Alles digital – hat das Bewerbungsgespräch bald ausgedient?

„In zehn Jahren wird es keine Bewerbungsgespräche mehr geben“, prophezeite unlängst die Harvard-Professorin Iris Bohnet in einem Interview. Verfolgt man die aktuellen Trends und Möglichkeiten digitaler Personalbeschaffung in Bezug auf den gesellschaftlichen digitalen Wandel, kann man diese Entwicklung durchaus in den Bereich des Möglichen weiterdenken. Aber ist das wirklich zielführend?

Unverzichtbar: Der Faktor Mensch

Sicherlich hat die Idee, die stundenlange Beschäftigung mit Lebensläufen, Zeugnissen und Vorstellungsschreiben einem digitalen Programm zu überlassen, für viele Personalchefs etwas Bestechendes. Endlich mehr Zeit für anderes! Außerdem kennt so eine Software keine Gefühle und Vorurteile, sondern trifft ihre Entscheidung unbestechlich, rational und nutzenorientiert. Ohne auf Herkunft, Geschlecht oder Sympathie zu achten. Bedeutet dies, dass der Computer beim Thema Recruiting der bessere Mensch ist?

Wohl kaum. Denn bei der Auswahl eines Bewerbers kommt es selbstverständlich auch auf die Qualifikation an. Aber nicht allein. So sind gerade persönliche Eindrücke und eine gute Portion Menschenkenntnis unerlässlich, um die richtige Entscheidung zu treffen. Eine Führungskraft wie beispielsweise ein Abteilungsleiter wird in einem direkten Gespräch mit dem Kandidaten schnell abschätzen können, ob der Mann oder die Frau tatsächlich zum Team passen würde. Eine Software ist dazu nicht in der Lage. Sie bewertet Algorithmen, aber keine Emotionen oder Eigenschaften wie Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit und Aufgeschlossenheit anderen gegenüber.

Digitale Hilfe macht die Arbeit leichter

Trotzdem: Unbestritten besitzt das moderne E-Recruiting etliche Vorzüge, die vor allem im Vorfeld zum Tragen kommen und zu einer wesentlichen Arbeitserleichterung führen.

Neben dem immer großflächigeren Einsatz von speziellen Karrierewebseiten, Online-Stellenbörsen und Social Media spielt auch die Nutzung eines professionellen Bewerbermanagementsystems in Unternehmen eine immer wichtigere Rolle. Talente müssen schließlich nicht nur gesucht und gefunden werden – sie müssen auch einen internen Auswahlprozess durchlaufen, in dem sich die HR Abteilung genauestens mit den jeweils zuständigen Fachabteilungen sowie der Führungsebene kurzschließen muss.

Genau hier setzen moderne Bewerbermanagementsysteme an, Sie erleichtern den internen Auswahlprozess, da alle Beteiligten Einsicht in die angesammelten Daten haben – ohne Medienbrüche. Was online eingegangen ist, wird auch weiter elektronisch bearbeitet. Daher gilt: Wer die Vorteile von Online-Bewerbungen für sich nutzen will, sollte unbedingt darauf achten, auch die nachgelagerten internen Prozesse entsprechend zu digitalisieren. Allerdings können diese Systeme ebenfalls das Bewerbungsgespräch ersetzen? Eine effiziente Unterstützung zur Vorauswahl potenzieller Kandidaten liefern sie allemal!

Ausfüllen und fertig

Fest steht: Die klassische Bewerbung auf Papier ist ein Auslaufmodell. Stattdessen rückt die Online-Bewerbung in den Fokus. Für dieses Verfahren stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. Beispielsweise stellen Unternehmen spezielle Bewerbungsformulare ins Netz, mit dem der Bewerber relevante Fragen zum konkreten Stellenangebot direkt beantworten kann. Ohne großen manuellen Aufwand. Da sämtliche Informationen über den Bewerber in einer Datenbank gespeichert werden, ist die Personalabteilung der Firma in der Lage, mit Hilfe einer entsprechenden Software sämtliche Angaben zu strukturieren und automatisch nach bestimmten Kriterien auszuwerten. Dabei macht die Möglichkeit, sofort die einzelnen Interessenten miteinander zu vergleichen, die Entscheidungsfindung deutlich schneller und vielleicht auch einfacher. Bewerber, die den Vorgaben nicht entsprechen, sind damit rasch zu identifizieren – natürlich genauso wie die unter Umständen passenden Personen.

Professionelle Funktionen in einem System

Um das Handling der eingereichten Daten und die internen Arbeitsabläufe zu optimieren, sollten Sie aber unbedingt über den Einsatz eines professionellen Bewerbermanagementsystems nachdenken. Aus guten Gründen. Denn mit diesem Instrumentarium lassen sich die Vorteile des E-Recruiting effizient ausschöpfen. Unter anderem diese:

• Zeitgewinn

Stellenanzeigen können nicht nur schnell und unkompliziert auf die eigene Website, sondern über Schnittstellen zu externen Kanälen auch auf alternative Stellenbörsen oder Online-Karrierenetzwerke gepostet werden. Bei der Datenerfassung und weiteren Bearbeitung liegt die Zeitersparnis bei bis zu 50 Prozent. Denn dank integrierter Funktionen für Matching und Ranking ist es möglich, bereits im Vorfeld zu selektieren und ungenügend qualifizierte Bewerber automatisch auszusortieren.

• Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen HR, Fachabteilung und Geschäftsleitung

Den entscheidenden Vorteil bieten elektronische Bewerbungsprozesse, wenn auch der interne Auswahlprozess in vielen administrativen Schritten elektronisch erfolgt. Oftmals werden Kandidaten zwar online rekrutiert, die elektronisch eingegangenen Unterlagen dann weitergeleitet und Bewertungen der Fachabteilungen per E-Mail umständlich für ein Gesamtbild zu den vorliegenden Kandidateninformationen herangezogen. Oder Schlimmer noch: Digitale Unterlagen werden wieder ausgedruckt, kopiert und anschließend den Fachabteilungen zur Verfügung gestellt. Diese Medienbrüche kosten viel wertvolle Zeit im Kampf um gute Bewerber. Bei elektronischen Auswahlprozessen können die beteiligten Führungskräfte der Fachabteilungen oder die Geschäftsleitung systemseitig die von der HR-Abteilung vorselektierten Kandidaten einsehen und bewerten. Auf diese Weise lassen sich die jeweiligen Favoriten für Vorstellungsgespräche zügig ermitteln.

• Talentpool

Kommt ein Bewerber bei einer Stellenausschreibung nicht zum Zuge, kann dieser von dem Unternehmen in einen IT-Talentpool aufgenommen werden. Damit verschafft sich die Firma wichtige Personal-Ressourcen, dokumentiert ihr Interesse an dem Betreffenden und hält den Kontakt aufrecht.

• Aktualität und Verfügbarkeit

Stellenanzeigen per E-Recruiting sind rund um die Uhr präsent im Netz und werden nahezu täglich aktualisiert. Da die Reichweite im Internet keine Grenzen kennt, lassen sich wesentlich mehr Interessenten erreichen als beispielsweise mit Printwerbung.

• Beschleunigte Abläufe

Der einheitliche, vereinfachte Umgang mit Bewerberdaten führt zu mehr Effizienz in den internen Prozessen. Die Sachbearbeiter in der Personalabteilung werden in die Lage versetzt, den Datenbestand rascher zu durchsuchen, wobei Dubletten oder Mehrfachbewerbungen sofort erkannt werden. Da manuelle Eingaben von Informationen wegfallen, sinkt entsprechend auch das Fehlerrisiko.

• Verbesserung en in der Personalbeschaffung

Mit den entsprechenden Tools liefert das System interessante Erkenntnisse zu den Themen Kosten, Zeit, Effektivität, Qualität und Controlling. Dies schafft Transparenz und zeigt, wo Optimierungsbedarf besteht.

• Kostensenkung

Wer sparen will, trifft mit E-Recruiting eine gute Wahl. Denn die Online-Veröffentlichung einer Stellenanzeige kostet bedeutend weniger als ein Inserat in einer Zeitung. Ebenso schlägt die Bearbeitung einer eingehenden Bewerbung nicht so sehr zu Buche, da die anfallenden Routinearbeiten wie das Erfassen, Strukturieren und Auswerten der Daten von der Software erledigt werden.

Was im Vorfeld zu tun ist

Bei der Auswahl eines Bewerbermanagementsystems kommt es jedoch nicht so sehr auf die Vielfalt der verfügbaren Tools an. Viel wichtiger ist, dass die Software zu den Bedürfnissen und Ansprüchen des Unternehmens passt. Deshalb lohnt es sich, vor der Anschaffung etwas Vorarbeit zu investieren.

So ist es erforderlich, die bisherigen Prozesse rund um Bewerbung und Neueinstellung an die digitalen Arbeitsweisen anzupassen. Und: Alle Abteilungen müssen mit ins Boot geholt werden, wenn der Bewerbungsprozesse lückenlos digital verlaufen soll. Die investierte Vorarbeit und die möglicherweise anfallenden Turbulenzen in der Zeit der Umstellung werden sich aber lohnen: Schnelle und effizienterer Prozesse sind das Ergebnis, und natürlich qualifizierte neue Mitarbeiter.

Im Gespräch zum Happy End

Auch wenn Ihr neues Bewerbermanagementsystem ausgezeichnete Leistung bringt: Verlassen Sie sich nicht allein auf Kollege Computer. Denn Sie haben die Verantwortung zu entscheiden. Deshalb nehmen Sie sich die Zeit, um die Kandidaten Ihrer Wahl persönlich kennenzulernen. Dann können Sie sicher sein, dass der künftige Mitarbeiter nach menschlichem Ermessen gut zu der übrigen Mannschaft passt. Sie wissen ja: Um sich mit ganzer Kraft für das Unternehmen einzusetzen, müssen das Betriebsklima stimmen, das Team harmonieren und die Bedingungen am Arbeitsplatz keinen Anlass zum Klagen geben.

Wie digital ist digital sinnvoll?

Die Digitalisierung – also das Automatisieren vor allem administrativer Abläufe durch elektronische Prozesse – wird aktuell stark gehyped. Tatsächlich ermöglicht die Elektronisierung von Standardabläufen in vielen Bereichen Aufwand, Zeit und Arbeit einzusparen. Wie immer gilt: ein sinnvolles Maß zu finden, Mensch und Maschine in Einklang zu bekommen. Damit Sie sich ein objektives Bild zum Thema Digitalisierung machen können, empfehlen wir Ihnen den Sage Summit am 18. April 2018 in Hamburg. Im Bereich Personalwesen geht es hier in Vorträgen und Workshops beispielsweise darum, wie Sie den steigenden Anforderungen von Mitarbeitern und Personalabteilung durch die Automatisierung von HR-Prozessen gerecht werden. Und auch in Sachen Compliance erfahren Sie z.B. mehr zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen (GoBD) für die Optimierung und Digitalisierung von Unternehmensprozessen.

Wie ist Ihre Meinung zum steigenden Digitalisierungsgrad im Unternehmen und im Personalbereich? Was macht Sinn, wie viel Faktor Mensch muss erhalten bleiben? Wir freuen uns auf Ihre Meinung in den Kommentaren!