Wenn Unternehmen ihr Geld nicht bekommen, ist das mehr als ärgerlich. 8 Prozent aller Zahlungen an KMU gehen verspätet ein und 9 Prozent zahlen Kunden erst nach Überfälligkeit. Dadurch kann es zu Liquiditätsengpässen und infolgedessen zu wirtschaftlichen Schäden kommen. Was bewegt Kunden dazu, eine Rechnung nicht zu begleichen, und wie können Unternehmen dem entgegenwirken?
Was KMU das Leben schwer macht: In vielen Fällen gibt es gar keinen triftigen Grund für einen Zahlungsrückstand – das hat der 2017 erschienene Report von Plum Consulting für Sage herausgefunden. Eine aktuelle EOS-Studie zeigt, dass rund ein Drittel der Privat- und Geschäftskunden vorsätzlich nicht zahlen. 46 Prozent der Privatkunden vergessen die Zahlung schlichtweg. Daher ist es umso entscheidender, die Intentionen hinter unbezahlten Rechnungen zu verstehen und an den Ursachen schlechter Zahlungsmoral anzusetzen.
Grund 1: zu lockere Fristen
Die klare Kommunikation von Fristen ist Grundvoraussetzung, damit Unternehmen rechtzeitig ihr Geld erhalten. Gerade Privatkunden wissen oft nicht, dass ihnen gesetzlich 30 Tage zum Bezahlen zustehen, falls keine individuelle Frist vereinbart wurde.
Die Umfrage von Plum Consulting ergab, dass Schuldner die Verspätung teils auf feste Intervalle für die Abarbeitung von Rechnungen zurückführen. Andere gaben an, dass die Zahlung bereits in Bearbeitung sei. Strengere Regelungen bezüglich der Zahlungsfristen könnten die Anzahl der Nicht-Zahlungen senken.
Grund 2: die Größe des Unternehmens
Auch die Größe der Unternehmen hat auf beiden Seiten Relevanz für die Anzahl der Zahlungsausfälle. So besteht laut Plum Consulting auf der einen Seite ein indirekter Zusammenhang zwischen der Unternehmensgröße und der Menge an Fristüberschreitungen. Je größer das Unternehmen, desto mehr Kunden und desto mehr verspätete Zahlungen.
Auf der anderen Seite kann die Finanzkraft der Kunden wichtig werden. Diese ist bei kleineren Unternehmen zum Teil schwächer. Laut EOS geben 56 Prozent der Geschäftskunden als Grund ihrer Nicht-Zahlung an, dass ihre eigenen Kunden nicht zahlen. Eine Möglichkeit zur Absicherung ist daher die Prüfung der Finanzkraft der Neukunden durch Bonitätsprüfer. Ein Score-Wert lässt Rückschlüsse auf die Vertrauenswürdigkeit des Kunden zu. Ist er niedrig, sollten Vorkasse, Anzahlung und Ratenzahlung die Zahlungsoptionen der Wahl sein.
Studie zu verspäteten Zahlungen
- Analyse: Folgen verspäteter Bezahlung von Rechnungen für kleine und mittlere Unternehmen
- Betrachtung: Ausmaß des Problems sowie Möglichkeiten zu seiner Lösung
- Basis der Befragung: 3.000 Unternehmen in 11 Ländern
Grund 3: Fehler bei der Rechnungsstellung
Formale Fehler bei der Rechnungsbearbeitung sind für rund 30 Prozent der Geschäftskunden ein Grund für eine schlechte Zahlungsmoral. Je nach Typ reagieren Kunden mitunter enorm sensibel auf formelle Fehler, ohne dass der Rechnungssteller über den Fehler in Kenntnis gesetzt wird.
In unserem E-Book „Die Kunst bezahlt zu werden“ wird der Fehlersucher als ein Kunde charakterisiert, der auf korrekte Abläufe fixiert ist. Bereits fehlende Bestellnummern führen zum Zahlungsausfall. Um das zu vermeiden, sollten Unternehmen den Rechnungsstellungsprozess weitgehend automatisieren, um Fehler zu minimieren oder beispielsweise kundenspezifische Checklisten abarbeiten. Eine einmal akzeptierte Rechnung dient als Vorlage für weitere Jobs.
Grund 4: der Kunde und seine Eigenheiten
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) wollen ihre Kundenbeziehungen oft nicht belasten, indem sie Zahlungen einfordern. Doch wie bereits erwähnt, haben spezifische Kundentypen andere Gründe für Nichtzahlungen. Diese zu verstehen, dient der Verbesserung der Kundenbeziehung und folglich der Verbesserung der Zahlungsmoral.
Neben dem bereits erwähnten Fehlersucher gibt es den sogenannten Multitasker. Dieser wird zum säumigen Zahler, wenn er unter Zeitmangel leidet. Er benötigt Verständnis und eine einfache Abrechnung. Aufschieber wissen, dass sie zu spät bezahlen, vermeiden jedoch direkte Konfrontationen. Hier ist es wichtig, dass die ausstehende Zahlung präsent gehalten wird.
Grund 5: die falschen Bezahlmöglichkeiten
So unterschiedlich die Kunden, so unterschiedlich sind ihre bevorzugten Zahlungswege. Beim Angebot von Bezahlsystemen kommt es zum einen auf Vielfalt und zum anderen auf das Zuschneiden auf spezifische Kundenwünsche an.
Rund ein Drittel der Kunden bezahlt am liebsten mit PayPal. Kunden verbinden PayPal mit Sicherheit, Einfachheit und Vertrauenswürdigkeit. Bereit 2015 boten 44,4 Prozent der B2B-Händler PayPal an.
Auch Sage hat PayPal als Zahlungsoption in Sage 50 integriert, um Firmen zu helfen, ihre Zahlungen einfacher zu erhalten und die Liquidität zu verbessern. Nutzer von Sage 50 ermöglichen ihren Kunden via ein PayPal-Geschäftskonto, die erstellten Rechnungen über verschiedene Zahlarten wie PayPal, Lastschrift oder Kreditkarte zu begleichen – online, auf einem mobilen Gerät, in einer App oder persönlich.
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