Heute können Unternehmen moderne Systeme für das Bewerbermanagement nutzen. Diese unterstützen sämtliche Prozesse, die mit dem Recruitment, wie die Auswahl von geeigneten Job-Kandidaten auf Englisch heißt, in Verbindung stehen.
Die Aufgaben des Bewerbermanagements
Der Einsatz von Software für die Personalauswahl, von Experten als E-Recruiting bezeichnet, bietet verschiedene Vorteile. Es macht diese wichtige Entscheidungsfindung wesentlich transparenter und systematischer. Die Sichtung der Unterlagen erfolgt nach zuvor von den Personalverantwortlichen festgelegten Kriterien. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit gegenüber konventionellen Einstellungsverfahren, tatsächlich einen in jeder Hinsicht gut geeigneten Bewerber auszuwählen und einzustellen. Außerdem helfen Bewerbermanagement-Systeme dabei, Verantwortlichkeiten klar abzugrenzen und Recruitment-Prozesse ordnungsgemäß zu dokumentieren. Dies ist auch vor dem Hintergrund von Compliance-Erfordernissen wichtig.
Tipp:
So sichern Sie sich die besten Mitarbeiter – finden Sie die richtige Recruiting Software
Die Phasen des Einstellungsprozesses
Ein leistungsstarkes Recruitment-Programm kommt bei der Genehmigung der Besetzung einer bereits vorhandenen, vakant werdenden oder neu geschaffenen Stelle zum Einsatz. Anschließend erfolgt die Ausschreibung der Stellenanzeige auf einschlägigen Jobportalen im Internet, der Homepage des Unternehmens sowie gegebenenfalls in Printmedien. Diese Schritte bildet die Bewerbermanagement-Software ab.
Die Organisation des Belegflusses beim Eingang und der Verarbeitung von Bewerbungen übernimmt ebenfalls das Recruiting-Programm. Dazu gehört bei fortschrittlicher Software sogar die Erzeugung von Eingangsbestätigungen, die an die Bewerber zu verschicken sind. Genauso dokumentiert das System die Einladungen an die vorausgewählten Kandidaten zu Vorstellungsgesprächen.
In internen Prozessen finden die Weiterleitung der Bewerbungen und deren Auswertung statt. Dabei bewährt es sich, die Erfüllung der zuvor festgelegten Einstellungskriterien mithilfe eines Punktesystems zu überprüfen. Dabei handelt es sich zum Beispiel um berufliche Qualifikationen wie Hochschulabschlüsse und Berufsausbildungen. Genauso gut lassen sich Berufserfahrungen, Fremdsprachen- und IT-Kenntnisse bewerten. Auf diese Weise ist die Einhaltung eines objektiven und nachprüfbaren Verfahrens gewährleistet.
Die Erkenntnisse, die zuständige Mitarbeiter in Vorstellungsgesprächen und im Assessment Center über die Kandidaten gewinnen, finden ebenfalls Eingang in das Bewerbermanagement-System. Am Ende des Prozesses steht die Einstellung eines qualifizierten neuen Mitarbeiters.
Die Candidate Experience ist hier von entscheidender Bedeutung, da sie maßgeblich beeinflusst, wie Bewerber den gesamten Auswahlprozess wahrnehmen und ob sie sich positiv für eine Zusammenarbeit mit dem Unternehmen entscheiden, was letztendlich den Erfolg bei der Einstellung qualifizierter neuer Mitarbeiter beeinflusst.
Weitere Anforderungen an das E-Recruiting
Damit ein Bewerbermanagement die in dieses System gesetzten Erwartungen erfüllen kann, müssen alle zuständigen Abteilungen und Mitarbeiter Zugriff haben. Dies gilt außer für die Teams, die den Personalbedarf anmelden, für die Geschäftsführung und die Personalabteilung. Außerdem ist unbedingt sicherzustellen, dass ein Bewerbermanagement- System alle Vorschriften des Datenschutzes erfüllt.
Hinweis: Viele Recruitment-Programme sind ausgesprochen benutzerfreundlich. Sowohl ihre Installation als auch ihre Verwendung für das Bewerbermanagement erfordern nur wenig IT-Fachwissen und Zeit. Aus diesem Grund eignen Sie sich sogar für KMU hervorragend. Auf diese Weise können sich kleine Unternehmen die Kosten für externe Personalberater oder Headhunter in vielen Fällen sparen.
