Ein elektronisches Kassensystem ist eine EDV-Lösung, die eine herkömmliche Registrierkasse um weitere Funktionen erweitert. Es kommt bevorzugt in der Gastronomie und im Einzelhandel sowie verwandten Branchen zum Einsatz, in denen vermehrt zahlreiche einzelne Bartransaktionen mit mehr oder weniger kleinen Beträgen abgewickelt werden müssen.
Unterschiede zwischen Registrierkassen und elektronischen Kassensystemen
Der wohl erheblichste Unterschied einer Registrierkasse zu einem softwaregestützten Kassensystem ist, dass die Registrierkasse nicht mit der Warenwirtschaft oder Buchhaltung verknüpft ist. Das bedeutet, dass Ware, die über die Kasse verkauft wird, nicht automatisch über das Lagerwesen ausgebucht wird. Somit stellt die Registrierkasse einen erheblichen Mehraufwand im betrieblichen Ablauf dar.
Eine elektronische Kassenlösung dagegen kann bei der Anbindung zur Warenwirtschaft und Buchhaltung für jeden Verkauf auch automatisch die Lagerbuchungen vornehmen und den Tagesabschluss direkt in die Buchhaltung übermitteln.
In speziellen Branchen bieten Kassenhersteller den Anforderungen entsprechende Kassenlösungen mit besonderen Funktionen:
- In der Gastronomie werden Funktionen zur Tischreservierung oder der automatischen Bestellaufnahme angeboten.
- Im Friseurhandwerk bietet die Kassenlösung eine integrierte Kundendatenbank mit Terminbuchungsfunktion sowie der Historie von Behandlungen .
- Im Einzelhandel werden neben den bereits erwähnten Übertragungen in die Warenwirtschaft auch Anbindungen an E-Commerce-Systeme ermöglicht.
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Aufbau eines elektronischen Kassensystems
Ein elektronisches Kassensystem kann unterschiedlich aufgebaut sein. Man unterscheidet zwei grundsätzliche Arten:
- PC-Kasse: Die Kassenhardware und die Kassensoftware werden auf einem Rechner installiert und betrieben. Oftmals ist die Software auf ein bestimmtes Betriebssystem beschränkt. Software und Hardware müssen aber nicht zwingend vom gleichen Hersteller verwendet werden.
- Geschlossenes Kassensystem: Software und Hardware sind eng aufeinander abgestimmt und jeweils ohne einander nicht einsatzfähig. Ein Wechsel zur Hardware eines anderen Herstellers ist nur schwer oder gar nicht möglich.
Neben der eigentlichen Software ist es insbesondere die Hardware, die ein elektronisches Kassensystem ausmacht. Mittlerweile sind je nach System verschiedenste Zubehörteile möglich, beispielsweise:
- Touchscreen
- Kassenschublade
- Kundenanzeige
- Bondrucker
- mobile Terminals und Rechnungsdrucker (z. B. für Gastronomie)
- Etikettendrucker
- EC-Kartenlesegerät für bargeldlose Zahlungen
- Handscanner
- Mitarbeiterschlüssel
- Waage
- Fingerprintscanner
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Funktionen eines elektronischen Kassensystems
Der exakte Funktionsumfang hängt davon ab, wofür das elektronische Kassensystem konzipiert ist. Eine einfache elektronische Registrierkasse erfasst lediglich die getätigten Einnahmen und Betriebsausgaben und erstellt am Ende des Tages den sogenannten Z-Bon mit einer Übersicht der Tagessummen. Je nach Ausprägung können elektronische Kassensysteme bis hin zum sogenannten POS-System (POS = Point of Sale) zahlreiche weitere Funktionen bieten. Sie ermöglichen beispielsweise
- die Bedienung über mobile Endgeräte
- die Speicherung von Stammdaten (z. B. Kunden, Artikel, Preise)
- die Verwaltung mehrerer Kassen
- das Ausführen verschiedener Auswertungen und Statistiken
- das Drucken von Etiketten
- Anzeige, Speicherung und Ausdruck des Journals
Vor- und Nachteile eines elektronischen Kassensystems
Ein elektronisches Kassensystem bietet zahlreiche Vorteile:
- umfangreiche Auswertungen und Analysen (z. B. Umsatzstatistiken)
- effizientere Arbeitsweise
- optimierte Arbeitsprozesse im Alltag
- besserer Kundenservice
- Bedienung einer größeren Anzahl Kunden bei gleichbleibender Zeit
- direkte Einbindung in Warenwirtschaftssysteme und andere Softwarelösungen häufig möglich
- für jede Unternehmensgröße gibt es sinnvolle Lösungen
- Verringerung der Fehleranfälligkeit verglichen mit manuellen Systemen
- flexible Erweiterbarkeit
Als nachteilig ist insbesondere der Kostenfaktor zu nennen. Da es sich bei der elektronischen Kasse um spezielle Branchenlösungen handelt, sind sie teuer in der Anschaffung, Einrichtung und im Betrieb. Die Wartung von Soft- und Hardware kann einen enormen Aufwand bedeuten. Hinzu kommt, dass der Komplexitätsgrad der Systeme teilweise einen erhöhten Schulungsaufwand nach sich zieht.
Aufbewahrung digitaler Unterlagen beim elektronischen Kassensystem
2010 hat der Gesetzgeber mit dem BMF-Schreiben „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ neue Regelungen eingeführt. Demnach reicht es gemäß GoBD seit 1. Januar 2017 nicht mehr, für jeden Tag die Z-Bons (Tageskassenabschlussbericht) in ausgedruckter Form aufzubewahren. Stattdessen müssen zusätzlich auch die einzelnen erfassten Positionen dauerhaft digital archiviert werden. Die Daten müssen so festgehalten werden, dass sie nicht nachträglich abgeändert werden können bzw. Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind (manipulationssichere Archivierung). Zudem müssen sie zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung kurzfristig abrufbar und maschinell auswertbar sein.
Bietet ein elektronisches Kassensystem diese Funktionen nicht, ist der Unternehmer verpflichtet, ein entsprechendes Update vom Hersteller zu installieren oder ein leistungsfähigeres System einzusetzen.
Verschärfte Regelungen für Kassensysteme
Die Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassenführung haben sich seit 2018 erheblich verschärft. Der Gesetzgeber hat verschiedene Verordnungen zur Kassennachschau, Einzelaufzeichnungspflicht und Belegausgabepflicht umgesetzt.
Seit Jahresbeginn 2020 werden Unternehmen des Weiteren verpflichtet, elektronische Registrierkassen beziehungsweise Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten.
Die gesetzliche Maßgabe dient dazu, dass die Kassenführung nachträglich und unerkannt gelöscht oder verändert wird. Die TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Durch ein manipulationssicheres Speichermedium wird eine lückenlose und fortlaufend nummerierte Aufzeichnung garantiert.
Die verschärften Regelungen helfen sowohl Betriebsprüfern der Finanzbehörde als auch Unternehmern dabei, eine sichere und ordnungsgemäße Kasse zu führen.
