Daten-Schätze heben – mit der richtigen Visualisierung

Durch die Digitalisierung von Finanzprozessen gewinnen Unternehmen umfassende Daten über das operative Geschäft und ihre Kunden. Und diese Datenberge sind wahre Schätze: Richtig interpretiert, lassen sich daraus wertvolle Erkenntnisse gewinnen, von denen nicht nur Führungskräfte, sondern alle in der Firma bei Entscheidungsprozessen profitieren. 

Daten als Entscheidungsgrundlage

Wie wichtig es ist, dass auch Nicht-Finanzler die aktuellen Zahlen kennen und verstehen, zeigt sich im Trend zum visuellen Berichtswesen. Dass sich Entscheidungsträger stark für einfachere Methoden der Erkenntnisgewinnung interessieren, bestätigt auch eine Foundry-Studie zum Thema Daten und Analyse von 2021: So testen oder nutzen bereits 69 Prozent der befragten Unternehmen visuelle Dashboards und andere Tools zur Datenvisualisierung. Laut Gartner werden ansprechend aufbereitete Daten – so genannte „Data Stories“ – bis 2025 die häufigste Analysemethode in der Geschäftswelt sein. 

„Durch die benutzerfreundliche Darstellung von Finanzdaten lassen sich Zusammenhänge erkennen, die man sonst übersehen hätte“, weiß Scott Freedman, als Marketingleiter für Sage-Finanzlösungen zuständig. „Mit diesen Informationen können Sie Entscheidungen treffen, die Ihr Geschäft voranbringen.“  

Wie gelingt die richtige Visualisierung von Daten?

Allerdings muss sich das moderne visuelle Berichtswesen in vielen Firmen erst noch durchsetzen. Über die Hälfte der Finanzteams hat laut Gartner weiterhin Schwierigkeiten damit, zuverlässige Daten und Berichte bereitzustellen, die den Mitarbeitern im Finanzwesen bei gut informierten Entscheidungen helfen. 

„Datenbestände sind weiterhin stark isoliert. Auch werden Daten auf eine Weise dargestellt, die eine sinnvolle Auswertung für einen bestimmten Zweck unmöglich machen“, so Freedman. 

In vielen Firmen werden Finanzinformationen weiterhin in Tabellenkalkulationen gepflegt – eine denkbar ungeeignete Methode, bei der Entscheidungsträger auf Live-Daten verzichten müssen. „Damit erhalten Sie lediglich eingefrorene Finanzdaten“, gibt Freedman zu Bedenken. „Dann kennen Sie vielleicht die Performance der letzten Wochen oder noch länger zurückliegender Zeiträume, aber Ihnen fehlen die nötigen Echtzeit-Daten, die Sie für tragfähige Prognosen brauchen.“ 

Anpassbare Dashboards erzählen die ganze Geschichte

Da sich Planungssicherheit so nicht erreichen lässt, interessieren sich immer mehr Geschäftsleitungen für neue Lösungen. Lösungen, die Daten aus allen Unternehmensbereichen sammeln und in anpassbaren Dashboards darstellen können. Und das bringt zusätzliche Vorteile. Solche Dashboards zeigen nämlich mehr als nur die reinen Fakten und Zahlen: Tatsächlich entsteht dadurch ein Narrativ, das die Daten im Kontext darstellt – gemeinsam mit praktischen Grafiken und Diagrammen zur Veranschaulichung. Als Finanzleiter können Sie mit Ihrem Team die Informationen einfach filtern. So sehen Sie auf einen Blick, was funktioniert und was nicht. Diese Erkenntnisse lassen sich dann nutzen, um Betriebsabläufe zu verbessern oder neue Umsatzchancen zu entdecken. 

Unser Tipp: Daten bestehen nicht nur aus Fakten, sondern brauchen ein Narrativ

Zum Beispiel kannte Quicksilver Express – ein Kurierdienst – trotz der vielen Daten über seine Flotte nicht die Rentabilität einzelner Fahrzeuge. Nach der Einführung der ERP-Lösung von Sage änderte sich das: Seitdem kann das Finanzteam die Gewinne und Verluste für jeden Transporter genau analysieren. So hat das Unternehmen u. a. herausgefunden, dass man zu viel für die Arbeitsunfallversicherung zahlte. Durch entsprechende Anpassungen hat der Kurierdienst bislang über 90.000 € eingespart. Weitere Einblicke, die man dank der neuen Plattform gewann, führten zu Änderungen, die die Gesamtrentabilität einer Standorte um 5 bis 25 Prozent verbesserten. 

Neben der Verbesserung der Geschäftsergebnisse erleichtert der Informationsaustausch über anpassbare Dashboards auch die Kommunikation zwischen Führungskräften und ihren Teams. Warum? Weil klassische Berichte nicht automatisch aufzeigen, warum Ergebnisse wichtig sind. Werden die Zahlen aber im Kontext mit Grafiken erklärt, hat das einen starken Effekt: Mitarbeiter können die Zahlen besser verstehen und das wiederum hilft Managern bei der Vermittlung der Zielvorgaben. 

Mit Dashboards in die Zukunft blicken

Ein weiterer Vorteil: Teams können mit den Dashboards experimentieren und neue Ideen mit Echtzeitinformationen in Diagrammen und Grafiken durchspielen, z. B. wie sich Prozesse oder Leistungsangebote verbessern lassen. Freedman dazu abschließend: „Sie erhalten Insights in Echtzeit, mit denen Sie rückblickende Analysen oder Prognosen erstellen können – Sie können quasi in die Zukunft sehen.“ 

Unterstützung durch KI Technologie

Eine saubere Analyse der Finanzdaten unter Berücksichtigung aller Kosten, Transaktionen und Rechnungen bildet die Grundlage einer weitsichtigen Geschäftsführung. Vor allem bei der Prüfung wiederkehrender Buchhaltungsprozesse und Transaktionen leisten Automatisierungen wertvolle Dienste. KI-Technologie erkennt Muster in der Finanzplanung und sorgt damit für Transparenz bei der Analyse und Kategorisierung. Auch digitale Assistenten, die KI gestützt arbeiten, erkennen schnell Ausgaben, die nicht den Vorschriften entsprechen und versenden automatisiert entsprechende Benachrichtigungen an die betreffenden Mitarbeiter. 

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