Die Entwicklung der Lohnabrechnung in den nächsten zehn Jahren

Nichts darf schief laufen, wenn es um die Gehalts- und Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeiter geht. Jeder Fehler kann das Vertrauen Ihrer Angestellten in Sie erschüttern, die Kompetenz Ihres Unternehmens in Zweifel ziehen – und kann schlimmstenfalls auch noch richtig teuer werden. Dass sich darüber hinaus die lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften ständig ändern, macht das Thema für Sie als Arbeitgeber nicht einfacher. Welchen Wandel es auf diesem Gebiet in den vergangenen zehn Jahren gab und was die Zukunft bereithält, erfahren Sie hier.

Gar nicht lange her: entweder tief einarbeiten oder teuer auslagern

Was für ein kompliziertes Geschäft, die Gehalts- und Lohnabrechnung! Jeder Unternehmer, der seine Arbeit auf mehrere Schultern verteilt und Angestellte beschäftigt, stand noch vor zehn Jahren vor der Wahl: Selber einarbeiten, einen Arbeitnehmer dafür abstellen oder die Abrechnung einem Steuerberater oder einem anderen externen Experten übergeben? Weitere Optionen gab es nicht. Und das Thema ist enorm komplex, von den Stichworten kann einem leicht der Kopf schwirren: Nettogehalt, Lohnnebenkosten, Sozialversicherung, Lohnsteuer, Steuerklasse, Freibetrag, Bruttolohn, Beitragsbemessungsgrenzen und vieles mehr. Was vor allem viele klein- und mittelständische Unternehmer dazu bewegte, einen Steuerberater zu engagieren und zu bezahlen – auch um keine der zahlreichen Gesetzesänderungen zu verpassen.

Meilenstein: Internet und Cloud brachten die Gehalts-Software

Eine neue Alternative für die Gehalts- und Lohnabrechnung tat sich für Unternehmer mit der digitalen Revolution und ihrer allgegenwärtigen Verbreitung auf. Online-Gehaltsrechner erreichten den Markt und setzen sich bis heute zunehmend durch. Sie erlauben es Unternehmern, Abrechnungen leicht und rechtssicher selber zu erstellen, ohne dafür selbst zum Experten werden zu müssen. Der große Vorteil: Sowohl das Unternehmen als auch die Steuerberater können sich auf ihre Kernkompetenzen besinnen. Denn der Online-Gehaltsrechner bezieht alle wichtigen Faktoren und jede aktuelle Änderung in die Lohnthematik ein und erstellt die Abrechnungen fristgerecht. Sobald eine Abrechnung digital erfolgt ist, geht sie per integrierter Schnittstelle automatisch ans Finanzamt, die Krankenkassen oder die Sozialversicherungsträger. Die Lohnabrechnung hat sich gewandelt, ist günstiger und berechenbarer geworden.

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Mehr Komplexität – Tendenz steigend

Daneben gibt es weitere Entwicklungen. Ein Trend, der sich seit Jahren abzeichnet, und bei dem kein Ende in Sicht ist: Die Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnungen steigt stetig. Neue Gesetze und Vorschriften, veränderte Tarife, stark spezialisierte Jobs, Änderungen im Steuerrecht, Mindestlohn, veränderte Beitragssätze, Anpassungen nach europäischem Recht – statt einfacher wird der Abrechnungsbereich immer komplexer. Für viele Spezialfragen und Sonderlösungen ist eine tiefgehende Expertise nötig. Genau das erwarten Finanzämter und Mitarbeiter von Ihnen. Was bedeutet, dass auch in Zukunft interne oder externe Experten nötig sein werden – oder die rechtssicheren Online-Gehaltsrechner.

Das bringt die Zukunft an gesetzlichen Änderungen

Einige der kommenden Änderungen zeichnen sich bereits ab. So soll die duale Berufsausbildung attraktiver und vergleichbarer werden. Damit einher geht unter anderem, dass es ab Anfang 2020 eine Mindestvergütung für Azubis geben soll. Außerdem gibt es einschneidende Neuerungen bei der Erfassung der Arbeitszeit. Der Gerichtshof der Europäischen Union verpflichtet Arbeitgeber dazu, die täglichen Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer genau abzurechnen. Die Umsetzung dieser Gesetzgebung wird große Auswirkungen auf die Lohnabrechnung vieler Unternehmen haben. Änderungen kommen zudem auf verschiedene Branchen zu, etwa die Paketbranche mit ihren vielen Subunternehmern, die Neuerungen bei den Sozialversicherungsbeiträgen erwartet.

Weg vom Papier hin zur digitalen Cloud-Lösung

Auf dem Weg Richtung Zukunft wird außerdem der Bildschirm immer wichtiger. Noch vor einer Dekade erhielt fast jeder Arbeitnehmer seinen Gehaltszettel per Post. Doch das ändert sich gerade. Immer mehr Unternehmer stellen ihren Angestellten die laufenden Lohnabrechnungen in einem geschützten Portalbereich digital zur Verfügung. Für die Unternehmen entfallen damit kostspielige Arbeiten wie Sortieren, Kuvertieren und Versenden der Briefe. Die digitale Benachrichtigung über die Lohnabrechnung entwickelt sich sehr dynamisch und wird das Papier in den kommenden Jahren weiter ersetzen.

Datensensibilität bleibt aktuell, die Sicherheit wächst

Natürlich nur, wenn die Datensicherheit gewährleistet ist. Denn Mitarbeiterdaten sind hochsensible Daten, die keinesfalls in falsche Hände geraten dürfen. Daher sind sichere Cloud-Plattformen und beste Sicherheits-Infrastrukturen das Top-Thema der Zukunft – ob in zehn, 20 oder 30 Jahren. Sicherheitsvorkehrungen müssen permanent geprüft und auf dem neuesten Stand gehalten werden, denn sie sind die Basis der onlinebasierten Lohn- und Gehaltsrechner.

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