Die Debitorenbuchhaltung beschäftigt sich mit den Forderungen, die ein Unternehmen an seine Kunden nach der Lieferung von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen stellt. In größeren Unternehmen ist die Debitorenbuchhaltung als eigenständiger Bereich der Finanzbuchhaltung organisiert. Mitarbeiter beschäftigen sich in dieser Abteilung ausschließlich mit dem Buchen und Managen von Debitoren. Die Debitorenbuchhaltung erfasst alle Forderungen systematisch und wertet diese aus. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass der Betrieb stets den Überblick über seine offenen Posten behält. Dies ist von entscheidender Bedeutung für die Liquidität eines Unternehmens. Jede Forderung bleibt in der Debitorenbuchhaltung solange als offener Posten bestehen, bis der Zahlungsausgleich durch Überweisung, Lastschrift oder einen anderen Geldtransfer erfolgt.
Der Debitor – buchhalterischer Ausdruck für Kunde
Der Begriff Debitor bezeichnet einen Unternehmenskunden, der einmalig oder regelmäßig Lieferungen beziehungsweise Leistungen empfängt. Er erhält eine Rechnung, die er an das Unternehmen zu bezahlen hat. Umgekehrt bestehen ebenfalls Geschäftsbeziehungen zu Kreditoren. Dabei handelt es sich um die Lieferanten eines Unternehmens, von denen es Waren oder Dienstleistungen bezieht.
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Das Forderungsmanagement
Die Debitorenbuchhaltung legt für jeden Kunden, an den das Unternehmen Rechnungen stellt, ein eigenes Konto an. Die systematische Gliederung der Debitorenkonten erfolgt dabei regelmäßig nach dem jeweiligen Anfangsbuchstaben der Firmenbezeichnung beziehungsweise des Kundennamens. Auf Knopfdruck erstellt die Debitorenbuchhaltung sogenannte „Offene Posten“-Listen. Diese Aufstellung führt alle Forderungen, die im Unternehmen offen stehen, mit ihrem Brutto- und Nettobetrag sowie ihrem Fälligkeitsdatum an. Bei Bedarf können sich Buchhalter die Jahresumsätze mit den jeweiligen Kunden anzeigen lassen. Unter den Posten befinden sich häufig auch Forderungen, die bereits überfällig sind. Die Aussagekraft einer derartigen Aufstellung ist nur gewährleistet, wenn die Buchung sämtlicher Zahlungseingänge stets zeitnah und korrekt erfolgt.
Zu den weiteren Aufgaben der Debitorenbuchhaltung gehört es, den Ausgleich dieser Beträge bei den Kunden anzumahnen. Viele Unternehmen greifen dabei auf automatisierte Mahnverfahren zurück, die beim Überschreiten eines bestimmten Zeitpunktes nach Fälligkeit umgehend entsprechende Schreiben versenden. Diese Vorgehensweise bewährt sich insbesondere bei Unternehmen mit Massengeschäft, wie zum Beispiel Versand- beziehungsweise Onlinehandel oder Telekommunikation. Bevor Mahnungen an bedeutende Einzelkunden herausgehen, stimmt sich die Debitorenbuchhaltung in der Regel mit der Leitung des Rechnungswesens oder der Geschäftsführung ab.
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Das Informationsmanagement
Die Debitorenbuchhaltung stellt wichtige Informationen für die Unternehmensplanung bereit. Sie fertigt Aufstellungen an, aus denen sich der wahrscheinliche Zeitpunkt und die Höhe von Zahlungseingängen für die Planung der Liquidität ergeben. Darüber hinaus liefert die Debitorenbuchhaltung statistische Daten über die Umsätze und das Zahlungsverhalten wichtiger Kunden. Diese Informationen sind zum Beispiel für das Key Account Management und das Marketing von großer Bedeutung. Im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses erfolgt die Bewertung der Forderungen zum Bilanzstichtag auf der Grundlage der von der Debitorenbuchhaltung zur Verfügung gestellten Daten.
