Investition in HR-Technologie: In 10 Schritten zum überzeugenden Business Case für Ihre HR-Lösung

19 Prozent Kosteneinsparungen bei der Personalbeschaffung und 13 Prozent Kostensenkungen bei Mitarbeiteranalysen. Und gleichzeitig 18 Prozent weniger Büroarbeit und Verwaltungsaufgaben. Klingt interessant? Wenn Sie als Entscheider auf der Suche nach der richtigen HR-Lösung sind, sollten Sie sich nicht nur von den Vorteilen beeindrucken lassen. Stattdessen sollten Sie Ihren Business Case sorgfältig prüfen und sicherstellen, dass eine Investition in ein neues HR-System langfristig sinnvoll ist. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie die richtige HR-Lösung finden und gleichzeitig Ihren Business Case überzeugend gestalten.

Die Investition in Mitarbeiter gehört zu den wichtigsten Geschäftsentscheidungen eines Unternehmens. Wenn Sie in diesem Bereich alles richtig machen, wird Ihr Unternehmen davon auf ganzer Linie profitieren. Angesichts knapper Budgets müssen auch Sie als Personalentscheider einleuchtende Argumente für neue Investitionen vorlegen können. Und mit einem soliden, umfassenden Business Case haben Sie die größten Erfolgschancen, Ihre Investition durchzubekommen.

Ein Business Case, der greifbare Vorteile aufzeigt, klare Fakten zur Rendite sowie Informationen enthält, die auf die besonderen Anforderungen einzelner Interessengruppen eingehen, vermittelt internen Entscheidungsträger Zuversicht – und das erleichtert ihnen die Zustimmung.

Hier einige Tipps, wie Sie einen erfolgreichen Business Case aufbauen:

1. Definieren Sie Ihre Geschäftsanforderungen
2. Stimmen Sie Ihre Vision für die HR auf die Geschäftsstrategie ab
3. Identifizieren Sie die Vorteile einer Investition in eine neue HR-Technologie
4. Definieren Sie, was einen Erfolg darstellt
5. Vergleichen Sie verschiedene Anbieter
6. Identifizieren und bewerten Sie die Risiken
7. Empfehlen Sie eine HR-Lösung, die Ihre Anforderungen erfüllt
8. Gewinnen Sie das Management und die wichtigsten Stakeholder als Fürsprecher
9. Erläutern Sie, warum sich die neue HR-Lösung rechnen wird
10. Erarbeiten Sie einen umfassenden Plan

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1. Definieren Sie Ihre Geschäftsanforderungen

Jedes Unternehmen hat seine eigenen besonderen Anforderungen. Sie kennen wahrscheinlich mehrere gute Gründe, warum die Investition in eine neue HR-Lösung sinnvoll ist. Beginnen Sie deshalb Ihren Business Case damit, diese Argumente klar darzulegen. Noch besser ist, wenn Sie jeden Punkt finanziell beziffern können – z. B. die Kosten, wenn nichts getan wird.

2. Stimmen Sie Ihre Vision für die HR auf die Geschäftsstrategie ab

Ein guter Business Case legt genau dar, was Sie erreichen wollen. Wie auch immer Ihre Ideen für eine moderne HR aussehen: Am effektivsten sind möglichst praxisnahe und erreichbare Ziele. Wenn Sie diese dann noch mit den geschäftlichen Zielen oder der Strategie in Einklang bringen, haben Sie schon viel gewonnen.

Unser Tipp: Ihr Business Case sollte nachvollziehbar aufzeigen, wie die neue HR-Lösung zu den Geschäftszielen beiträgt.

3. Identifizieren Sie die Vorteile einer Investition in eine neue HR-Technologie

Erklären Sie, wie das Unternehmen konkret von der Technologie profitieren wird. Was genau wird z. B. bei Betriebsabläufen anders und besser sein? Noch überzeugender ist, wenn Sie die Vorteile mit Erfolgskennzahlen untermauern können.

Unser Tipp: Schildern Sie nicht nur die Vorteile für die Personalarbeit, sondern auch den positiven Effekt und die Vorzüge für andere Geschäftsfunktionen sowie das gesamte Unternehmen.

4. Definieren Sie, was einen Erfolg darstellt

Die Frage „Warum machen wir das?“ sollen Sie auf jeden Fall beantworten können. Und eine Kosten-Nutzen-Analyse ist immer eine gute Idee, um Fürsprecher zu gewinnen. Geht es Ihnen hauptsächlich um die Prozessoptimierung, sollten Sie darauf achten, dass die neue HR-Lösung reibungslos mit der vorhandenen Technologie zusammenarbeitet.

5. Vergleichen Sie verschiedene Anbieter

Sehen Sie sich alle Anbieter und Lösungen genau an. Sie wollen schließlich eine durchdachte, ausgewogene Entscheidung treffen und später keine Überraschungen erleben. Überlegen Sie, wie Sie durch die Investition Ihre Ziele erreichen können. Informieren Sie sich z. B. über:

• Anschaffungs- und Einrichtungskosten
• langfristige Kosten
• Bewertungen zu HR-Lösungen
• Einfachheit der Einführung
• Eignung/Kompatibilität für Ihr Unternehmen

6. Identifizieren und bewerten Sie die Risiken

Es kann sehr überzeugend sein, wenn Sie angeben können, wie teuer es für das Unternehmen wird, sollte alles beim Alten bleiben.

Unser Tipp: Vergleichen Sie Ihr Unternehmen mit dem von Marktbegleitern. Besonders interessant sind hier Möglichkeiten, über die Ihre Mitbewerber verfügen, die Ihnen aber fehlen – und die daraus erwachsenden Wettbewerbsnachteile. Oft ist es auch hilfreich, wenn Sie mögliche potenzielle Kosten wie beispielsweise ein Verstoß gegen das Datenschutzrecht benennen können.

7. Empfehlen Sie eine HR-Lösung, die Ihre Anforderungen erfüllt

Nachdem Sie sich umfassend informiert und alle Angebote bewertet haben, kommt der nächste Schritt: Ihre Empfehlung, wovon das Unternehmen am stärksten profitieren würde. Letztlich geben bei vielen geschäftlichen Entscheidungen die Kosten den Ausschlag.

Unser Tipp: Ermitteln Sie das Einsparungspotenzial, wenn Sie interne Prozesse optimieren. Die Automatisierung von Routine-Aufgaben entlastet schließlich alle im Unternehmen – und dank Ihrer Investition gewinnen Mitarbeiter mehr Zeit für neue Ideen, z. B. wie die Firma wachsen kann.

Solche Verbesserungen sollten möglichst messbar sein. Ein überzeugender Business Case sollte deshalb unbedingt die wichtigen geschäftlichen Erfolgskennzahlen (KPI) enthalten. Auch Argumente wie eine geringere Mitarbeiterfluktuation und bessere Mitarbeiterleistungen oder schnellere Einstellungsprozesse helfen Ihrem Business Case ganz sicher.

8. Gewinnen Sie das Management und wichtige Stakeholder als Fürsprecher

Selbst der beste Business Case braucht die Unterstützung wichtiger Stakeholder – gute Argumente allein genügen oft nicht. Berücksichtigen Sie deshalb unbedingt die Interessen von IT- und Finanzverantwortlichen, Rechtsberatern, der Geschäftsleitung sowie der Mitarbeiter.

Wenn Sie diese Interessengruppen einbeziehen, verstehen Sie womöglich auch besser, was das Unternehmen am dringendsten braucht – und können dann bei den Vorteilen in Ihrem Business Case gezielt auf diese Anforderungen eingehen.

9. Erklären Sie, warum sich die neue HR-Lösung rechnen wird

Budgets sind meistens knapp. Wenn Sie die Rendite (ROI) der geplanten Investition und die Vorteile einer modernen, datengestützten HR-Software schon vorher gut einschätzen können, hat Ihr Business Case die besten Erfolgsaussichten. 

10. Erarbeiten Sie einen umfassenden Plan

Ihr Plan sollte möglichst alles abdecken – wie zu erreichende Ergebnisse, benötige Ressourcen, die vorgesehene Zeit für die Einführung, Mitarbeiterschulungen und die zu erwartende Rendite.

Unser Tipp: Grenzen Sie Ihr Projekt gut ab. Kommen ständig weitere Initiativen dazu, wird Ihr Vorhaben schnell unübersichtlich und zieht sich unnötig in die Länge.

Die Zahlen sind auf Ihrer Seite

Über 50 Prozent der mittelständischen Unternehmen wollen stärker in HR-Technologien investieren. Davon erwarten sich Firmen wichtige Vorteile wie eine bessere Mitarbeiterleistung (56 %) oder auch die Entlastung der Belegschaft und ihrer Ressourcen (54 %), damit strategischere Aufgaben angegangen werden können.

Unser Tipp: Lassen Sie die Zahlen für sich sprechen. Je genauer Sie die Vorteile beziffern können, um so besser. Und wenn Sie dann noch diese zehn Tipps befolgen, wird Ihr Business Case wahrscheinlich selbst skeptische Entscheidungsträger überzeugen.

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