Digital, rechtssicher und vollautomatisch: Wie compliant ist Ihre HR Software?

Compliance hat im Personalbüro oberste Priorität. Regelmäßige Gesetzesänderungen machen es Ihnen aber nicht immer leicht, hier den Überblick zu behalten. Schon bald stehen wieder die alljährlichen Änderungen zum Jahreswechsel an und müssen pünktlich zur Abrechnung im neuen Jahr korrekt umgesetzt sein. So wird mit dem Betriebsrentenstärkungsgesetz beispielsweise eine Anpassung der Lohnsteueranmeldung erforderlich. Und auch die neue EU-Datenschutzgrundverordnung, die ab Mai 2018 gelten soll, bedarf einiger Herausforderungen und Prozessanpassungen in den Unternehmen. Zudem ist die Arbeitswelt im Wandel, Flexibilisierung und neue Arbeitsformen halten Einzug und wollen manchmal wie selbstverständlich umgesetzt werden. Nicht immer geht man damit Gesetzeskonform! Welche Auswirkungen hat die neue FlexiRente beispielsweise auf die Besteuerung von Rentnern vor Erreichen der Regelaltersgrenze? Was bedeutet die Umsetzung der Entgelttransparenz? Und bis zu welcher Höhe dürfen Sie den Angestellten beruflich bedingte Umzugskosten steuerfrei erstatten?

Fehlerfrei dank Automatisierung

Wer bei der Personalverwaltung oder der Lohnabrechnung falsche Pauschalen zugrunde legt oder Fristen versäumt, der riskiert Säumniszuschläge und Strafzahlungen. Hinzu kommen strenge Auflagen bezüglich Datenschutz und Aufbewahrung. Spätestens wenn eine Betriebsprüfung ansteht, liegen die Nerven der Verantwortlichen daher häufig blank. Doch das muss nicht sein! Statt Sozialversicherungsbeiträge händisch auszurechnen und Bemessungsgrenzen in Tabellen nachzuschlagen, sind bei einer personalspezifischen IT-Lösung alle relevanten Daten stets aktuell hinterlegt. Basierend auf dem vertraglich vereinbarten Entgelt und den geleisteten Wochenstunden übernimmt die Software sowohl die Lohnabrechnung als auch die Meldung an die Sozialkassen vollautomatisch und entsprechend geltender Compliance-Vorschriften. Achten Sie hierbei insbesondere auf Zertifizierungen von der ITSG, welche eine Systemüberprüfung der Lohnsysteme auf ordnungsgemäße Meldeverfahren jährlich durchführt

„Für 98 Prozent der Personaler ist eine zeitgemäße IT-Lösung essentiell für ihre tägliche Arbeit. Dazu gehört auch ein webbasierter Zugang.“

Compliance: Gehen Sie auf Nummer sicher

Damit das in der Praxis aber auch tatsächlich gelingt, gilt es, diesen Aspekt bereits bei der Auswahl einer entsprechenden IT-Lösung zu berücksichtigen. So sollte die Anwendung rechtlichen Problemen durch den automatischen Abgleich mit Gesetzesänderungen von vornherein vorbeugen. Idealerweise verfügt die Software zudem über integrierte Compliance-Checks, die die Einhaltung aktuellen Rechts garantieren. Wenn ab dem nächsten Jahr die Europäische Datenschutzgrundverordnung Einzug hält,​ wird sich in Sachen Datenschutz einiges ändern. Eine etablierte Softwarelösung wird diese Anforderungen zuverlässig abdecken, so dass Sie systemseitig auf der sicheren Seite sind. Auch die automatische Datenerfassung ist ein wichtiger Punkt, da sie das Betrugs- und Fehlerrisiko manueller Eingaben eliminiert. Außerdem liegen auf diese Weise alle sensiblen Daten stets korrekt vor und sind aktuell sowie sicher gespeichert.

Die reibungslose Integration in das bestehende Software-Umfeld als Erfolgsfaktor

Damit Ihre Personalsoftware den dafür erforderlichen Zugriff auf die relevanten Daten bekommt, muss sie sich intelligent in die bestehende IT-Landschaft integrieren. Denn nur wenn die Interaktion mit den anderen internen Systemen reibungslos funktioniert, ist die gewünschte Rechtssicherheit gegeben. Gerade im Zuge der zunehmenden Digitalisierung kommt diesem Aspekt große Bedeutung zu.

Digitalisierung als Weg zum effizienten HR-Management

Mitarbeiter entlasten, Geld sparen, effizienter arbeiten und Risiken minimieren – das sind die Hauptgründe für die Automatisierung und Digitalisierung in Unternehmen, insbesondere im HR-Management. Das bestätigt auch der HR-Software-Report 2016: Demnach ist für 98 Prozent der Personaler eine zeitgemäße IT-Lösung essentiell für ihre tägliche Arbeit. Dazu gehört auch ein webbasierter Zugang. Dieser Punkt wird bei der Auswahl der richtigen Plattform daher immer wichtiger. Gerade der Trend hin zu Arbeiten in verteilten Teams und von unterschiedlichen Standorten aus erfordert von den Mitarbeitern ein Höchstmaß an Flexibilität. Diesem Anspruch sollte auch die dazugehörige IT gerecht werden. Ein mobiler – und damit zeit-, orts- und gerätunabhängiger – Zugriff sind dafür unerlässlich.

Ihre Mitarbeiter im Zentrum Ihrer Digitalisierungsstrategie

Software soll Ihre Mitarbeiter entlasten – und Freiraum schaffen für kreative Potenziale und wertschöpfende Tätigkeiten. Der Weg dahin führt über digitale Anwendungen und Services. Gerade im HR-Management. Eine entsprechende kollaborative Personalsoftware sollte daher die Weichen in Richtung Zukunft stellen und sich nahtlos in Ihre Digitalisierungsstrategie einfügen. Ihre Mitarbeiter stehen dabei im Zentrum. Dank digitaler Technologien werden sie effizienter, innovativer – und zufriedener. Schließlich entspricht ein digitaler Arbeitsplatz zunehmend ihrem gewohnten Alltag. Und in Zeiten, in denen Privat- und Berufsleben immer mehr verschmelzen, trägt dieser Aspekt maßgeblich zur Produktivität und Motivation Ihrer Mitarbeiter bei.