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E-Rechnung: Von diesen Vorteilen profitieren Unternehmen

Beschleunigte Abläufe und Kosteneinsparungen – das sind zwei der Punkte, von denen Unternehmen bei der Umstellung auf die E-Rechnung profitieren. Mehr zu den Details und warum Unternehmen möglichst bald mit der Umsetzung der notwendigen Schritte beginnen sollten, erfahren Sie im Artikel.

Sabine Preusser

20. Juni 2024 5 Minuten zu lesen

Unkompliziert und ohne großen Aufwand – so wünschen sich Unternehmen ihre organisatorischen Abläufe. Das gilt auch für den Empfang und Versand von Rechnungen. Entsprechend groß ist deshalb bei vielen noch die Unsicherheit in Bezug auf die E-Rechnung, deren Möglichkeit zum Empfang ab dem 1. Januar 2025 zur Pflicht wird. Bei so manchem Verantwortlichen besteht daher zurzeit sogar die Tendenz, die großzügigen Übergangsregelungen möglichst auszunutzen. Dabei würden sie allerdings auf die zahlreichen Vorteile verzichten, von denen Unternehmen durch die elektronische Rechnung profitieren.

Wir zeigen Ihnen hier die Vorteile auf:

Beschleunigte Abläufe rund um Rechnungsstellung und -empfang
Verringerte Kosten durch die E-Rechnung
Mehr Sicherheit und Übersicht
Vorteile nutzen und auf elektronische Rechnung umstellen

Beschleunigte Abläufe rund um Rechnungsstellung und -empfang

Ein großer Vorteil der E-Rechnung liegt in der Geschwindigkeit. Dank entsprechender Voreinstellung im Kundenstamm erkennt ein ERP-System direkt, ob der Kunde ein ZUGFeRD oder XRechnungsformat als Rechnung bekommt, so dass nach Durchführung der Transaktion automatisch die Ausgangsrechnung im richtigen Rechnungsformat an den Kunden versendet wird. Die manuelle Eingabe durch einen Bearbeiter entfällt. Außerdem erreicht die Rechnung die Kunden deutlich schneller, da weder zusätzliche Zeit für den Postversand noch für die Bearbeitung von E-Mail-Anhängen einkalkuliert werden muss. Damit erhöht der Rechnungssteller seine Chancen auf einen schnellen Zufluss der Rechnungssumme auf seinem Konto. Er sorgt für einen besseren Cashflow und profitiert von einer höheren Liquidität.

Tipp: Mit dem passenden Rechnungsprogramm, erledigen Sie Ihre E-Rechnung einfach, schnell & fehlerfrei

Genauso wie der Aussteller einer Rechnung kommt auch der Empfänger in den Genuss zahlreicher Benefits. Denn sofort nach Erhalt der Eingangsrechnung kann er diese weiterverarbeiten – wobei die Pflicht zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung erst ab 2027 verpflichtend wird. Dadurch fallen interne Laufzeiten und Zeit für die manuelle Erfassung weg. Die beteiligten Fachabteilungen können die Rechnungsprüfung umgehend durchführen. Auf diese Weise lassen sich eventuell enthaltene Skontofristen leichter einhalten, was es dem Unternehmen ermöglicht, bares Geld zu sparen. Doch Achtung: Diese Funktionalität kommt als Verpflichtung erst ab 2027 zum tragen!

Insgesamt kann die elektronische Rechnung mit ihren beschleunigten Abläufen Unternehmen dabei unterstützen, ihre Produktivität zu verbessern. Welche Vorteile sich daraus ergeben, wird vor diesem Hintergrund besonders deutlich: Laut der Sage Studie „Elektronische Rechnungsstellung als Wegbereiter für eine vernetzte Echtzeit-Wirtschaft“ befassen sich 37 Prozent der CEOs und COOs in Deutschland jeden Monat mit Zahlungsproblemen. Bei 40 Prozent ist dies sogar jede Woche der Fall. Ein Grund dafür sind verspätete Zahlungen, die bei Papierrechnungen meist ihre Ursache in einem gestörten Informationsfluss haben. Unnötigen Zeitverlust bei Zahlungsverzug verhindert bei Einsatz der E-Rechnung die automatisierte Rechnungsüberwachung, die auch den Mahnlauf bei Bedarf startet.

Sage-Studie: Elektronische Rechnungsstellung als Wegbereiter für eine vernetzte Echtzeit-Wirtschaft

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Verringerte Kosten durch die E-Rechnung

Zusätzliche Vorteile aus der Umstellung auf die elektronische Rechnung ergeben sich für Unternehmen durch weiteres Kostensenkungspotenzial. So sind laut unserer Studie Einsparungen von 68 Prozent der Prozesskosten je Rechnung möglich. Beim Rechnungssteller trägt dazu bei, dass Ausgaben für Papier und Briefumschläge, Druck sowie Portokosten wegfallen.

Durch die automatische Archivierung mittels eines Dokumenten-Management-Systems reduziert sich auch der dafür bisher erforderliche Aufwand. Davon profitieren sowohl Absender als auch Empfänger der Rechnung. Denn Unternehmen benötigen nun erheblich weniger Ordner für ihre Ablage. Genauso fällt der Bedarf an Lagerraum kleiner aus, was die Ausgaben für die Miete verringert.

Mehr Sicherheit und Übersicht

Ein weiterer Benefit der E-Rechnung ist ihre erhöhte Sicherheit. So werden Manipulationen durch die automatisierte Erstellung und Verarbeitung erheblich erschwert. Dies wird nicht nur die Unternehmen freuen, die in der Vergangenheit bereits Erfahrung mit Rechnungsbetrug machen mussten. Laut Sage-Studie gaben das bei einer Befragung immerhin 50 Prozent angesprochenen KMU an.

Im Fall einer Steuerprüfung kann der Prüfer die relevanten Dateien mit entsprechender Berechtigung sogar selbst heraussuchen, was den Prozess für alle Beteiligten vereinfacht. Für das Unternehmen heißt das: Es werden keine zusätzlichen Kapazitäten blockiert, die das Tagesgeschäft beeinflussen.

Vorteile nutzen und auf E-Rechnung umstellen

Unternehmen, die auf die E-Rechnung umstellen, können von allen Benefits sofort profitieren. Daher lohnt es sich, nicht die Übergangsregelungen in vollem Umfang zu nutzen, sondern möglichst bald mit der Umsetzung der notwendigen Schritte zu beginnen. So positionieren Sie sich als modernes, digital gut aufgestelltes Unternehmen und erhöhen gleichzeitig ihre Wettbewerbsfähigkeit.