E-Rechnung: Was Unternehmen jetzt dazu wissen müssen

Im Januar 2025 ist es so weit: Die elektronische Rechnung – kurz E-Rechnung genannt – wird Pflicht für Unternehmen. Was jedoch zunächst nach einem hohen Aufwand bei der Umstellung klingt, sollte dann im Geschäftsalltag die Abläufe deutlich erleichtern.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Konkret definiert ist die elektronische Rechnung in § 2 der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V). Darin heißt es, dass sie mehrere Voraussetzungen erfüllen muss. Demnach müssen sowohl die Ausstellung als auch die Übermittlung und der Empfang in einem strukturierten elektronischen Format durchgeführt werden. Dadurch erst wird die automatisierte und elektronische Datenverarbeitung möglich. Zu beachten ist dabei, dass eine Rechnung in Form einer PDF-Datei diesen Anforderungen nicht genügt.

Damit es sich tatsächlich um eine E-Rechnung handelt, müssen Unternehmen ein strukturiertes elektronisches Format im Sinne der europäischen Norm EN 16931 für die Belegerstellung verwenden. Dies kann zum Beispiel ZUGFeRD, EDI oder die XRechnung sein. Sie alle ermöglichen eine automatische Weiterverarbeitung ohne Medienbrüche. Das heißt, elektronische Rechnungssysteme können die Belege automatisch einlesen und verarbeiten.

Wer ist von den neuen Regelungen betroffen?

Von der Pflicht zur E-Rechnung sind nur B2B-Geschäfte – also Geschäfte zwischen Unternehmen – betroffen. Grundsätzlich gilt dies allerdings unabhängig von der Unternehmensgröße. Ebenso wenig spielt es eine Rolle, ob ein Unternehmer im Haupt- oder Nebenerwerb tätig ist. Als weitere Voraussetzung gilt jedoch, dass sowohl der Leistungserbringer, als auch der Empfänger im Inland ansässig sein müssen.

Diese Verpflichtung betrifft alle Unternehmensformen, auch Kleinunternehmen – sofern der Rechnungsbetrag 250 EUR übersteigt.

Wann genau kommt die E-Rechnung?

Verpflichtend gelten die Regelungen zur elektronischen Rechnung ab dem 1. Januar 2025. Abhängig von verschiedenen Kriterien sind jedoch großzügige Übergangsfristen vorgesehen:

Ab 01.01.2025: Der Empfang von E-Rechnungen wird ab 01.01.2025 ohne Zustimmung möglich.

Bis Ende 2026:  Stimmt der Rechnungsempfänger zu, ist weiterhin der Versand sonstiger Rechnungen – also in Papierform oder als PDF-Datei – erlaubt.

Ab 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 EUR müssen B2B E-Rechnungen gemäß EN 16931 versenden.

Bis Ende 2027:  Lag der Umsatz des Rechnungserstellers im Vorjahr unter 800.000 EUR, kann er mit Zustimmung des Empfängers weiterhin sonstige Rechnungen versenden.

Ab Januar 2028:  Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden.  

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Grundsätzlich gilt jedoch, dass alle Unternehmen im B2B-Geschäft ab Januar 2025 in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen. Eine Zustimmung für den entsprechenden Versand benötigt der Rechnungsersteller nicht. Zudem ist davon auszugehen, dass viele Unternehmen im B2B-Geschäft ihre Prozesse gleich zu Beginn einheitlich gestalten wollen. Für Lieferanten und Dienstleister, die die Übergangsfristen ausnutzen wollen, könnte sich daraus ein kurzfristiger Handlungsbedarf ergeben. Dies gilt vor allem dann, wenn Auftraggeber den Empfang von elektronischen Rechnungen zur Voraussetzung für die Fortsetzung der Geschäftsbeziehung machen.

Warum wird die elektronische Rechnung Pflicht?

Mit dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes hat der deutsche Gesetzgeber die Einführung der elektronischen Rechnung beschlossen. Ziel des Gesetzes ist es, die Liquidität der Unternehmen hierzulande zu verbessern und sie finanziell zu stärken. Mit dem Schritt zur E-Rechnung folgt Deutschland anderen EU-Mitgliedsstaaten und einigen weiteren Ländern. Dort bildet sie bereits den Standard bei Abrechnungen im B2B-Geschäft.

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist Teil der sogenannten ViDA-Initiative der Europäischen Kommission. Dazu gehört das Maßnahmenpaket „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (VAT in the digital age)“, in dessen Rahmen auch ein elektronisches Meldesystem geplant ist. Dies dient in Zukunft u.a. als Ersatz für die Zusammenfassenden Meldungen (ZM). Anders als ursprünglich vorgesehen, könnte dies aber erst ab 2030 oder gar 2032 der Fall sein.

Erste Schritte zur Umstellung auf die E-Rechnung

Entscheidend für den gelungenen Umstieg auf die elektronische Rechnung ist eine gute Planung. Folgendes Vorgehen ist daher zu empfehlen:

1. 1. Analyse der aktuellen Rechnungsprozesse
   2. Einrichten einer zentralen E-Mail-Adresse für den Empfang der E-Rechnungen
   3. Auswahl des elektronischen Formats und des Versandweges
   4. Implementierung geeigneter IT-Systeme
   5. Schulung der Mitarbeiter
   6. Test der Abläufe
   7. Laufende Anpassungen bei Bedarf

Damit der Rechnungsversand reibungslos funktioniert, sollten Verantwortliche die Empfänger vor Erhalt der ersten E-Rechnung kontaktieren und Kunden und Lieferanten über die Änderungen informieren. So lassen sich gegenseitige Erwartungen und technische Anforderungen am besten abstimmen. Auch mögliche Fehler können auf diese Weise meist zügig ausgeräumt werden.

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