E-Rechnung: Was Unternehmen jetzt schon beachten müssen

Am 1. Januar 2025 ist es so weit: Der Empfang der E-Rechnung wird für Unternehmen im B2B-Geschäft Pflicht. Damit werden Rechnungen auf Papier oder im PDF-Format in diesem Bereich bald der Vergangenheit angehören. Tatsächlich sollten Verantwortliche mit der Umstellung so schnell wie möglich beginnen. Denn trotz großzügiger Übergangsregelungen gilt, dass der Empfang einer elektronischen Rechnung bereits ab Beginn der neuen Vorschrift möglich wird. Eine frühzeitige Vorbereitung ist daher sehr zu empfehlen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Voraussetzungen gelten und wie Sie am besten vorgehen.

Verpflichtende E-Rechnung: Wer ist betroffen?

Die Pflicht, elektronische Rechnungen zu empfangen und auszustellen, trifft alle im Inland ansässigen Unternehmen, sofern sie im B2B-Geschäft tätig sind. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um ein Haupt- oder Nebengewerbe handelt. Auch die Unternehmensgröße spielt keine Rolle. Selbst Kleinunternehmer oder diejenigen, die steuerfreie Leistungen erbringen, müssen auf die E-Rechnung umstellen. Das Gleiche gilt für Vermieter, wenn sie mittels Option steuerpflichtig an Unternehmen vermieten. Ausnahmen bestehen lediglich für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise.

Unternehmen im B2C-Geschäft können dagegen auch künftig Papierrechnungen ausstellen. Wollen sie stattdessen E-Rechnungen an Endverbraucher versenden, benötigen sie dazu sogar weiterhin deren Zustimmung. Dennoch sollten auch sie überprüfen, ob die Umstellung auf das elektronische Format für sie sinnvoll ist. Dabei kommt es vor allem auf die Möglichkeit zum Empfang an. Immerhin müssen sie ab Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen von Lieferanten zu erhalten.

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Übergangsregelungen für die Umstellung

Grundsätzlich sollen alle Unternehmen ab dem Beginn des Jahres 2025 E-Rechnungen ausstellen und empfangen können. Nach den geltenden Übergangsregelungen sind Rechnungen im Papierformat, in Form einer PDF-Datei oder im EDI-Format jedoch für alle in den Jahren 2025 und 2026 getätigten Umsätze weiterhin möglich. Bei Umsätzen aus dem Jahr 2027 gilt dies dann nur noch für Unternehmen, die im Vorjahr einen Umsatz von weniger als 800.000 Euro erwirtschafteten. Ab 2028 gilt schließlich für alle ausschließlich die Pflicht der elektronischen Rechnung.

Trotz der Übergangsfristen erhält die E-Rechnung bereits ab 2025 Vorrang. Daraus ergibt sich ein Handlungsbedarf für Unternehmen. Denn diese Regelung bestimmt die Verpflichtung, den Empfang, eine revisionssichere Archivierung und die Verarbeitung ab diesem Termin sicherzustellen. Zeit haben die Verantwortlichen lediglich in Bezug auf den Versand ihrer Rechnungen. Wer dabei jedoch zunächst noch auf das PDF-Format setzt, benötigt dafür weiterhin die Zustimmung des Empfängers.

Einführung der elektronischen Rechnung im Unternehmen

Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und übermittelt werden, welches eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das zu nutzende Format müssen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger miteinander vereinbaren. Möglich wäre die XRechnung, die bereits im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern zum Einsatz kommt. Wer auf das ZUGFeRD-Format setzt, muss wissen: Bei dieser Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei erhält künftig das strukturierte Format den Vorrang.

Erst einmal gilt es daher zu prüfen, welches der zulässigen Datenformate im Unternehmen gelesen und verarbeitet werden kann. Ist bisher keine entsprechende Software vorhanden, steht deren Beschaffung an. Bei Bedarf ist eine Erweiterung zu planen.

Im nächsten Schritt sollte ein Überblick über die Abläufe von Rechnungseingang bis zur Archivierung folgen. Hier stellt sich die Frage, ob diese in der gewohnten Form beibehalten werden können oder ob Anpassungsbedarf besteht. In Bezug auf die elektronische Verarbeitung der Rechnungen kommt es dabei auch auf die Zugriffsberechtigungen an. 

Organisatorische und gesetzliche Voraussetzungen schaffen

Bei der Umstellung auf die E-Rechnung ist es entscheidend, die Mitarbeiter mit ins Boot zu nehmen. Ihr Engagement und Verständnis für den neuen Prozess können den Erfolg der Implementierung maßgeblich beeinflussen. Dies geschieht am besten durch umfassende Schulung und aktive Beteiligung der Mitarbeiter von Anfang an, um eine positive Einstellung gegenüber den Veränderungen hervorzurufen. In der Praxis erleichtert die E-Rechnung den Mitarbeitern das Alltagsgeschäft. Dies gilt sowohl beim Rechnungsersteller als auch beim Empfänger. So zeigt es schon jetzt die Erfahrung in Handwerksbetrieben, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten. Grund dafür ist, dass die Software viele Aufgaben automatisiert übernimmt, die im Unternehmen bisher noch manuell erledigt werden mussten.   

Genau wie bisher Rechnungen in Papierform oder anderen zulässigen Formaten, müssen künftig aber auch elektronische Rechnungen die gesetzlichen und organisatorischen Vorgaben erfüllen. Dazu gehört, dass Rechnungsempfänger ihre Echtheit sicherstellen und die Identität des Ausstellers belegen können. Außerdem muss der Inhalt einer Rechnung garantiert unverändert sein. Diese Anforderungen gilt es in einem Kontrollverfahren zu überprüfen. Idealerweise etabliert das Unternehmen diesen Prüfpfad in elektronischer Form, um Medienbrüche zu verhindern und den Vorgang zu beschleunigen.

Den Rechnungseingang sollten Unternehmen nachweisen, indem sie die zugehörigen Daten oder E-Mails speichern. Die bloße Benachrichtigung über das Vorliegen einer Rechnung reicht dabei jedoch nicht. So ist der Eingang beim Web-Download – zum Beispiel von einer Telefonrechnung – zu dokumentieren. Dagegen werden Dokumente bei Nutzung eines Dokumenten-Management-Systems automatisch erfasst und erhalten einen Zeitstempel.

Die Voraussetzungen für den digitalen Rechnungsversand erfüllen Unternehmen am besten mithilfe eines separaten Verzeichnisses für Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Zur besseren Übersicht dient dabei eine Unterteilung nach Jahren und Geschäftskontakten. Wichtig ist außerdem, dass die Lesbarkeit im Rahmen der Aufbewahrungsfrist garantiert ist. Dabei müssen Unternehmen sicherstellen, dass die E-Rechnungen im Eingangsformat archiviert werden. Ein Ausdruck und die Aufbewahrung in Papierform reichen nicht. Allerdings dürfen Unternehmen die Dateien umbenennen, wenn dies für das eigene Ablagesystem erforderlich ist.