Die euBP-Pflicht: Was Arbeitgeber ab 2025 beachten müssen

Bereits seit 2023 ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung Pflicht für Arbeitgeber. Ab 1. Januar 2025 müssen sich diese jedoch auf eine wichtige Änderung einstellen. Denn die Meldepflicht wird erweitert. Ziel dabei ist, die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen weiter voranzubringen. Außerdem soll auf diese Weise der nötige Aufwand für die Betriebsprüfung bei allen Beteiligten zurückgehen.

Erweiterte Pflichten im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung

Während Arbeitgeber bisher nur die Daten aus der Entgeltabrechnung elektronisch übermitteln mussten, kommen ab 2025 ergänzend die relevanten Finanzbuchhaltungsdaten hinzu. Entsprechend umfasst die Meldung künftig Entgeltdaten aus der Buchhaltung wie die Stammdaten der Mitarbeiter sowie Inhalte der Beitragsnachweise und Lohnangaben der Beschäftigten. Im Regelfall liegen diese Daten im Unternehmen in elektronischer Form vor. Allerdings kann eine Betriebsprüfung auch weitere Dokumente einbeziehen. Handelt es sich dabei nicht um strukturierte Daten, können sie erst in einer späteren Ausbaustufe elektronisch übermittelt werden.

Bei Bedarf können Unternehmen bis 31. Dezember 2026 von einer Übergangsregelung profitieren. Hiernach können sich Arbeitgeber auf Antrag von der Verpflichtung zur elektronischen Übertragung der Buchhaltungsdaten befreien lassen. Dies galt bereits bei der Einführung der Pflicht der euBP für die Entgeltabrechnung. Die erneute Möglichkeit in Bezug auf die Finanzbuchhaltungsdaten leiten Fachleute daraus ab, dass § 126 SGB IV nicht zwischen den beiden Daten unterscheidet. Wer die Übergangsregelung nutzen möchte, muss einen formlosen Antrag mit seiner Betriebsnummer an den Rentenversicherungsträger schicken.

Was Arbeitgeber tun müssen

In einem ersten Schritt sollten Arbeitgeber überprüfen, ob ihre Systeme und Prozesse auf die neuen Anforderungen ausgerichtet sind. Ist dies nicht der Fall, gilt es, die nötigen Voraussetzungen für eine Umstellung zu schaffen. Dabei kommt es neben der geeigneten Software auf die passenden Schnittstellen an. Grundsätzlich zu beachten ist, dass die Daten aus einem systemgeprüften Programm stammen müssen, das die Vorgaben der Rentenversicherungsträger erfüllt.

Unternehmen, die mehr Zeit für die Umstellung benötigen und daher auf die Übergangsregelung setzen, sollten ihren Antrag dazu möglichst frühzeitig einreichen. Nur so lassen sich Unsicherheiten vermeiden. Aufgrund der Vorteile durch die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung sollte dieser Schritt außerdem gut überlegt sein.

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Technisches Verfahren bei der elektronisch unterstützen Betriebsprüfung

Mithilfe des elektronischen Verfahrens werden die prüfrelevanten Daten aus dem Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungsprogramm an die Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung übermittelt. Dies erfolgt im sogenannten eXTRa-Standard. Dabei handelt es sich um ein einheitliches, zertifiziertes XML-Transportverfahren, das auch innerhalb der Sozialversicherung bei der Sofortmeldung genutzt wird. Nach Eingang der Daten beim Rentenversicherungsträger erhält der Arbeitgeber eine elektronische Annahmequittung.

Die Datensicherheit ist durch die Wahl des Übertragungsverfahrens garantiert. Bei der Deutschen Rentenversicherung werden die Daten zudem in einem geschützten System gespeichert. Nachdem der Bescheid bestandskräftig wurde, erfolgt schließlich die Löschung. Das Unternehmen erhält darüber eine elektronische Mitteilung.   

Wie läuft die Betriebsprüfung jetzt ab?

Grundsätzlich steht bei größeren Unternehmen die Sozialversicherungsprüfung weiterhin alle vier Jahre an. Bei kleineren kann es mitunter auch etwas länger dauern, bis sich die Träger der Rentenversicherung anmelden. Geprüft wird, ob die Arbeitgeber ihre Melde- und Beitragspflichten erfüllt und die Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichgesetz korrekt gezahlt haben. Bei der Betriebsprüfung greift der Prüfer künftig erst einmal auf die im Rahmen der euBP zur Verfügung gestellten Daten zurück.

Zeigt die Analyse auf Plausibilität keine Abweichungen und erweisen sich die Beitragsabrechnung sowie die Berechnung als korrekt, kann der Besuch des Betriebsprüfers vor Ort im Unternehmen entfallen. Ein Einblick in die Unterlagen kann allerdings weiterhin notwendig sein, wenn es zu Unklarheiten und Abweichungen innerhalb der gelieferten Daten kommt.

Information zum Prüfergebnis

Das Ergebnis der Betriebsprüfung erfahren Unternehmen weiterhin auf dem Postweg. Mögliche Rechtsfolgen orientieren sich demnach an den Regelungen, die im Postversand gelten. Dies betrifft vor allem den Zeitpunkt der Zustellung als Grundlage für die Berechnung von Einspruchsfristen.

Auf Wunsch erhält der Arbeitgeber das Prüfergebnis künftig jedoch zusätzlich auf elektronischem Weg. Es wird in diesem Fall als PDF-Dokument zum Datenabruf bereitgestellt. Voraussetzung dafür ist, dass die Betriebsprüfung mit euBP-Lohndaten durchgeführt wurde und der entsprechende Wunsch schon bei Übersendung der Daten mitgeteilt wird. Anzugeben ist dann auch eine gültige E-Mail-Adresse, an die der Rentenversicherungsträger die Information über die Bereitstellung verschickt. Da der Empfänger Zugriff auf vertrauliche Daten erhält, sollten Unternehmen keine allgemein zugängliche E-Mail-Adresse wählen. Abruf und Anzeige des PDF-Dokuments erfolgen dann über das Entgeltabrechnungsprogramm.

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