Ein Beleg ist in der Buchhaltung ein Dokument, das einen Zahlungsvorgang oder Geschäftsvorfall nachweist. Gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) besteht für jede Änderung der Vermögenslage eine Belegpflicht. Darüber hinaus gelten für alle Arten von Belegen festgesetzte Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen, die sich je nach Art des Belegs über Zeiträume von sechs bis zehn Jahren erstrecken.
Papierdokumente und digitale Belege
Belege müssen grundsätzlich im Original vorliegen und archiviert werden. Im Online-Zeitalter werden Rechnungen und Gutschriften zunehmend nicht nur digital erstellt, sondern immer häufiger in Dateiform versandt. Auch für digitale Belege im Rahmen der digitalen Buchhaltung muss daher sichergestellt sein, dass ein Empfänger sie in genau der Form archiviert, in der er sie empfangen hat. Was für Originalbelege in Papierform gilt, ist ebenso für Online Rechnungen in Dateiform vorgeschrieben: Es ist sicherzustellen, dass keine Änderungen am digitalen Dokument möglich sind.
Unterschiedliche Arten von Belegen
Die einfachsten und buchhalterisch am häufigsten vorkommenden Belegarten sind Rechnungen, die ein Unternehmen selbst an Kunden stellt oder von Lieferanten empfängt. In dem Moment, in dem Rechnungen versandt oder empfangen werden, stellen sie bereits einen Geschäftsvorfall dar. Denn es sind offene Forderungen oder offene Verbindlichkeiten entstanden. Daneben kennt jedes Unternehmen regelmäßig wiederkehrende, in der Regel monatliche Kosten, die den jeweils gleichen Betrag aufweisen. Dazu gehören Kosten für Miete oder Pacht, monatliche Raten für Leasingverträge und Kredite oder Beiträge für Versicherungen und Verbände. In diesen Fällen dienen die entsprechenden Verträge als Belege, die im Falle einer Betriebsprüfung zur Verfügung stehen müssen. Verträge mit längeren Laufzeiten gehören zu den Originaldokumenten, die grundsätzlich immer in Papierform archiviert werden sollten.
Belegarchivierung und papierlose Buchhaltung
Das Bundesfinanzministerium hat mit den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) nicht nur geregelt, welche Pflichten Unternehmen zu erfüllen haben, die im webbasierten Business ausschließlich digitale Belege versenden. Es besteht grundsätzlich für jedes Unternehmen die Möglichkeit, neben digitalen Belegen auch Papierdokumente per Scanner zu digitalisieren und papierlos zu archivieren. Dazu müssen bestimmte Verfahrensweisen erfüllt werden, die eine nachhaltige Unveränderbarkeit eines digitalen Belegs sicherstellen. Besonders für kleinere und mittelständische Betriebe kann sich diese Option als sinnvoll erweisen, zumal im Markt für Business-Software bereits Programme zur Verfügung stehen, die eine GoBD-konforme Archivierung unterstützen.
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Weitere Arten von Belegen
Für Branchen wie zum Beispiel die Gastronomie, in denen üblicherweise häufig Bareinnahmen erzielt werden, gilt die Führung eines Kassenbuchs als Pflicht, dem somit der Status eines Belegs zukommt. Darüber hinaus unterliegen auch Journale zu Personalkosten sowie Listen und Protokolle zu Lagerbeständen im Rahmen einer Inventur der Belegpflicht. Grundsätzlich steht bei der Aufbewahrungspflicht von Belegen nicht nur die Glaubwürdigkeit und Dokumentenechtheit im Vordergrund. Es besteht gleichzeitig die Verpflichtung dem Finanzamt gegenüber, Belege in zumutbarer, also ordentlich strukturierter Art und Weise zur Verfügung zu stellen.
