wenn wir alles auf unserer To-do-Liste abhaken können. Schaffen wir das nicht, bleibt dieses Gefühl der Unvollständigkeit. Aber bei wahrer Produktivität geht es nicht darum, wie viel Sie erledigen. Sondern darum, sich den geistigen Freiraum zu schaffen, damit Sie die richtigen Prioritäten darauf setzen, was jetzt dran ist.

Freiraum zu schaffen bedeutet, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – und alles andere auszublenden, was Sie erschöpft oder ablenkt. Wenn Sie z. B. wissen, dass Sie in den nächsten ein oder zwei Monaten die Autoreifen wechseln müssen, belegt diese Information in Ihrem Kopf nur „Speicherplatz“. Dieses „Alles im Kopf behalten“ ist kontraproduktiv, wenn Sie sich eigentlich den Kopf frei halten wollen. Indem Sie sich Freiräume schaffen, finden Sie auch leichter die Energie, die Sie für Innovationen, Verbesserungen oder kreative Lösungen brauchen – ob für Ihr Unternehmen oder für die Aufgabe, an der Sie gerade arbeiten.

Bleiben Sie im Hier und Jetzt

Als ich Anfang der 80er Jahre meine ersten Schulungen für Unternehmen abhielt, wurde ich gebeten, bei einem zweitägigen Seminar vor 1.000 Managern und leitenden Führungskräften zu sprechen. Ich fragte mich, was ich den Teilnehmern vermitteln konnte, das sie als wertvoll und praxisnah empfinden würden. Schließlich entschied ich mich für zwei Schwerpunkte: Fertigstellung und Kreativität.

Beides schien mir die Grundlage von allem zu sein. Uns alle beschäftigen meistens mehrere Dinge, die wir fertigstellen müssen – egal wie groß, klein oder banal sie auch sein mögen. Aber trotzdem müssen wir uns auch mehr geistigen Freiraum schaffen. Denn dann können wir uns auf andere sinnvolle Arbeiten konzentrieren, unsere gesammelte Energie investieren und wirklich bei der Sache sein.

Der strategische Wert dieses Freiraums liegt also darin, alles wahrzunehmen, was Ihnen gerade durch den Kopf geht. Damit meine ich: sich mit all diesen Dingen zu beschäftigen, aber sich gleichzeitig den Kopf freizuhalten. Auf diese Weise bleiben Sie im Hier und Jetzt, können sich auf Ihre Prioritäten – Ihre aktuelle Realität – konzentrieren und wirklich produktiv sein.

Was beschäftigt Sie?

Sich Freiraum zu schaffen bedeutet nicht, Dinge zu ignorieren. Wenn Sie mit meiner Methode vertraut sind, kennen Sie bereits den ersten Schritt, das „Sammeln“. Damit befreien Sie Ihren Kopf von allem, das jetzt nicht dran ist, indem Sie es an anderer Stelle „ablegen“.

Wenn Sie 20 oder 30 Dinge im Kopf haben, die alle Ihre Aufmerksamkeit verlangen, können Sie keines davon sinnvoll klären oder diese Aufgaben organisieren – geschweige denn, sich auf etwas Wichtiges konzentrieren. In unbeständigen und unsicheren Zeiten gibt es wahrscheinlich noch mehr neue oder offene Punkte, die Sie im Hinterkopf haben müssen.

Wie schaffen Sie es also, nicht ständig daran zu denken, damit Ihr Stresspegel sinkt und Sie den notwendigen Freiraum gewinnen, um wirklich produktiv zu sein? Es gibt eine einfache Technik, wie Sie alles sammeln können, was Sie gerade beschäftigt. Die meisten von uns wenden sie jedoch nicht konsequent genug an, um davon wirklich zu profitieren.

„Schlagen Sie es sich aus dem Kopf“

Beginnen Sie damit, alles aufzuschreiben. Stift und Papier sind ideal dafür geeignet, den Kopf frei zu bekommen. Sie können so Abstand gewinnen, sich einen Überblick verschaffen und dann endlich wieder klar denken. Das ist ein guter erster Schritt, um sich den nötigen Freiraum zu schaffen. Und dabei geht nichts verloren: Sie haben alle Punkte auf einer Liste notiert, die Sie jederzeit noch einmal durchgehen können.

Wie Sie diese ganzen Aufgaben auf Ihrer Liste erledigen werden, wissen Sie jetzt zwar noch nicht (das kommt später, wenn Sie alles klären, organisieren, reflektieren und sich damit auseinandersetzen), aber Sie können objektiver beurteilen, was Sie zuerst angehen müssen und was warten kann.

Zu verstehen, wie grundlegend wichtig dieser Freiraum ist und wie Sie erst einmal den Kopf klar bekommen, ist ein guter Ausgangspunkt, um wirklich produktiv zu sein – und zwar ohne Stress.

Probieren Sie es einfach einmal aus. Und hören Sie auf, Ihren Kopf als „Ablagesystem“ zu verwenden.