DigiTales #2: Unternehmensdigitalisierung Schritt für Schritt

In der zweiten Folge von #DigiTales – So geht Digitalisierung ist Florian Feddeck unser Gast – studierter Wirtschaftsingenieur und Geschäftsführer der Gießerei Procast Guss mit Standorten in Gütersloh (NRW), Bad Saulgau (BW) und Nortorf (SH). Seit 2019 führt er das traditionsreiche Unternehmen mit 330 Mitarbeitern. Eine der ersten Aufgaben und Änderungen war für ihn von vornherein die Digitalisierung, die im Unternehmen noch nicht weit vorangeschritten war. „Man schafft, dass es funktioniert, indem man einfach mal anfängt. Das ist wie mit allen Projekten“, sagt Florian Feddeck. Wie genau er es angefangen und geschafft hat, erzählt er im Videointerview.

Wir erfahren unter anderem:

1. die ersten Schritte des Unternehmens in die Digitalisierung
2. was es intern und extern zur Umsetzung brauchte
3. wie er seine Mitarbeiter überzeugt hat
4. welche Vorteile die erste Umsetzung konkret gebracht hat

Grundlagenprogramme wurden als Erstes ersetzt

„Viele Mitarbeiter scheuen sich gerade in traditionsreichen Unternehmen – in der old economy – vor der Digitalisierung, im Gegensatz zu Startups, die auch einfach mal anfangen.“ Das ist und war Florian Feddecks Einstellung, als er die Procast Guss übernommen und gesehen hat, dass bezüglich der Digitalisierung noch viel Luft nach oben ist. Denn das Unternehmen verfügte zu dem Zeitpunkt nicht einmal über gängige moderne Tools wie Outlook und Microsoft Office. Stattdessen wurde mit Programmen gearbeitet, die unser Interviewgast noch aus seiner Kindheit kennt: Lotus und Bookwise.

Die veralteten Tools hat er als Erstes durch die Microsoft-Produkte ersetzt, um zum einen Auftragsprozesse besser realisieren zu können und zum anderen, damit er sich durch Microsoft Teams mit den Mitarbeitern austauschen kann und nicht jede Woche an einen der Standorte reisen muss.

Expertise von außen

Obwohl Microsoft Office und Outlook am Markt längst fest verankert sind, musste Florian Feddeck bei der Implementierung das Vertrauen der Mitarbeiter erst gewinnen. Dazu musste er ihnen nicht nur zeigen wie, sondern vor allem dass es funktioniert. „Man muss die Digitalisierung intern stemmen, aber nicht alleine. Denn alles, was eine Veränderung ausmacht, bedarf der internen Umsetzung und des internen Mindsets.“ Deswegen war er darauf angewiesen, dass seine Mitarbeiter mitziehen.

Ganz ohne externe Unterstützung ging es allerdings nicht, denn die Hauptexpertise der Procast Guss ist nicht EDV, sondern das Gießen. Das fing entsprechend bei der EDV an, ging aber auch über die digitalen Tools und noch weiter. Die Softwareanbieter, die das Unternehmen bei der Umsetzung führen, helfen beim Projektmanagement und spielen auch bei der Überzeugung der Mitarbeiter eine große Rolle. Das Change-Management, das die neuen Tools erforderten, konnten die externen Anbieter im Fall der Procast Guss ebenfalls viel besser umsetzen als mit internen Ressourcen.

Bedenken der Mitarbeiter berücksichtigen

Allerdings muss man die Angst einiger Mitarbeiter ernst nehmen. Es hilft, als Geschäftsführer mit gutem Beispiel voranzugehen. „Ich bin Digital Native und konnte alleine vieles realisieren. Wir hatten nicht viele Beratungsmandate und haben Teams intern geschult, vor allem die älteren Kollegen, die nur alte Tools kennen“, sagte Florian Feddeck.

Das führte zu Transparenz und schließlich zu Akzeptanz, sodass die Mitarbeiter die neuen Tools nicht nur nach Vorschrift gebrauchten, sondern weil sie wirklich deren Sinn erkannten. „Ich mache keine Digitalisierung um der Digitalisierung Willen oder um es cool zu finden, sondern es muss funktionieren“, fasst er zusammen.

Vorteil für alle: Zeitersparnis und Aktualität

Ein Beispiel, wie alle im Unternehmen von den neuen Tools profitieren, sind die Videocall-Termine mit allen Standorten gleichzeitig, die später als Hybridveranstaltung reihum an je einem Standort abgehalten werden sollen. Anfangs waren die Akzeptanz und die Teilnehmerzahl nicht so hoch, das änderte sich aber später. „Zuvor habe ich jede Woche an einem anderen Standort eine andere Versammlung durchgeführt, da lag jeweils zu viel Zeit zwischen, auch für die Teamformung“, sagt Florian Feddeck rückblickend.

Auch spart er heute Zeit zwischen den Terminen an einem Tag, weil er nicht von dem einen Raum in den nächsten wechseln muss. Dadurch kann er mehr Termine in einen Tag hineinlegen und auch wöchentliche Reisen an die Standorte fallen weg. Dazwischen gibt es immer eine Woche Home Office, während der unser Interviewgast das Unternehmen von seinem Wohnsitz in Berlin aus steuert. Wegfallen werden die Besuche der Standorte allerdings nicht: „Vieles muss man auch heutzutage noch persönlich machen.“

Ein Schritt nach dem anderen

Ein weiterer wichtiger Punkt, damit die Digitalisierung bei einem Unternehmen wie der Procast Guss funktioniert, ist das schrittweise Vorgehen. Unter anderem deswegen hat Florian Feddeck mit der Umsetzung der Grundlagentools begonnen. Das gesamte Unternehmensumfeld zu digitalisieren, geht nicht in einem Rundumschlag, es benötigt zu viele Ressourcen, die das Budget für das eigentliche Kerngeschäft und die Maschinen auffrisst.

Fehler bei der Digitalisierung

Doch unser Interviewgast hat auch Fehler bei der Digitalisierung des Unternehmens gemacht. Sein größter: „Ich wollte schnell das altbackene Programm weghaben, habe mich dann für etwas Neues entschieden.“ Neu waren in dem Fall zum einen das Programm und zum anderen der Partner, über den Florian Feddeck im Rückblick sagt, dass er hier bei der Wahl zwei weitere Monate Zeit hätte investieren sollen.

Denn bei einem Unternehmen wie einer Gießerei, die ein schwieriger Markt ist, braucht es einen Partner, der auf die Situation eingehen kann und nicht unbedingt den besten. „Unser Budget für IT ist nicht mit dem eines Konzerns vergleichbar. Wir brauchen einfache und günstige Lösungen. So einen Partner hätte ich suchen müssen.“