Agil durch die Krise – 8 Praxistipps für People-Entscheider (Teil 2)

Die Corona-Pandemie beschleunigt die digitale Transformation: Viele neue Aspekte des täglichen Arbeitens sind in kürzester Zeit zur Normalität geworden. Die HR-Abteilung musste besonders schnell auf die Krise reagieren. Ob das Ermöglichen von mobilem und flexiblem Arbeiten oder die Nutzung von Cloudtechnologien – diese Themen werden auch nach der Krise bleiben. Sie gehören zu einem agilen und krisenfesten Geschäftsmodell dazu, in dem Personalentscheider eine wichtige Rolle einnehmen.

Im ersten Teil dieser Artikelserie sind bereits vier Praxistipps festgehalten, die den Fokus auf modernes, agiles Personalmanagement legen. In diesem Teil geht es um People Science, Digitalisierung und Strategie: Denn HR-Abteilungen, die ihre Entscheidungen auf Daten stützen und digitale Lösungen einführen, die zu den Unternehmenszielen passen, können flexibel und schnell auf Krisensituationen reagieren. Mit diesen vier Schritten lassen sich viele der HR-Prozesse optimieren, um die betriebliche Kontinuität aufrecht zu erhalten.

HR digital und agil – vier Praxistipps für People-Entscheider

5. People Science: Entscheidungen auf Daten stützen

Eine regelmäßige Datenerfassung bildet das Fundament für zielführende HR-Entscheidungen. Die Speicherung und fortlaufende Analyse von mitarbeiterbezogenen Daten fällt unter den Begriff People Science. People Science zählt in vielerlei Hinsicht auf eine agile und krisenfeste Unternehmensstruktur ein: Eine zuverlässig gepflegte und zentral gespeicherte Datensammlung bietet in Ausnahmesituationen die Grundlage für eine schnelle Entscheidungsfindung und flexible Reaktion auf neue Herausforderungen. Wer seine Mitarbeiter und deren Bedürfnisse genau kennt, kann außerdem adäquate Maßnahmen treffen, um die Produktivität im Unternehmen zu steigern oder um Unzufriedenheit entgegenzuwirken.

Mithilfe von tagesaktuellen Dashboards, auf denen etwa die Geschlechter- und Altersverteilung festgehalten ist, können Personalentscheider zum Beispiel Rückschlüsse auf die Diversität in der Belegschaft ziehen. Diese zu fördern, steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter und führt sogar nachweislich zu höheren Umsätzen. Wird also anhand der Daten deutlich, dass das Unternehmen noch nicht vielfältig aufgestellt ist – im Hinblick auf Alter, Geschlecht, ethnische Zugehörigkeit oder andere Merkmale – kann die HR-Abteilung entsprechende Schritte in die Wege leiten. Bei neuen Stellenbesetzungen lässt sich Diversität aktiv fördern.

Zusätzlich lernen People-Entscheider ihre Mitarbeiter durch regelmäßige Befragungen und persönliche Gespräche besser kennen. Mithilfe des direkten Feedbacks kann die HR-Abteilung beispielsweise herausfinden, ob die Mitarbeiter sich flexible und mobile Arbeitsweisen wünschen. Einige arbeiten womöglich produktiver von zuhause aus, andere gehen lieber ins Büro. Aber auch der Bedarf nach Weiterbildungen kann in Mitarbeiterbefragungen ermittelt werden – ebenso wie der ROI (Return of Investment) von Schulungsinitiativen und Programmen. Erkenntnisse dieser Art unterstützen HR-Fachkräfte insofern, als dass sie ihre Maßnahmen vor Entscheidungsträgern besser rechtfertigen und Erfolge genau aufzeigen können.

6. Geschäftsziele berücksichtigen

Eine agile HR-Strategie ist auf die Unternehmensstrategie abgestimmt. Das heißt, die Maßnahmen der Personalentscheider zahlen langfristig auf die Geschäftsziele ein, indem sie diese berücksichtigen. Dementsprechend ist es wichtig, dass die HR-Abteilung sich intensiv mit der Vision der Geschäftsführung und ihrer langfristigen Planung auseinandersetzt: Welche Entwicklungen werden als Erfolge gewertet und von welchen Faktoren sind sie abhängig?

Auf der Basis können Personalentscheider ihre Maßnahmen mit den Unternehmenszielen abgleichen und anhand der erfassten People Science Daten aufzeigen, inwieweit diese sich positiv auf den Unternehmenserfolg auswirken. Personalentscheider können dadurch langfristig das Vertrauen der Führungskräfte in die HR-Abteilung steigern. Damit beugen sie langen Abstimmungsschleifen vor, sodass sie in Krisenzeiten flexibel und schnell handlungsfähig sind.

7. Prozesse und Systeme überprüfen

Eine Krise erfordert rasche Reaktion und Anpassung – die ist aber nur mit modernen, schnell arbeitenden Systemen möglich. Personalentscheidern kommt daher die Aufgabe zu, bestehende Prozesse und Arbeitsweisen im Unternehmen regelmäßig zu hinterfragen. Auch hier können Mitarbeiterbefragungen und erfasste Daten unterstützen: Denn um ein System ausreichend zu prüfen, braucht es das Feedback der Anwender selbst.

Ein einheitlicher Fragebogen, den die Mitarbeiter mehrmals im Jahr ausfüllen, kann zum Beispiel wertvolle Erkenntnisse bringen: Womöglich stellt sich heraus, dass es sich lohnt, bestimmte Prozesse zu automatisieren oder ganz abzuschaffen. So kann die HR-Abteilung neue, agile Prozesse faktenbasiert vorschlagen und das Unternehmen sich schrittweise der besten Lösung nähern. Wer die Überprüfung von Prozessen und Systemen anhand von Feedbackrunden zu einem festen Bestandteil der HR-Strategie macht, ist auch in Krisenzeiten eher fähig, auf Veränderungen kurzfristig zu reagieren.

8. HR mit den richtigen IT-Lösungen entlasten

In Ausnahmezeiten wie der jetzigen kann die erhöhte Arbeitslast durch die Krise zu Überforderung und Frust innerhalb des HR-Teams führen. Die Einführung smarter Tools ist daher der letzte und einer der wichtigsten Schritte hin zu einem agilen und krisenfesten Geschäftsmodell. Jedoch gibt es Hemmungen, IT-Lösungen einzuführen: In der Sage Studie „HR im Wandel“ gaben 43 Prozent der befragten Personalentscheider an, sie glaubten, nicht mit den technischen Veränderungen in den nächsten Jahren mithalten zu können. Oftmals liegt das an fehlenden Investitionen.

Die Corona-Pandemie hat dem Thema aber Aufwind gegeben – das lässt die Hoffnung zu, dass der Mittelstand bei der digitalen Transformation jetzt aufholt und zum Beispiel die Nutzung von HR-Software in immer mehr Unternehmen zum Standard wird. Das brächte viele Vorteile mit sich: Cloudbasierte HR-Lösungen erleichtern Personalentscheidern vor allem Routineaufgaben. Alle Teammitglieder können jederzeit und von überall aus auf die aktuellen Daten und Vorlagen zugreifen und sparen sich den umständlichen und zeitintensiven Transfer. Im Umkehrschluss haben sie mehr Zeit für Strategieplanung und Datenanalyse.

Agil und krisensicher – dank Daten und Digitalisierung

Die genannten acht Praxistipps sollen Personalentscheidern und HR-Fachkräften eine Hilfestellung bieten, den Wandel zu einem agilen und krisenfesteren Geschäftsmodell im eigenen Unternehmen anzustoßen. Zwei der wichtigsten Grundpfeiler bilden die Erfassung und der richtige Umgang mit Daten einerseits und die Einführung moderner Technologien andererseits: Denn Agilität ist nicht nur in der aktuellen Krisensituation wichtig, sondern sie wird in der zunehmend dynamischen Arbeitswelt auch langfristig einen Erfolgsfaktor für mittelständische Unternehmen bilden. Je früher die Umsetzung erfolgt und die HR-Abteilung sich den Veränderungen der Arbeitswelt anpasst, desto besser für das gesamte Unternehmen.