Best Practise ERP-Einführung remote: Mit frei gewordenen Zeit­ressourcen den Digitalen Wandel anstoßen

Die Folgen der einschneidenden, weltweiten und lokalen Maßnahmen sind bislang noch schwer abschätzbar. Vor allem die Gesundheit und die Wirtschaft betreffende Szenarien stehen im Fokus. Doch auch die Optimisten kommen zu Wort und preisen neue Möglichkeiten an – von der sich erholenden Umwelt bis hin zur persönlichen und gesellschaftlichen Entschleunigung. In diesem Beitrag stellen wir ein Unternehmen vor, in dem gerade jetzt die ERP-Einführung remote inklusive Meetings, Beratungen, Anpassungen und Schulungen abläuft.

Digitaler Wandel im Eiltempo

Besonders ein Bereich wird gerne für die Positiv-Effekte genannt, sowohl im Privatleben als auch für die Wirtschaft: die Beschleunigung des Digitalen Wandels. Viele beschäftigen sich mit neuen Themen und Technologien, sei es, weil sie diese vorher nicht benötigt haben oder sei es, weil sie nun Zeit dafür finden. So lernen Großeltern Smartphones und Video-Telefonie kennen, Arbeitnehmer halten Video-Konferenzen ab, teilen Bildschirme und nutzen Sharepoints. Schüler lösen Aufgaben in der digitalen Schule. Das Alles ersetzt natürlich nicht die „echten“ Kontakte, die der Mensch als soziales Wesen so dringend braucht. Aber man kann darin auch eine Chance für die Zukunft sehen. Der viel besprochene Digitale Wandel hält Einzug ins Privat- und Erwerbsleben – im Eiltempo. Und der Trend geht weiter in diese Richtung. Die Akzeptanz für Homeoffice und beispielsweise Web-Konferenzen ist sehr hoch. So werden unsere neu gewonnenen Fähigkeiten auch nach der Krise einen festen Platz im Arbeitsleben haben.

Zeit für den digitalen Frühjahrsputz

Auch Unternehmen erreichen einen vorher nie gekannten Grad an Digitalisierung. Die Notwendigkeit einer zentralen Datenhaltung und möglichst digitaler Abläufe werden entscheidend, wenn die Mitarbeiter vom Homeoffice aus arbeiten. Und dann sind da auch die vielen Unternehmen, in denen derzeit fast alles stillsteht. Aufträge brechen weg, die Existenz ist trotz staatlicher Zuschüsse gefährdet. Man muss sich entscheiden, ob man neue Wege einschlägt wie z.B. einen Online-Shop eröffnen. Solche Projekte wurden in der Vergangenheit oft auf die lange Bank geschoben, aber gerade jetzt nutzen Unternehmen die frei gewordenen, zeitlichen Ressourcen. Was der ausgedehnte Frühjahrsputz und der neue Anstrich der Wände dem Privatmenschen ist, das ist das digitale Ausmisten oder die neue Firmen-Homepage dem Unternehmer. Was heute besorgt werden kann, kann morgen dafür sorgen, frisch durchstarten zu können.

ERP-Einführung remote: Warum wir neue Wege gehen

Eines dieser Projekte kann auch der Aufbau einer effizienten IT-Landschaft sein, wie zum Beispiel eines zentralen ERP-Systems. Gerade cloudbasierte Systeme stoßen zunehmend auf Interesse. In der Regel ist der finanzielle Aufwand geringer als für lokal installierte Lösungen. Es entfallen Kosten und Zeit für interne IT, neueste Hardware und vor allem für die Datensicherheit. Der Anwender muss sich nicht selber um ständige Sicherheitsauflagen kümmern, sondern lässt diese Verantwortung beim Anbieter. Außerdem ist der Datenzugriff von überall möglich, ohne umständliche Remote-Zugänge. Flexibles Arbeiten ist also in dieser Hinsicht ohne Einschränkung und direkt möglich.

Best practice: ERP-Rollout in Corona-Zeiten

Gabriele Rödel leitet auf Seiten von Sage das Projekt zur digitalen ERP-Einführung bei ESPA Deutschland.

Ob Unternehmen gerade jetzt so ein umfangreiches Projekt angehen oder die zusätzlichen Kosten scheuen, ist noch nicht abzusehen. Gabriele Rödel ist Projektmanagerin für ERP-Projekte bei Sage. Auch sie bestätigt, dass es sinnvoll sein kann, jetzt zeitintensive Projekte anzugehen, weil das Tagesgeschäft nicht so angespannt ist. Auch die ERP-Einführung remote ist möglich.

Sie berichtet von ihrem aktuellen Projekt beim deutschen Vertriebsstandort des spanischen Unternehmens ESPA, einem Hersteller für Pumpen. Das Unternehmen besitzt weltweit 14 Standorte und beschäftigt 350 Mitarbeiter. Bei ESPA ist Sage X3 bereits in Italien im Einsatz und soll nun auch international ausgerollt werden. Gabriele Rödel:

„Der Projektstart für den deutschen Standort ist genau in die Zeit gefallen, wo die Kontaktsperre eingetreten ist. So haben wir das gesamte Kickoff mit allen zehn Teilnehmern digital abgehalten. Ich fand es natürlich ein bisschen schade um die persönliche Komponente, aber das ging eben dieses Mal nicht.“

ERP-Einführung remote: der Kick Off als Websession bei ESPA Deutschland.

Frau Madeleine Boost, Projektleiterin ERP-Einführung bei ESPA Deutschland

Auf Seiten von ESPA ist Madeleine Boost Projektleiterin. Sie betreut neben dem Rechnungswesen auch das Controlling, das Personalwesen und das gesamte Backoffice bei ESPA in Deutschland. Über die Auswirkungen der Krise für ihr Unternehmen berichtet sie: „Was uns besonders getroffen hat, war der Shutdown in Spanien und Italien, das sind die beiden Standorte unserer Hauptlieferanten.“

Chancen ergreifen

Eine Chance sieht sie in der zunehmenden Digitalisierung: „Moderne Kommunikationstechnik wie Video-Konferenzen nutzen wir ohnehin schon länger im Bereich Außendienst. Das werden wir aber noch in weiteren Bereichen etablieren. Außerdem wollen wir auch endlich unsere Pläne zu einem Online-Shop angehen.“

Hinsichtlich des ERP-Rollouts sieht sie ebenfalls einen positiven Aspekt: „Ich habe viel zu tun, aber zurzeit ist das Tagesgeschäft nicht auf dem Niveau, auf dem es früher war. Ich habe mehr Zeit und Ruhe, mich in die Implementierung reinzuknien, die Artikel aufzuräumen, die Kategorisierungen zu machen und das alles mit Liebe und Hingabe anzulegen.“

Initialisierungsphase ohne analoge Kontakte

Sie zieht bereits eine Woche nach Projektstart eine sehr positive Bilanz: „Ich muss sagen, dass wir eine schöne Initialisierungsphase hatten. Dass wir uns per Video-Konferenz zum ersten Mal getroffen haben, fand ich völlig in Ordnung, ebenso die späteren Analyse-Termine. Die Sage Consultants waren immer sehr gut vorbereitet und sind sehr strukturiert vorgegangen. So wussten wir an jeder Stelle der einwöchigen Analyse-Phase, wo wir uns befinden und was als nächstes zu tun ist.“

Gabriele Rödel erklärt den Prozess des Rollouts, wie er ohne Kontaktsperre läuft: „Normalerweise finden sowohl Kickoff als auch Analysen mit den verschiedenen Beratern an einem Stück vor Ort statt. Es wird auf zwei Tage komprimiert, um es effizienter und kostensparender zu gestalten. Bei ESPA haben wir die Einzeltermine für den Analyse-Block auf eine Woche verteilt. Die Zeit drängte ja nicht, denn sie fanden ja online statt.“

Madeleine Boost von ESPA hält das Remote-Consulting für sinnvoll:

„Kickoff-Meeting abzusplitten und dann jeden Tag ein Stück zu bearbeiten, war ein Segen. Das Ganze war viel entzerrter und dadurch sehr entspannt. Ob man an zwei geballten Tagen so viel mitgenommen hätte, weiß ich nicht.

Ich würde den gesamten Analyse-Prozess sogar auf zwei Wochen ausdehnen. Dann hätte man noch mehr Zeit, alles vor- und nachzubereiten und spart dann wiederum später Zeit.“

Schritt für Schritt Grundlagen legen

Frau Boost: „Die einzelnen Initial-Aufnahmen haben in kleinen Teams stattgefunden, immer mit den jeweiligen Key-Usern unsererseits und den zuständigen Sage Consultants. Das hat viel gebracht und wir haben die Grundlagen gelegt. Zunächst haben wir zwei Tage in einem Test-System gearbeitet und danach schon im Live-System. Als erstes wollen wir jetzt die Finanzbuchhaltung ans Laufen bekommen. Da sich der Import historischer Daten als schwierig gestaltet, haben wir entschieden, dass wir das Jahr 2020 nachbuchen. Einerseits ist das Jahr noch recht jung und andererseits ist es auch nicht so viel wie in anderen Jahren. Gestern hatte ich eine Telefonkonferenz zur FiBu, da wurde mir gezeigt, wie ich meine Sonder-Sachkonten anlege. Jetzt habe ich eine Woche Zeit bis zum nächsten Termin, um die Daten einzugeben. Als zweiter großer Block kommt dann die Warenwirtschaft. Und so geht das dann Schritt für Schritt weiter. Der Vorteil an Sage X3 ist, dass das System sehr intuitiv ist.“

Neue Maßstäbe für die Zukunft?

Ab Mai starten dann die Schulungen, die vermutlich auch noch remote ablaufen werden. Madeleine Boost ist zuversichtlich, was den weiteren „digitalisierten“ Verlauf des Projektes angeht. Auf die Frage, was sie am analogen Arbeiten vermisst, sagt sie: „Sicher wäre es nett, man hätte alle Beteiligten persönlich kennengelernt. Das ist aber alles nichts, das man jetzt nicht erst beiseite schieben kann. Vielleicht können wir das Go-Live im Juli ja auch bei einem gemeinsamen Grillfest feiern.“

Auch Gabriele Rödel ist zufrieden mit dem Ablauf der ersten Phase der ERP-Einführung remote bei ESPA. Ob es auch in Zukunft eine Kombination aus Präsenztagen und Remote-Consulting geben wird oder ob es für den regulären Betrieb vielleicht doch besser ist, sich komprimierte Blöcke freizuschaufeln, gilt es noch zu analysieren.