Datengrundlage in HR: Der Schlüssel zur KI-Revolution

In diesem Artikel geht es um:

Vom Papierkram zu Daten zu KI: Warum KMUs dringend umdenken müssen

Die Schlagzeilen überbieten sich derzeit geradezu: „Künstliche Intelligenz revolutioniert die Arbeitswelt!“, „ChatGPT schreibt Bewerbungen!“, „KI hilft Recruitern mehr Bewerber zu finden“. Doch während viele Unternehmen bereits von den Möglichkeiten der KI träumen, haben kleine und mittlere Unternehmen oft ein viel grundlegenderes Problem: Es fehlt schlicht an den nötigen Daten, um überhaupt KI-Anwendungen sinnvoll nutzen zu können.

Die harte Realität sieht so aus: Weniger als die Hälfte der HR-Verantwortlichen in KMUs gibt an, dass ihre Unternehmen über die richtigen Technologien für effektives HR-Management verfügen. Das zeigt die aktuelle Studie „HR Trends – die Zukunft der Personalarbeit“ von Sage. Während so manche also schon Visionen von KI-gestützten Bewerbungsprozessen haben, kämpfen viele HR-Abteilungen noch mit Excel-Tabellen und Papierakten.

Doch gerade für KMUs bietet die Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen enorme Chancen. Laut der Sage-Studie verbringen HR-Verantwortliche im Durchschnitt 19 Stunden pro Woche mit Verwaltungsaufgaben und Papierkram. Zeit, die für strategische Aufgaben fehlt. 79 % der Befragten sind überzeugt: Mehr automatisierte HR-Prozesse würden die Effizienz deutlich steigern.

Der erste Schritt: Die Datengrundlage schaffen

Bevor KMUs über den Einsatz von KI nachdenken können, müssen sie zunächst ihre Datenbasis in Ordnung bringen. Denn ohne saubere, strukturierte Daten lässt sich weder sinnvoll automatisieren noch KI einsetzen.

Ben Brooks, Gründer und CEO von PILOT, bringt es in der Studie auf den Punkt: „Der Einsatz von Technologien zum Sammeln, Analysieren und Reporting aussagekräftiger, datengestützter Insights wird zur Superkraft des HR-Teams.“

Eine Hürde auf diesem Weg sind oft alte Daten, die doppelt, unsauber oder getrennt in Datensilos vorliegen. Ziel ist ein „Single Point of Truth“, eine zuverlässige Datenquelle, mit der Mitarbeiter nicht erst nach den neuesten Daten in verschiedenen Silos suchen müssen. Der SPT ist eine zentrale, autoritative Datenquelle, auf die alle Mitarbeiter einfach, zum Beispiel per Cloud, zugreifen können.

Mit einer sauberen Datenquelle kann der nächste Schritt erfolgen – die Analyse. Doch welche Daten sind für HR überhaupt relevant? Die Sage-Studie zeigt, dass erfolgreiche HR-Teams nicht nur Daten sammeln, sondern diese auch analysieren und danach handeln. So haben erfolgreiche Personalleitende heute folgende HR-Metriken im Blick:

1. Mitarbeiterzahl (56 % erfassen diese Daten)

2. Kosten pro Einstellung (52 %)

3. Verhältnis HR zu Vollzeitarbeitskräften (52 %)

4. Mitarbeiterproduktivität (51 %)

5. Fluktuationsrate (51 %)

Interessant: Vor zwei Jahren erfassten nur 40 % der HR-Teams überhaupt Daten zur Mitarbeiterzahl. Hier zeigt sich, dass immer mehr Unternehmen die Bedeutung von Daten erkennen.

Von der Excel-Tabelle zur HR-Software

Der erste Schritt zur Verbesserung der Datenbasis ist häufig die Einführung einer professionellen HR-Software. Diese ermöglicht es, Mitarbeiterdaten zentral und strukturiert zu erfassen und auszuwerten.

Viele moderne HR-Systeme bieten zudem Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter. So können etwa Urlaubsanträge oder Adressänderungen direkt vom Mitarbeiter eingegeben werden – das spart Zeit und reduziert Fehler durch manuelle Dateneingabe.

Auch die Einführung digitaler Personalakten ist ein wichtiger Schritt. Statt Papierakten im Schrank können alle relevanten Dokumente digital und revisionssicher archiviert werden. Das erleichtert nicht nur die tägliche Arbeit, sondern ist auch aus Compliance-Sicht wichtig. Die digitale Verwaltung ermöglicht Kontrolle über Zugriffsrechte und Datenänderungen, was die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und anderen rechtlichen Anforderungen vereinfacht.

Daten als Basis für fundierte Entscheidungen

Sind die grundlegenden Daten erst einmal digital erfasst, eröffnen sich ganz neue Möglichkeiten für die HR-Arbeit. Statt aus dem Bauch heraus zu entscheiden, können HR-Verantwortliche nun datenbasiert argumentieren.

Ein Beispiel: Viele Unternehmen klagen über Fachkräftemangel. Doch wie sieht es wirklich aus? Mit den richtigen Daten lässt sich genau analysieren:

• Wie lange dauert es im Durchschnitt, eine offene Stelle zu besetzen?
• Wie viele qualifizierte Bewerbungen gehen pro Stelle ein?
• Wie hoch ist die Fluktuation in verschiedenen Abteilungen?

Auf Basis dieser Daten lassen sich dann gezielt Maßnahmen ableiten: Vielleicht muss das Employer Branding verstärkt werden? Oder die Onboarding-Prozesse verbessert werden, um neue Mitarbeiter besser zu integrieren?

Die Sage-Studie zeigt: 61 % der HR-Verantwortlichen sehen die strategische Planung als einen ihrer wichtigsten Arbeitsschwerpunkte in den nächsten Jahren. Dicht gefolgt von datengestützter Entscheidungsfindung (59 %).

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Der Weg zur Automatisierung

Sind die grundlegenden Prozesse erst einmal digitalisiert, ergeben sich vielfältige Möglichkeiten zur Automatisierung.

Typische Bereiche für Automatisierung sind:

• Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung
• Urlaubsanträge und -genehmigungen
• Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeiter
• Erstellung von Standard-Berichten und Analysen

Die Vorteile liegen auf der Hand: Automatisierung reduziert Fehler, spart Zeit und ermöglicht es HR-Mitarbeitern, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Oder wie es David D’Souza, Membership Director beim CIPD, ausdrückt: „Wer will schon hoch qualifizierte Experten dafür bezahlen, Transaktionen manuell zu prüfen? Die gezielte Freisetzung dieser Kapazitäten treibt Veränderungen und die Nutzung des gesamten Leistungspotenzials voran.“

KI als nächster Schritt

Erst wenn die Grundlagen – saubere Daten und automatisierte Prozesse – geschaffen sind, macht der Einsatz von KI wirklich Sinn. Doch dann eröffnen sich faszinierende Möglichkeiten:

• Chatbots können einfache Mitarbeiteranfragen automatisch beantworten
• KI-gestützte Systeme können bei der Vorauswahl von Bewerbungen unterstützen
• Prognosemodelle können die zukünftige Personalentwicklung vorhersagen

Die Sage-Studie zeigt: 77 % der HR-Verantwortlichen sind überzeugt, dass KI die Arbeitsweise in ihrem Unternehmen revolutionieren könnte.

Doch Vorsicht: 75 % der Befragten geben zu, dass sie zwar im Großen und Ganzen über KI Bescheid wissen, aber nicht verstehen, wie sie in der Praxis funktioniert. Hier besteht also noch erheblicher Weiterbildungsbedarf.

Fazit: Der Weg zur datengetriebenen HR

Die Digitalisierung der HR ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Doch die Vorteile überwiegen bei weitem, denn es winken Auswirkungen wie mehr Zeit für strategische Aufgaben durch Automatisierung, bessere Entscheidungen durch datenbasierte Insights und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch effiziente Prozesse.

Der erste Schritt in die richtige Richtung: Die Bedeutung von Daten erkennen und eine solide Datenbasis schaffen. Nur so lassen sich die Chancen der Digitalisierung und KI wirklich nutzen.

Es wird Zeit, dass auch KMUs dieses Potenzial erkennen und nutzen. Denn wer jetzt nicht handelt, wird schon bald den Anschluss verlieren. Die Zukunft der HR liegt in der intelligenten Nutzung von Daten – es wichtig dies zu erkennen und den ersten Schritt jetzt zu machen.