Externer vs. interner Lohnbuchhalter? So sparen Sie Kosten und Zeit

Bereits ab dem ersten Mitarbeiter sind Sie verpflichtet, Gehaltsabrechnungen zu erstellen, Lohnkonten zu pflegen und Beiträge an die Sozialkassen zu übermitteln. Doch diese komplexe Aufgabe bindet Ihre wertvollen Ressourcen. Zudem erfordert sie fundiertes steuerrechtliches Know-how. Daher benötigen Unternehmen einen versierten Lohnbuchhalter, der das Entgelt berechnet, Abzüge bucht und gesetzlich vorgeschriebene Meldungen erstattet. Die entscheidende Frage lautet jedoch, was sich unter dem Strich besser rechnet: die Beauftragung eines externen Dienstleisters oder die Schaffung einer eigenen Stelle im Unternehmen?

Lohnbuchhalter: Nicht wertschöpfend, aber unerlässlich

Die Aufgaben von Lohnbuchhalter gehören in den meisten Firmen nicht zum Kerngeschäft. Doch obwohl sie keinen wertschöpfenden Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten, sind sie unerlässlich. Das heißt: Sie müssen zwingend erledigt werden. Und zwar nicht nur, weil die Mitarbeiter ihren Lohn termingerecht erhalten sollten, sondern auch, weil Lohn- und Lohnnebenkosten, deren korrekte Berechnung, Meldung und Übermittlung gesetzlich vorgeschrieben sind.

Outsourcing: Die Vor- und Nachteile

Vor allem externe Steuerberater übernehmen gerne auch die Aufgaben von Lohnbuchhalter. Für die Unternehmen ist das oft bequem: Die Geschäftsdaten lagern ohnehin beim externen Dienstleister, der die Lohn- und Gehaltsabrechnung dann „on top“ und scheinbar ohne Mehraufwand zusätzlich übernimmt. Hierbei ist vielen Unternehmern häufig nicht klar, wie teuer das werden kann. Denn oft ist damit eine Einrichtungsgebühr verbunden, hinzu kommen ein monatlicher Grundbetrag und die Kosten pro Mitarbeiter, für die die Lohnbuchhaltung erledigt wird. Die Zeitersparnis für das Unternehmen hat also ihren Preis. Das Führen der Lohnkonten kostet bis zu 25 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Allerdings kommen weitere Gebühren (Preistabelle) hinzu, zum Beispiel für Sofortmeldungen oder das An- bzw. Abmelden von Arbeitnehmern.

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Bei der externen Lohnbuchhaltung müssen Sie sich als Mandant über mögliche Personalausfälle und ihre Konsequenzen, sei es durch Urlaub oder im Krankheitsfall, keine Sorgen machen. Ebenso wenig brauchen Sie sich um Dinge wie steuerrechtliche Weiterbildungen zu kümmern. Zudem sind die outgesourcten Services beliebig skalierbar: Stellen Sie neue Mitarbeiter ein, übernimmt Ihr externer Dienstleister das Mehr an Aufwand – und stellt es entsprechend in Rechnung. Genau hier liegt aber ab einer kritischen Personalzahl auch die Crux: Haben Sie keinen internen Lohnbuchhalter beschäftigt, kann externe Lohnbuchhaltung teuer werden!

Geht man von monatlichen Kosten in Höhe von 25 Euro aus, belaufen sich die finanziellen Aufwände bei:

• 1 Mitarbeiter noch auf 25 Euro,
• 5 Mitarbeitern auf 125 Euro,
• 10 Mitarbeitern auf 250 Euro und
• 15 Mitarbeitern auf 375 Euro.

Tipp: Erledigen Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen gesetzeskonform mit der richtigen Lohnabrechnungssoftware.

Einen eigenen Lohnbuchhalter zu beschäftigen, bringt viele Vorteile

An diesem Punkt kommt der eigene Lohnbuchhalter ins Spiel. Zwar muss erst einmal ein geeigneter Kandidat gefunden werden, aber die Investition zahlt sich langfristig auf jeden Fall aus.

Wenn Sie einen Lohnbuchhalter inhouse beschäftigen liegt Ihr größte Vorteil, mit Sicherheit in der größeren Flexibilität: Sie machen sich nicht abhängig von einem externen Dienstleister, sondern halten die Fäden selbst in der Hand. So können Sie bei Bedarf steuernd eingreifen und erforderliche Anpassungen problemlos auch noch in letzter Minute vornehmen. Zudem schützen Sie die sensiblen Lohn- und Gehaltsinformationen, indem die Daten im Unternehmen verbleiben. Stellen Sie neue Mitarbeiter ein oder haben Sie sogar Saisonbetrieb mit Beschäftigungsspitzen, fängt das Ihr interner Mitarbeiter ohne Mehrkosten auf.

Obwohl es viele Vorteile gibt, scheuen gerade kleinere Unternehmen die hohen Personalkosten, die ein eigener Lohnbuchhalter verursacht. Immerhin müssen Sie mit mindestens 2.500 Euro pro Monat rechnen. Auch der regelmäßige Schulungsbedarf spielt dabei eine Rolle.

Goldener Mittelweg für die Lohnbuchhaltung

Deshalb empfiehlt sich der goldene Mittelweg: interne Kompetenz gepaart mit professioneller externer Unterstützung. So ist es in vielen KMU gang und gäbe, dass sich Finanz- und Lohnbuchhalter eine Stelle teilen – oder das Aufgabengebiet in Personalunion bewältigen. Professionelle und kostengünstige Unterstützung bekommen sie dabei aus der Cloud: Denn moderne Lohnbuchhaltungssoftware:

• verschlankt die komplexen Prozesse rund um die Entgeltabrechnung,
• wendet geltende Bemessungsgrenzen und Freibeträge automatisch an,
• ist stets auf dem aktuellen Stand hinsichtlich Gesetze und Verordnungen und
• erledigt die gesetzlich verpflichtenden Meldungen an die Sozialkassen und an das Finanzamt auf Knopfdruck.

Ein Service, der sich bereits ab dem ersten Mitarbeiter rechnet.

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