In einigen Branchen ist es üblich, Arbeitskräfte bei Bedarf nur kurzfristig zu beschäftigen und diese spontan zu rekrutieren. Insbesondere im Baugewerbe ist die Vergabe von Gelegenheitsarbeit gang und gäbe. Grundsätzlich ist jeder Mitarbeiter nach einer Neuanstellung als sozialversicherungspflichtig Beschäftigter der Rentenversicherung zeitnah zu melden. Im Falle der Sofortmeldung hat der Gesetzgeber besonders enge Zeitfenster gesetzt, innerhalb derer die Anmeldung eines Beschäftigten unverzüglich zu erfolgen hat. Für Arbeitgeber in Branchen, für die die Sofortmeldepflicht zutrifft, gelten strenge Regeln und enge Zeitfenstern, um die Meldung zu leisten. Die Meldung selbst erfolgt ausschließlich über ein elektronisches und formal genau definiertes Verfahren, das in vielen Lohnabrechnungsprogrammen als Modul mit Funktion für den Online-Versand vorhanden ist. Gegen eine Gebühr pro Meldung können diese Meldungen auch über Dienstleister erfolgen, die dieses Verfahren anbieten.
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Engmaschige Kontrollen und hohe Strafen bei Zuwiderhandlung
Betroffen sind alle Betriebe, die saisonbedingt oder aufgrund schwankenden Personalbedarfs dafür bekannt sind, Beschäftigte ad hoc oder spontan einzustellen. Bei Nichtbefolgung der Regel besteht der Verdacht auf Schwarzarbeit und es drohen hohe Bußgelder im fünfstelligen Euro-Bereich. Im Rahmen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes werden viele Betriebe regelmäßig kontrolliert. Tatsächlich ist es so, dass die Meldung spätestens mit der Arbeitsaufnahme des betreffenden Mitarbeiters zu erfolgen hat. Das heißt: Noch bevor der erste Handschlag getan ist, muss die Meldung bereits übermittelt sein. Treffen die Kontrollbehörden vor Ort Mitarbeiter an, die noch nicht gemeldet sind, werden keine Ausreden geduldet. Es wird zudem vorausgesetzt, dass der Arbeitgeber seiner Sorgfaltspflicht nachkommt und über die Technologie oder die Anbindung an Dienstleister verfügt, um diese Pflicht gewissenhaft zu erfüllen.
Für welche Branchen besteht die Sofortmeldepflicht?
Die Sozialkassen führen Listen, um die Branchen und Betriebsarten zu erfassen, die unter die Regelung fallen, weil sie häufig Aushilfskräfte und Geringverdienende beschäftigen:
- Bauausführende Unternehmen der Bauwirtschaft
- Gastronomische Betriebe, auch Cateringfirmen und Event-Veranstalter
- Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, zum Beispiel auch Kurierdienste
- Personentransport (Taxiunternehmen und Veranstalter von Busreisen)
- Schaustellergewerbe
- Forstbetriebe, die Erntehelfer beschäftigen
- Gebäudereinigungsfirmen
- Messebauer und Messegesellschaften
- Schlachthöfe sowie andere Fleisch oder Fisch verarbeitende Betriebe
Jedes Unternehmen, das im Bedarfsfall spontan und kurzfristig auf Arbeitskräfte zurückgreift, kann und sollte sich bei den zuständigen Institutionen erkundigen, inwieweit es unter die Regelung der Sofortmeldung fällt. Die Krankenkasse oder die Minijob-Zentrale bei geringfügig Beschäftigten sind die zuständigen Ansprechpartner. Unternehmen werden nicht automatisch mit Informationsschreiben versorgt, ob sie zur Sofortmeldung verpflichtet sind. Es besteht also eine Informations-Holschuld seitens der Unternehmer.
Wie und was wird vor Ort kontrolliert?
Mitarbeiter in Betrieben, die zur Sofortmeldung verpflichtet sind, müssen stets ihren Personalausweis oder gültige Ersatzpapiere mit sich führen, wohingegen die ehemalige Pflicht, den Sozialversicherungsausweis mitzuführen, nicht mehr besteht. Über diese Pflicht muss der Arbeitgeber seine Mitarbeiter schriftlich aufklären und sich per Unterschrift bestätigen lassen, dass er dieser Vorschrift nachgekommen ist.
