Löschen von Geschäftsjahren: Auf die Fristen kommt es an

Nach den Vorgaben des Datenschutzes sind Unternehmen zu Datensparsamkeit verpflichtet. Das bedeutet: Sie dürfen Informationen nicht beliebig sammeln. Vielmehr müssen Sie sich auf die Daten beschränken, die für einen Auftrag unbedingt notwendig sind. Außerdem dürfen sie Unterlagen nur so lange aufbewahren, wie es die Geschäftstätigkeit erfordert oder der Gesetzgeber es verlangt. Dies betrifft jedoch nicht nur Angaben zu Kunden und Projekten, sondern auch sämtliche Belege in der Finanzbuchhaltung. Entsprechend steht das Löschen von Geschäftsjahren nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist an.  

Hinweis: Das Löschen von Geschäftsjahren hat NICHTS mit dem Löschen von Belegen zu tun. Es werden, wenn dann in der Buchhaltung die festgeschriebenen Buchungen des Geschäftsjahres gelöscht. Sollte ein digitales Archiv in der Buchhaltung angebunden sein, dann würde die Verknüpfung gelöscht werden, aber NICHT das eigentliche Dokument! Gleiches gilt für die papiergebundenen Dokumente.

Schließen oder Löschen von Geschäftsjahren: Wo liegt der Unterschied?

Zum Ende eines jeden Geschäftsjahres haben Unternehmen zahlreiche Verwaltungsaufgaben zu erledigen. Für die Buchhaltung bedeutet das zunächst einmal: Alle Einnahmen und Ausgaben müssen erfasst sein. Stimmen der Zeitpunkt von Zahlung und Leistung nicht überein, sind zudem Korrekturbuchungen erforderlich. Die dafür notwendigen Rechnungsabgrenzungsposten werden im Rahmen des Periodenabschlusses gebildet. Im weiteren Verlauf der Jahresabschlussarbeiten erstellen Unternehmen schließlich ihre Finanzberichte wie die Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Bilanz. Danach müssen sie das jeweilige Geschäftsjahr schließen.

Mit der Schließung des Geschäftsjahres folgt das Unternehmen den gesetzlichen Vorgaben. Das Ziel dahinter ist, mögliche Manipulationen auszuschließen. Denn ist ein Wirtschaftsjahr einmal geschlossen, ist es für weitere Buchungen gesperrt. Rückgängig machen lässt sich dieser Vorgang in den Buchhaltungssystemen nicht. Voraussetzung für das Schließen des Geschäftsjahres ist jedoch, dass das Jahr oder die Jahre zuvor bereits abgeschlossen wurden. Ist dies noch nicht geschehen, muss die Buchhaltung dies entsprechend nachholen.

Nachdem der Zugriff für die erneute Bearbeitung des Wirtschaftsjahres durch die Schließung gesperrt wurde, bleibt es dennoch weiter einsehbar. Für eine mögliche Steuerprüfung oder handelsrechtliche Zwecke steht es somit jederzeit zur Verfügung, das Unternehmen während der geltenden Aufbewahrungsfristen auch unbedingt sicherstellen müssen. Anders ist es dagegen beim Löschen von Geschäftsjahren. Denn in diesem Fall werden sämtliche Daten dazu aus dem Buchhaltungssystem entfernt. Deshalb darf dieser Schritt erst nach Ablauf der entsprechenden Frist ausgeführt werden.

Tipp: Erstellen Sie Ihren Jahresabschluss stets korrekt und rechtskonform – Jetzt Jahresabschluss Software kostenfrei testen

Folgen von vorzeitiger Löschung

Löschen Unternehmen ein Geschäftsjahr vor dem Ende der Aufbewahrungsfrist, drohen ernsthafte Konsequenzen. Das Gleiche gilt auch für die vorzeitige Vernichtung der zugehörigen Akten sowie eine Beschädigung der Dokumente oder Datenträger. Dabei kommt es nicht darauf an, ob Verantwortliche ihre Aufbewahrungspflicht absichtlich oder unbeabsichtigt verletzt haben. In jedem Fall sollten sie alles daransetzen, die Unterlagen – vielleicht auch mit Hilfe eines externen Dienstleisters – wiederherzustellen.
Ein Beispiel: Sind im Geschäftsjahr noch offene Verfahren anhängig, ist es NICHT möglich, Geschäftsjahre zu löschen.

Wichtig zu wissen ist außerdem, dass sich in Sonderfällen die Aufbewahrungsfrist für geschäftliche Unterlagen sogar verlängern kann. Dies gilt immer dann, wenn die Aufzeichnungen im Rahmen eines handelsrechtlichen oder steuerrechtlichen Verfahrens benötigt werden. Beispiele dafür sind die Betriebsprüfung oder ein Rechtsstreit. In einem solchen Fall dürfen Unternehmen das Geschäftsjahr erst löschen, wenn das entsprechende Verfahren abgeschlossen ist.

Grundsätzlich kann die vorzeitige Löschung von Daten rechtlich geahndet werden. Denn auch wenn die Verletzung der Aufbewahrungspflicht nach Handelsrecht keine Sanktionen nach sich zieht, so sieht es strafrechtlich doch anders aus. Neben Geldstrafen sind hier sogar Freiheitsstrafen bis zu zwei Jahren möglich. Werden Geschäftsunterlagen – auch in elektronischer Form – in Zusammenhang mit einer Unternehmenskrise vor Fristablauf vernichtet, zählt dies zudem als sogenanntes Bankrottdelikt und kann mit einer Haftstrafe bis zu fünf Jahren belegt werden. Abhängig ist das Strafmaß von der Schwere des Falles.

Zu beachten ist vor dem Hintergrund der drohenden Strafen die korrekte Berechnung der Aufbewahrungsfristen. Denn die Frist beginnt erst mit Ende des Jahres, in dem die letzte geschäftliche Transaktion zu dem entsprechenden Vorgang getätigt wurde. So wird die Bilanz für das Geschäftsjahr 2024 erst 2025 erstellt. Das bedeutet, dass die zehnjährige Aufbewahrungsfrist zum Ende des Jahres 2025 beginnt und mit Ablauf des Jahres 2036 endet. Die Löschung des Geschäftsjahres kann also erst zum 1. Januar 2037 erfolgen.

Sonderfälle beim Löschen von Geschäftsjahren

Im laufenden Betrieb erscheint die Herausforderung den meisten Verantwortlichen nicht allzu groß, die Pflichten in Zusammenhang mit den Aufbewahrungsfristen zu erfüllen. Unsicher werden viele aber dann, wenn sie ihre Tätigkeit aufgeben. Schnell kommt hier die Frage nach möglichen Sonderregelungen zum Löschen von Geschäftsjahren auf. Allerdings bleibt die Aufbewahrungspflicht auch nach der Liquidation eines Unternehmens bestehen. Das bedeutet, die zugehörigen Akten und Datenträger sind ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren. Auf die Gründe für die Geschäftsaufgabe kommt es dabei nicht an.

Pflichten rund um die Löschung

Ist der Zeitpunkt zum Löschen des Geschäftsjahres gekommen, sollten die Verantwortlichen die nötigen Schritte baldmöglichst einleiten. So können sie sicher sein, Daten nicht länger als nötig in ihrem System oder den Unterlagen zu halten. Dabei kommt es darauf an, diese vollständig zu entfernen. Im Fall von Dokumenten in Papierform bietet es sich daher, die professionelle Aktenvernichtung zu beauftragen. In Buchhaltungssystemen ist die unwiderrufliche Löschung in der Regel bereits entsprechend vorgesehen.

Überblick Jahresabschluss Buchhaltung und gesetzliche Änderungen

Alle wichtigen gesetzlichen Änderungen für das neue Jahr, eine Checkliste und weitere top-aktuelle Artikel zum Jahresabschluss finden Sie auf unserer Überblicksseite Jahresabschluss Buchhaltung.