Elektronische Zeiterfassung: Best Practice Beispiel Regionalbus Leipzig

Unternehmen des Öffentlichen Nahverkehrs (ÖPNV) und natürlich auch private Anbieter stehen vermehrt vor der Herausforderung, geschäftsrelevante Daten, wie beispielsweise Personalinformationen, transparent, flexibel und sicher bereitzustellen – auch wenn Fahrer und Vorgesetzte gerade unterwegs und nicht in der Zentrale sind. Die elektronische Zeiterfassung spielt dabei eine wichtige Rolle und wird mit dem EuGH-Urteil zur Erfassung der Arbeitszeiten wohl Pflicht für alle Unternehmen. Die Regionalbus Leipzig GmbH hat sich dieser Aufgabe gestellt und wichtige Bereiche des Personalwesens, darunter Arbeitszeiterfassung und Personalabrechnung, digitalisiert. Wir zeigen, wie das Unternehmen HR-Aufgaben in diesen Bereichen effizienter und kostensparender erledigen kann.

Früher von Pappe: Manuelle Arbeitszeiterfassung

Die Regionalbus Leipzig betreibt den größten Teil des Bus-Regionalverkehrs rund um die Messestadt und hat vier Standorte im Landkreis. Von den über 300 Mitarbeitern in Fahrdienst, Verwaltung und Werkstatt sind rund 230 als Busfahrer angestellt. Um Warenwirtschaft, Rechnungs- und Personalwesen zu automatisieren und hierdurch Aufwand zu minimieren, nutzt das sächsische Unternehmen eine integrierte Unternehmenslösung. Thomas Fröhner, Leiter Organisation, berichtet: „Früher haben wir Pappzeitkarten geführt, auf denen jeder Fahrdienstmitarbeiter seine Arbeitszeiten manuell erfasst hat. Disponenten kontrollierten zudem täglich die Richtigkeit, Mitarbeiter errechneten Zuschläge, Sonderleistungen und mehr per Hand. Anschließend trug eine Mitarbeiterin die Zeiten jeden Monat ebenfalls händisch ein.“ Dieses Vorgehen war nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig.

Heute digital: Elektronische Zeiterfassung und Ressourcenplanung

Die Zeiterfassung der Regionalbus-Mitarbeiter ist dank Software nun elektronisch, lückenlos und integriert. Wurden Arbeitszeiten zuvor in Viertelstundenschritten erfasst, geschieht dies heute mit der elektronischen Zeiterfassung minutengenau und bereits während des Fahrdienstes. Organisationsleiter Fröhner kommentiert: „Unproduktive Zeiten von bis zu 28 Minuten pro Tag und pro Mitarbeiter wurden so eliminiert. Bei einem vorsichtigen Kalkulationsansatz ergibt die Betrachtung über ein Kalenderjahr hinweg ein Potenzial von vier Stellen, die in die Personalplanung des Fahrdienstes des Unternehmens aufgenommen werden können. Durch den Wegfall der manuellen Erfassung der Zeiten kommen nochmal mindestens zwei Arbeitstage in den Dispositionen pro Monat dazu.“ Die automatische Datenerfassung trägt zudem zu Qualitätsverbesserungen bei und optimiert die Ressourcenplanung. Als Grundlage können hierbei Ist-Daten, Schichtmodelle, Dienstpläne, Rahmenpläne sowie individuelle Zielvorgaben dienen. So lassen sich auch Mitarbeiter besser in die Arbeitszeitgestaltung einbeziehen.

Ein weiterer HR-Bereich, den die Regionalbus Leipzig GmbH neben der elektronischen Zeiterfassung optimiert, ist die Personalabrechnung. Dies sorgt in diesem Bereich für eine verbesserte Datenübersicht: Reports und Auswertungen unterstützen das Controlling aller Abrechnungs- und Meldedaten.

Mehr Flexibilität und Teilhabe im Mitarbeiterportal Programm

Darüber hinaus stellt der Verkehrsbetrieb relevante Funktionen der Zeitwirtschaft und Lohnabrechnung der Belegschaft über das Mitarbeiterportal zur Verfügung. Das Portal ist bei Regionalbus Leipzig in das betriebliche Intranet eingebunden und läuft seit 2018 über mehrere Infoterminals. Mitarbeiter und Fahrer können ihre Zeiten somit jederzeit einsehen, kontrollieren und um Korrekturen bitten. Auch Urlaube oder Arztbesuche lassen sich einfach planen und eintragen. Darüber hinaus bietet das Mitarbeiterportal zudem die Möglichkeit, Lohnscheine mobil einzusehen, Dokumente auszudrucken oder an die private E-Mail-Adresse weiterzuleiten sowie auf ältere Lohnscheine, Lohnsteuerbescheinigungen und Meldebescheinigungen für die Sozialversicherung zuzugreifen. Die Regionalbus Leipzig GmbH spart hierdurch nicht nur Aufwand, Papier- und Porto-Kosten, sondern profitiert zugleich von der verlässlichen Einhaltung der DSGVO-Richtlinien zum Schutz privater Daten.

Tipp: So geht elektronische Zeiterfassung ganz leicht – mit der richtigen Software!

Blick in die Zukunft: Digitale Personalakte als nächster Schritt

Der Betrieb plant nun, ein führendes System für alle HR-Belange zu nutzen. Thomas Fröhner erläutert:

„Wir haben die modernsten Fahrzeuge im Einsatz. Aber ohne die internen Prozesse auf ein zeitgemäßes Niveau hochgezogen zu haben, wirkt das Ganze unglaubwürdig.“

Die Einführung der digitalen Personalakte – die Verantwortlichen im Unternehmen haben ihre für die Zukunft geplant – könnte diesbezüglich weitere Verbesserungen mit sich bringen. So ließe sich beispielsweise das Foto eines Mitarbeiters digital für den Dienstausweis verwenden. Und auch in puncto Datenschutz bieten sich Vorteile: Eine individuelle Rechteverteilung gewährleistet den sicheren Zugang zur Personalakte und schützt vor unberechtigten Zugriffen. Indem Unternehmen die Regelungen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form beachten, können sie die GoBD und Aufbewahrungspflichten ohne zusätzlichen Aufwand automatisch einhalten.

Anhand der Regionalbus Leipzig GmbH zeigt sich, dass eine integrierte, modulare HR-Software den Unternehmen hilft, Prozesseffizienz zu steigern und Datentransparenz zu verbessern. Organisationsleiter Thomas Fröhner zieht ein positives Fazit über die Implementierungsphase: „Das war ein gutes Projekt, mit hoher Einsatzbereitschaft aller Beteiligten.“

Wann machen elektronische Zeiterfassungssysteme Sinn?

Vorteil 1: Schlanke Lohnbuchhaltung

Ihr größter Vorteil liegt auf der Hand: elektronische Zeiterfassung bietet Daten, die für die Entgeltabrechnung nötig sind. Je mehr Mitarbeiter Sie beschäftigen und je weniger Kapazitäten Sie für die Lohnbuchhaltung aufwenden wollen oder können, umso wichtiger wird eine schlanke Abwicklung. Mit Zeiterfassungssystemen, sparen Sie sich die aufwendige Berechnung von Arbeitszeiten und Überstunden. Denn damit können Sie tatsächlich angefallene Arbeitsstunden erfassen und auswerten, nach Wahl auf den Tag genau oder als Gesamtstunden je Monat. Die erfassten Stunden lassen sich zudem als Kennzahlen der Auslastung lesen – wichtig, um beispielsweise Überlastung schnell erkennen und darauf reagieren zu können.

Vorteil 2: Valide und verlässlich

Eine verlässliche und valide Zeiterfassung ist auch sinnvoll, wenn Sie häufig Projekte nach Aufwand abrechnen. Ein Online-Tool kann die Abrechnung erleichtern, denn hier wird tatsächlich geleistete Arbeit erfasst – weit besser und genauer, als es mit Handzetteln je möglich war. Und wer Zeit systematisch erfasst, schafft sich damit auch eine Grundlage für Angebote, die realistisch, weil auf Basis der Erfahrungen der Vergangenheit kalkuliert sind.

Vorteil 3: Aus den Zahlen lernen

Aus den generierten Zahlen lässt sich ableiten, wie rentabel gearbeitet wird, also ob und wo zu viel Zeit investiert wird. Zudem können sie Ihnen helfen, Ihre Mitarbeiter – und auch sich selbst – einzuschätzen: Sie zeigen, wer vielleicht zu viel Zeit aufwenden muss, um seine Aufgaben zu erledigen, und wer noch Kapazitäten frei haben könnte.

Vorteil 4: Misstrauen vorbeugen

All das sind Vorteile, von denen zwar auch Einzelunternehmer profitieren können, sie lassen sich für Solisten aber auch über eine gewissenhaft geführte Auflistung per Hand erreichen. Wirklich interessant wird elektronische Zeiterfassung dann, wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen. Und hier greift dann noch ein anderes Argument, denn Vertrauensarbeitszeit kann leider auch zu Misstrauen führen. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, vom Arbeitgeber oder Kollegen übervorteilt zu werden, indem sie zu viel arbeiten und andere zu wenig, schafft die elektronische Zeiterfassung transparente und allgemein gültige Rahmenbedingungen. Den Mitarbeitern kann die digitale Zeiterfassung zudem dabei helfen, die eigene Zeit richtig einschätzen zu lernen und Zeitfresser zu erkennen.

Welche Argumente sprechen gegen elektronische Zeiterfassungssysteme?

Beachten sollten Sie bei der Entscheidung Pro oder Contra Zeiterfassung aber auch, dass sie im Einzelfall zu höheren Personalkosten führen kann. In der Vertrauensarbeitszeit notieren Mitarbeiter Überstunden in der Regel erst, wenn sich einiges an Mehrarbeit angesammelt hat. Die elektronische Zeiterfassung zählt, auch bei manueller Erfassung, oft die Minuten im Gegensatz dazu. Die elektronische Zeiterfassung kann kontraproduktiv sein, wenn sie in der Belegschaft Unmut hervorruft, sei es durch als unrealistisch empfundene Zeitvorgaben oder als Ausdruck des Misstrauens bei der Einführung. Wer aber den Nutzen der elektronischen Zeiterfassung für sein Unternehmen erkennt und ihn seinen Mitarbeitern entsprechend kommuniziert, findet in ihr ein nützliches Instrument, dass das Arbeiten deutlich leichter machen kann.

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