Die mehrdimensionale Sicht: So managen Sie Kundenprojekte erfolgreich

Ob große Kundenprojekte oder mehrere kleine: Im operativen Projektgeschäft haben Mitarbeiter meistens mit vielen Akteuren zu tun. Die Kunden und Lieferanten mit all ihren Ansprechpersonen müssen adäquat betreut und rechtzeitig über Entwicklungen informiert werden. Frühestmögliche Rechnungsstellung und aufmerksames Zahlungsmanagement sind gut für die Liquidität des Unternehmens. Eine mehrdimensionale Verwaltung aller Kontaktdaten spart viel Zeit und sichert den Projekterfolg.

Von der Kundenbeziehung zum ganzheitlich geschäftlichen Beziehungsmanagement

Gewachsene IT-Strukturen ähneln in vielen Unternehmen meist noch einem Archipel: Viele Insellösungen, die durch unterschiedlichste Verfahren verbunden sind. Daten werden hin- und her kopiert und abgeglichen, mal in Echtzeit, mal nur in Intervallen. Dabei wäre es viel sinnvoller, wo immer möglich Funktionen und Prozesse in ein einheitliches, leistungsstarkes Gesamtsystem zu überführen.

Die meisten Unternehmen haben ein solches System ohnehin schon im Haus. Das Enterprise Resource Planning (ERP) ist für handels- wie auch produzierende Unternehmen und Dienstleister das Kernstück ihres operativen und strategischen Geschäfts. So spielt beispielsweise die Stammdatenverwaltung die zentrale Rolle für ein erfolgreiches Kundenmanagement.

Flexibel und individuell: Projektmanagement mit ERP

Vorteile eines integrierten Projektmanagements:

• Flexible Projektplanung
• Ressourcenmanagement
• Übersicht

 

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Kontakte und Beziehungen

Meist sind ERP-Lösungen modular erweiterbar. Sie stehen damit allen Mitarbeitern verschiedener Abteilungen gleichermaßen zur Verfügung: den Projektmitarbeitern, der Buchhaltung, dem Marketing sowie dem Einkauf oder Vertrieb. Es ist die Weiterentwicklung des Kundenbeziehungsmanagements (CRM) zum generellen, geschäftlichen Beziehungsmanagement (xRM) – wobei das x für Kunden, Kooperationspartner, Mitarbeiter etc. steht.

Damit wird aus einer gewöhnlichen digitalen Visitenkarte eines Kunden, die nur Name, Adresse und Telefonnummer enthält, ein Datensatz, der um alle nützlichen und notwendigen Informationen angereichert ist, die im Unternehmenskontext anfallen.  Wenn der Kunde anruft, sind E-Mails, Verträge und Telefonnotizen gleich im Blick. Das gibt der Servicequalität einen entscheidenden Schub.

Management der Kundenprojekte, Service und Support

Konsequent angewendet, lässt sich zu einer Person oder einer Firma schnell vieles ersehen. Beispielsweise in welchen Kundenprojekten sie involviert war und ist, welche schriftliche Kommunikation mit ihr stattfand und ob offene Anfragen von ihr vorliegen. Je mehr Daten gepflegt und verknüpft werden, desto besser ist das Abbild des Kunden, Kooperationspartners oder Lieferanten. Damit können Kommunikationsfehler und Informationslücken verringert und die Projekt- und Servicequalität erhöht werden. Der schnelle Ein- und Überblick verringert gerade in Teams den Zeitaufwand erheblich.

Controlling für Kundenprojekte

Von einer gut integrierten ERP-Lösung profitiert auch das Controlling. In erster Linie sind es die Auswertungen in Echtzeit, die strategische und operative Entscheidungen beschleunigen und effektiver machen. Gute Auswertungsvorlagen und die Möglichkeit, eigene Auswertungen zu erstellen bieten Controlling und Management gute Sichten auf alle wichtigen Unternehmensbereiche wie z. B. Vertrieb, Service und Projektierung.

Marketing und Vertrieb

Bestandskunden beauftragen viel schneller als Neukunden. Bei welchen Kunden sich die persönliche Vertriebsarbeit am ehesten lohnt, kann aus einem ERP-System anhand der Umsatzzahlen, der Kontakthäufigkeit, der Nachbestellung oder anderen Indikatoren leicht ausgelesen werden.

Eine zentrale Kundendatenpflege, die Kontakte mit bisherigen Aktivitäten verknüpft, ist eine ideale Grundlage auch für großflächige Marketing-Aktionen oder allgemeine Kommunikation zur Kundenpflege. Jedes Unternehmen sollte mit ihren Bestandskunden im Gespräch bleiben, auch wenn gerade kein Auftrag vorliegt.

Werden aus Kontakten Leads und Opportunities, helfen xRM-Funktionalitäten, die Verkaufschancen in allen Vertriebsstufen zu qualifizieren und am Ball zu bleiben.

Erfolgreiche Kundenprojekte mit ERP

Schlankere Prozesse, weniger Klicks, besserer Service – wer aus seinem CRM ein xRM macht, Daten sauber erfasst und nutzt, hat schon die Basis für erfolgreiche Kundenprojekte mit ihrem ERP-System gelegt. Es lohnt sich, die eigene Unternehmens-IT um ein starkes ERP-System mit strukturierten xRM-Daten herum aufzubauen: Stammdaten sind aktuell, alle weiteren Daten stehen bereit – Dokumente und E-Mails. Hierauf lässt sich auch eine Automatisierung aufbauen.

Das ist das Gute an der Kundenverwaltung mit ERP und xRM: Sie passen modulare Lösungen auf Ihre Bedürfnisse an und bleiben flexibel. Fr künftige Unternehmensentwicklungen ist ERP leicht skalierbar.