5 DO´s und 5 DONT´s in der Projektsteuerung

Für eine gute und für alle involvierten Abteilungen, Kunden und Partner übersichtliche Projektsteuerung ist es wichtig, alle Informationen an einem Ort zugänglich für alle Beteiligten zu verwalten. Enterprise Resource Planning (ERP) birgt nicht nur Potenzial, es ist im Grunde unverzichtbar für eine erfolgreiche Projektabwicklung. Zugleich sorgt es in vielen Unternehmen allerdings auch für Herausforderungen, wenn die Planungskomplexität ein kritisches Maß überschreitet. Wer ERP nachvollziehbar und damit effizient gestalten will, muss nicht nur auf das richtige Tool setzen, sondern zugleich einige grundlegende Aspekte im Hinterkopf behalten.

DOs in der Projektsteuerung

ERP-Software hat die Ressourcenplanung in unseren Unternehmen komplett verändert – und das fast ausschließlich zum Besseren. Dennoch gibt es einige Fehler, aus denen wir für die Zukunft lernen können. Wir haben deshalb die DOs und DON’Ts zusammengefasst, die Projektleiter und Teams beachten sollten, wenn sie das Beste aus ihren ERP-Lösungen herausholen wollen.

1. DO: Definieren Sie Ihre Ziele

Damit Sie ein Ziel erreichen und Vorgaben einhalten können, muss vom ersten Moment an klar sein, was die Ziele sind und in welchem Umfang sich das Projekt abspielt. Das ist essentiell für eine erfolgreiche Projektsteuerung. Sind die Projektgrenzen nicht klar, werden Prozesse und Strukturen im Projektmanagement schnell überkomplex; das Vorhaben läuft aus dem Ruder.

2. DO: Setzen Sie gezielt auf eine bestimmte Methode

Bevor es in Ihrem Projekt konkret wird, sollten Sie eine Management-Methode festlegen. Für das ERP ist es letztlich egal, nach welchem Prinzip Sie Ihr Projekt durchführen – solange es zu den inhaltlichen und prozessualen Anforderungen Ihres Vorhabens passt. Wichtig ist allerdings, dass Sie bei der Umsetzung der gewählten Methode konsistent vorgehen. Nur so bleibt der Ressourceneinsatz planbar.

3. DO: Bringen Sie Ihre Profis ins Rennen

Der Erfolg von Projekten steht und fällt mit der Professionalität Ihrer Teams. Projektleiter sollten die Fähigkeiten ihrer Leute deshalb genau kennen und wissen, auf wen sie sich in welchem Fall verlassen können. Das Gleiche gilt natürlich für externe Dienstleister.

4. DO: Bleiben Sie realistisch

Oft werden vom Management Zeitrahmen und Meilensteine gesetzt, die zu ehrgeizig und deshalb schwer einzuhalten sind. Fristüberschreitungen stehen damit nicht selten auf der Tagesordnung. Projektleiter sollten deshalb zu Beginn der Planungen hartnäckig bleiben, wenn es um fundierte Erfahrungswerte und realistische Zeiteinschätzungen geht.

5. DO: Machen Sie Werbung für den Wechsel

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter schon vor dem produktiven Betrieb vom Nutzen einer ERP-Lösung überzeugen, werden Sie geschmeidiger in das Projekt starten können. Deshalb empfehlen wir ein weitsichtiges Change Management, das die Auswirkungen neuer Prozesse und neuer Software auf die Gewohnheiten der Mitarbeiter berücksichtigt und damit für eine höhere Akzeptanz sorgt.

Flexibel und individuell: Projektmanagement mit ERP

Vorteile eines integrierten Projektmanagements:

• Flexible Projektplanung
• Ressourcenmanagement
• Übersicht

 

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DON’Ts in der Projektsteuerung

Viele Fehler, die bei Projekten gemacht werden, sind menschlich. Wir hatten uns bereits mit interessanten Aspekten beschäftigt, warum Projekte scheitern. Hier einige Tipps, was Sie in der Projektsteuerung vermeiden können:

1. DON’T: Überschätzen Sie die Anwender nicht

Seien Sie sehr sorgfältig bei der Auswahl Ihrer Key User. Es ist wenig zielführend, wenn diese die zugrunde liegenden fachlichen Prozesse nicht in der vorliegenden ERP-Lösung abbilden können. Planen Sie deshalb auch Schulungen und Support-Maßnahmen von Anfang an mit ein.

2. DON’T: Verzetteln Sie sich nicht

Achten Sie darauf, dass die Zahl der parallel laufenden Prozesse, Teilprojekte und Arbeitspakete von Ihren Projektteams bewältigt werden kann. Sind Ihre Mitarbeiter überfordert, steigt die Frustration und die Produktivität sinkt. Splitten Sie Ihr Projekt lieber in nachvollziehbare Teilziele, die in einer sinnvollen Abfolge ineinandergreifen.

3. DON’T: Verlieren Sie Entwicklungen niemals aus dem Blick

Sie sollten jede Veränderung innerhalb Ihrer Projekte zeitnah erfassen und bestehende Planungen umgehend aktualisieren. Anders sind finanzielle Ressourcen, Zeitplan und Personaleinsatz nicht realistisch haltbar und schon gar nicht optimal einsetzbar. Das Gleiche gilt für den Projektstand, der für Ihre Projektleiter zu jeder Zeit abrufbar sein sollte.

4. DON’T: Ignorieren Sie niemals Unregelmäßigkeiten

Das Thema Fehlerkultur bleibt ein heißes Eisen für viele Projektverantwortliche. Auch unerwartete Ereignisse werden gerne ignoriert und erschweren die Projektsteuerung. Dabei gehören sie zu einem gesunden Projektablauf dazu. Wichtig ist nur der offene und konstruktive Umgang mit derartigen Herausforderungen, damit Prozesse optimiert werden können.

5. DON’T: Verzichten Sie nicht auf Erfahrung

Um all die vorab geschilderten Ratschläge zu beherzigen, sind ein routinierter Umgang mit unterstützenden Systemen und Software-Tools sowie Erfahrungen im Bereich ERP erforderlich. Unternehmen sollten darauf achten, dass ihre Projektleiter eben diese Qualifikationen – Software-Know-how und ERP-Erfahrung – mitbringen.

Offene Kommunikation fördert optimale Projektsteuerung

Sind Projektstrategie und Umsetzungsstrategie stimmig, steht einer effizienten Nutzung von Ressourcen mithilfe einer ERP-Lösung letztlich nichts im Wege. Unternehmen, die ihre Projekte allen beteiligten Bereichen offen und transparent kommunizieren, profitieren darüber hinaus von einer optimalen Verteilung und Auslastung von Ressourcen über die gesamte Organisation hinweg und sichern somit eine erfolgreiche Projektsteuerung.