Flexibles Arbeiten: Tipps & Tools, damit Ausnahme­situationen Ihr Geschäft nicht lahmlegen

In Zeiten, in denen das Coronavirus (Sars-CoV-2) die ganze Welt in Atem hält, bekommt die Notfallplanung in Unternehmen eine ganz neue Bedeutung. Höchste Zeit also, entsprechende Abläufe, Regelungen und Einsatzszenarien zu überdenken. Wir wollen Ihnen in einer kleinen Serie einige Anregungen geben. Im ersten Teil geht es um die Grundlagen für flexibles Arbeiten. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie dabei achten sollten und geben Tipps für einige Tools.

Grundsätzlich sollten Unternehmer immer einen Plan B in der Tasche haben. Denn nicht nur der Ausbruch eines neuartigen Virus kann für schwerwiegende Krisen sorgen. Auch Wetterkatastrophen wie Hochwasser oder Streiks haben das Potenzial, Unternehmen in existentiell bedrohliche Turbulenzen zu bringen. Umso wichtiger ist es, Regelungen für den Ernstfall zu treffen. Krisensituationen lassen sich viel besser meistern, wenn man darauf vorbereitet ist.

Um die wirtschaftlichen Auswirkungen des Corona-Virus in Deutschland abzumildern, hat die Bundesregierung ein Schutzschild für Beschäftigte und Unternehmen beschlossen. Es sieht unter anderem in Kredithilfen und Bürgschaften unbegrenztem Umfang vor. Steuerliche Maßnahmen sollen ebenfalls den Druck von Unternehmen nehmen. Zudem wurde das Kurzarbeitergeld ausgeweitet.

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Mit der Cloud halten Unternehmen den Betrieb aufrecht

Darüber hinaus können Geschäftsführer und Führungskräfte aber auch an verschiedenen Stellschrauben drehen. Dadurch reduzieren Sie die Belastungen für das eigenen Unternehmen und können den Betrieb aufrecht erhalten. Stichwort: flexibles Arbeiten. Cloud-Technologien ermöglichen Mitarbeitern, bequem von zu Hause aus zu arbeiten. Beispielsweise als Vorsichtsmaßnahme, um Ansteckung zu verhindern. Das birgt bereichsübergreifend viele Vorteile: So hat z.B. das Finanzteam jederzeit Zugriff auf die Buchhaltungssoftware. Sie kann den Cashflow und die Rechnungsstellung verwalten, auch wenn es nicht im Büro ist. Natürlich lassen sich nicht alle Bereiche des Unternehmens nach Hause verlagern. In Ausnahmesituationen wie der aktuellen bietet Heimarbeit aber wirksame Hebel, um die Anzahl der vor Ort tätigen Mitarbeiter zu reduzieren und einer Ausbreitung des Virus vorzubeugen.

Flexibles Arbeiten: flexibel agieren, nicht nur in Krisenzeiten

Unabhängig davon bringt flexibles Arbeiten viele Vorteile: Laut einer Studie von MindMetre Research geben 82 Prozent der Mitarbeiter an, dass sie dadurch produktiver sind. 58 Prozent sagen, dass dies die Arbeitszufriedenheit verbessert. Deshalb lohnt es sich, in flexible Arbeitsplatzmodelle zu investieren. Auch außerhalb von Krisen. Folgende Tipps helfen dabei:

Tipp 1: Klein anfangen

Nehmen Sie zunächst die Bereiche des Unternehmens in den Blick, bei denen sich Homeoffice oder mobiles Arbeiten ohne weiteres umsetzen lassen. Ein erster Schritt könnte darin bestehen, Cloud Computing einzuführen. Der Vorteil: Der Zugriff auf Daten in der Cloud kann von jedem Ort und zu jeder Zeit erfolgen. Entsprechend können Mitarbeiter arbeiten, wann und wo sie müssen.

Tipp 2: Passende Werkzeuge für flexibles Arbeiten nutzen

Flexibles Arbeiten braucht aber noch mehr als einen ungehinderten Datenzugriff. Damit die Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden klappt, ist der Einsatz moderner Technologie unerlässlich. Mit digitalen Werkzeugen wie Videokonferenzen oder Messenger-Diensten lässt sich die virtuellen Mitarbeiter, Kooperationspartner und Kunden mühelos organisieren. Die Basis dafür schaffen Technologien aus dem Bereich Unified Communication & Collaboration (UCC). Sie sorgen dafür, dass die virtuelle Zusammenarbeit rund läuft. Hier die wichtigsten Werkzeuge im Überblick:

• Blogs und Wikis
  

  machen gemeinschaftliches Wissen anderen systematisch zugänglich. Während virtuelle Projektteams in Blogs beispielsweise den Fortlauf ihrer Arbeit dokumentieren können, eignen sich Wikis für den Aufbau von Handbüchern, Unternehmensglossaren oder die Erklärung wichtiger Unternehmensabläufe und -strukturen.

Beispiele: MediaWiki, Pmwiki, MoinMoin, Google Sites, DokuWiki, Twiki, Wikidot, Wikispaces

• Instant Messaging
  

  schließt die Lücke zwischen Telefon und E-Mails, ermöglicht, Daten und Dokumente in Echtzeit auszutauschen und Präsenzinformationen anderer Teammitglieder auf einen Blick zu erfassen.

Beispiele: Jabber, BigAnt, Google Hangouts, Yahoo Messenger, Slack, HipChat, eBuddy, ICQ

• Office- und Business-Anwendungen
  

  sind Lösungen für administrative Geschäftsabläufe und Unternehmenslösungen. Beispielsweise Office 365, das vertrauten Office-Anwendungen wie Word und Excel durch Tools für die bessere Zusammenarbeit in der Cloud ergänzt. Auch Unternehmenslösungen und ERP stehen heute flexibel in der Cloud zur Verfügung, wobei kleine Unternehmen eher Buchhaltungs- und Lohnabrechnungssoftware präferieren.

• Mindmapping
  

  hilft virtuellen Teams, Ideen zu sammeln und übersichtlich zu strukturieren. Nicht jeder ist auf Knopfdruck kreativ. Beim kollaborativen Mindmapping lassen sich Vorschläge orts- und zeitunabhängig sammeln und bewerten. Wem eine Idee durch den Kopf schießt, der trägt sie einfach online in die Mindmap ein.

Beispiele: MindMeister, SpicyNodes, Mind42, Creately

• Projektmanagement-Tools
  

  bieten einen einfachen Weg, um Projekte, Teams, Aufgaben, Termine und Dokumente professionell zu verwalten und Arbeitsteams effizient zu organisieren.

Beispiele: Office 365, Trello, Basecamp, Projectplace

• Screen-, File- und Application Sharing
  

  dient der Übertragung von Inhalten an einen oder mehrere andere Computer. Während beim Screen-Sharing lediglich die Bildschirmansicht (z.B. in Form einer Präsentation) geteilt wird, können durch File- und Application-Sharing mehrere Beteiligte Dateien oder Programme gleichzeitig nutzen.

Beispiele: Team Viewer, Chrome Remote Desktop, Office 365, Dropbox, Ge.tt, WeTransfer, Firefox Send, Google Docs, Zoho Docs

• Enterprise Social Networks
  

  vernetzen als eine Art unternehmensinternes Facebook Mitarbeiter, verschlanken und intensivieren Kommunikationsprozesse und fördern den Austausch virtueller Teams. Experten lassen sich schnell finden, unternehmensweites Wissen gezielt steuern.

Beispiele: Yammer, Stackfield, Swabr

• Kommunikationsplattformen, Video- und Audioconferencing
  

  schaffen die Basis für eine effiziente und standortübergreifende Zusammenarbeit. Mitarbeiter werden informiert und einbezogen. Neben der Kommunikation via Chat lassen sich auch Dokumente austauschen und Aufgaben planen. Besprechungen können orts- und zeitunabhängig ad-hoc anberaumt, zeitaufwändige Reisen reduziert werden.

Beispiele: Office 365, iMeet, WebEx Meetings, Google Hangouts

Tipp 3: Mitarbeiter mit ins Boot holen

Halten Sie Ihre Mitarbeiter an, ihre Laptops, Tablets und Arbeitshandys jeden Abend mit nach Hause zu nehmen. So sind alle gut gerüstet, falls die Unternehmenstüren kurzfristig zu bleiben müssen.

Tipp 4: Offen kommunizieren

In Zeiten der Krise ist eine offene Kommunikation wichtiger denn je. Nicht nur gegenüber der eigenen Belegschaft, sondern auch gegenüber Kunden und Lieferanten. Bleiben Sie deshalb mit Ihren Mitarbeitern kontinuierlich in Kontakt. Informieren Sie diese regelmäßig über aktuelle Entwicklungen, erst recht, wenn sie im Homeoffice arbeiten. So verhindern Sie, dass aufgrund von Fehlinformationen die Stimmung kippt. Hier bietet sich ebenfalls der Einsatz moderner UCC-Tools an. Wissen Kunden zudem frühzeitig über mögliche Probleme Bescheid, lassen sich Auftragsgrößen, Konditionen und Liefertermine unter Umständen nachverhandeln.

Weitere Anregungen, flexibles Arbeiten richtig zu gestalten, erfahren Sie in diesem Artikel.